Studie: 40 Arbeitsstunden pro Jahr gehen verloren Schlechte Kommunikation am Arbeitsplatz hemmt die Produktivität

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Eine Atlassian-Studie zeigt: Schlechte Kommunikation kostet viele Arbeitsstunden. Gerade die noch immer vorherrschenden schriftlichen Kommunikationsmittel bergen das größte Risiko für Missverständnisse. Wenn Teams jedoch emotional kommunizieren, steigt ihre Produktivität.

In der heutigen Arbeitswelt findet Kommunikation überwiegend digital statt. Oft entsteht dabei eine überwältigende Flut an Informationen und Nachrichten, die ohne Kontext gesendet werden und somit für mehr Verwirrung als Klarheit sorgen. Das kann schwerwiegende Folgen für Unternehmen haben: Laut einer aktuellen globalen Studie von Atlassian verliert mehr als ein Drittel der befragten Angestellten mehr als 40 Stunden pro Jahr mit dem Versuch, zu entschlüsseln und zu interpretieren, was ihre Kollegen ihnen sagen wollen.

„Wir nennen das „Emotional Overhead“: die Zeit, die wir verschwenden, und der emotionale Aufruhr, der durch unklare oder zweideutige Kommunikation entsteht“, erklärt Dr. Molly Sands, Head of the Teamwork Lab bei Atlassian. „Das stellt eine große Herausforderung für Unternehmen dar. Denn die Zeit, in der sich Büroangestellte fragen, was ihre Kollegen sagen wollen oder was ihr Vorgesetzter von ihnen will, könnten sie für geschäftskritische Aufgaben nutzen.“

E-Mail bleibt gängig – aber auch Teil des Problems

93 Prozent der Arbeitnehmer weltweit nutzen regelmäßig schriftliche Kommunikationsmittel – von der E-Mail über Instant-Messaging-Plattformen bis hin zu Dokumentationstools. Für 44 Prozent ist eine schriftliche Kommunikationsform ihr Hauptkommunikationsmittel. Dabei ist die E-Mail nach wie vor die am häufigsten genutzte Form am Arbeitsplatz. Dennoch geben 61 Prozent der Arbeitnehmer an, dass die schriftliche Kommunikation am ehesten zu Missverständnissen führen kann.

„Schriftliche Kommunikation ist enorm wichtig, doch ihre richtige Handhabung ist herausfordernd. Ohne einen präzisen, ausdrucksstarken Schreibstil ist es schwer zu erkennen, was wichtig ist, wie dringend eine Aufgabe ist oder wie sich die Kollegen fühlen. Eine Nachricht, die in 30 Sekunden geschrieben wurde, kann ein Team stundenlang aus der Bahn werfen. Da heute so viel online gearbeitet wird, können wir uns nicht immer auf Körpersprache und Tonfall verlassen, um unsere Botschaft zu vermitteln. Teams müssen mit Achtsamkeit, Menschlichkeit und Intention kommunizieren“, erklärt Molly Sands. „Der emotionale Aspekt der Kommunikation muss durchscheinen – auch am Arbeitsplatz.“

Emotionale Kommunikation steigert Produktivität und Verbundenheit

Die Atlassian-Studie zeigt, dass die Produktivität von Mitarbeitenden um das Dreifache steigt, wenn ihre Teams emotional kommunizieren. Damit ist gemeint, dass sie reichhaltigere Formen der Kommunikation als reinen Text verwenden. So nutzen 65 Prozent der befragten Angestellten Emojis, um ihren gewünschten Ton und Stimmung zu vermitteln. Und das erleichtert die tägliche Zusammenarbeit erheblich: Wenn Emojis ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur sind, geben 78 Prozent der Arbeitnehmer an, eine Nachricht mit Emojis eher zu lesen. 46 Prozent fühlen sich motivierter, wenn ihre Kollegen auf ihre Nachrichten mit zahlreichen Emojis reagieren. Unter den Mitarbeitenden der Generation Z spüren sogar 68 Prozent diesen Motivationsschub. Die Studie zeigt auch, dass sich Teams stärker miteinander verbunden fühlen, wenn Emotionen in die Kommunikation am Arbeitsplatz integriert werden.

So ticken die Deutschen

Die Ergebnisse in Deutschland decken sich in weiten Teilen mit dem internationalen Trend. Es gibt jedoch einige interessante Abweichungen: In Deutschland nutzen nur 36 Prozent der Büroangestellten hauptsächlich eine schriftliche Kommunikationsform, um sich am Arbeitsplatz auszutauschen, 76 Prozent der deutschen Befragten nutzen persönliche Meetings – deutlich mehr als in anderen Ländern. Allerdings geben auch deutlich mehr deutsche Arbeitnehmer (74 %) an, dass sie auf E-Mails setzen. Moderne Kommunikationswege, z.B. berufliche Messenger (wie Teams oder Slack), werden in Deutschland mit 36 Prozent von deutlich weniger der Befragten eingesetzt als in anderen Ländern. Ebenfalls interessant: Nicht einmal ein Drittel der Deutschen (31 %) lässt sich mit Emoji-Reaktionen motivieren – ein Unterschied von über 30 Prozentpunkten zu Indien, wo 67 Prozent dieser Aussage zustimmen.

„Führungskräfte sollten ihre Teams ermutigen, Emotionen in ihrer Kommunikation am Arbeitsplatz zu integrieren. Denn auf diese Weise steigen die Produktivität und das Zusammengehörigkeitsgefühl ihrer Teams und sie werden weniger durch Emotional Overhead belastet“, schlussfolgert Sands. „Das ist natürlich keine leichte Aufgabe, da Emotionen und ihre Interpretation sehr individuell sind. Ich empfehle den Teams, sich auf ein gemeinsames Verständnis, Grenzen und Erwartungen zu einigen. Teams sollten diese Kommunikationsstandards gemeinsam definieren, um Konflikte im Alltag und das Potenzial für Missverständnisse zu verringern.“

Über die Studie

Atlassian hat in Zusammenarbeit mit YouGov im Zeitraum vom 08. bis 24. August 2024 10.000 Büroangestellte aus den USA, Australien, Frankreich, Deutschland und Indien zu ihrer Kommunikation am Arbeitsplatz und der Produktivität in ihren Unternehmen befragt. Aus Deutschland waren 2.000 Büroangestellte beteiligt.

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