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Compliance-Vorgaben beim Umgang mit Daten

Zwickmühle zwischen Deduplizierung und Archivierung?

03.05.2010 | Autor / Redakteur: Rechtsanwalt Wilfried Reiners / Katrin Hofmann

Wilfried Reiners ist Rechtsanwalt und Partner bei PRW Rechtsanwälte.
Wilfried Reiners ist Rechtsanwalt und Partner bei PRW Rechtsanwälte.

Hartnäckig hält sich das Gerücht: Deduplizierung passt nicht mit Pflichten zur Archivierung, unter anderem den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften, zusammen. Doch ist dies tatsächlich der Fall?

Deduplizierung ist ein „Datenreduzierungs-Tool“. Datenreduzierung ist nicht unzulässig. Im Gegenteil: Wenn personenbezogene Daten reduziert werden, entspricht dies der Vorgabe des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), denn dieses fordert Datensparsamkeit: „Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten und die Auswahl und Gestaltung von Datenverarbeitungssystemen sind an dem Ziel auszurichten, so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen.“

Kaufmännische Pflichten

Pflichten zur Archivierung ergeben sich vor allem aus dem Handelsrecht, dem Steuerrecht und branchenspezifischen Sonderregeln. Gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) ist jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Die nach Handelsrecht aufzubewahrenden Unterlagen sind in Paragraf 257 aufgelistet: Dazu zählen Bilanzen, empfangene und Wiedergaben abgesendeter Handelsbriefe sowie Buchungsbelege. Handelsbriefe sind alle Schriftstücke, die das Handelsgeschäft betreffen. Der Begriff des „Schriftstücks“ ist weit reichend zu verstehen. Hierunter fallen Schreiben in Papierform, Faxe, Fernschreiben und auch E-Mails. Auch Buchungsbelege können als E-Mail vorliegen.

Von versendeten Handelsbriefen ist eine „mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe“ aufzubewahren. Dies kann eine Kopie, ein Abdruck, eine Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger sein: also auch eine elektronische Kopie. Bei dem letzten Satz ist die Lesart zu empfehlen – „also auch eine einzelne elektronische Kopie. Damit spricht nichts gegen Deduplizierung.

Welche Anforderungen sich aus dem Steuerrecht ergeben und ob diesem zufolge Deduplizierung kritisch zu betrachten ist, erfahren Sie auf der nächsten Seite.

 

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