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Wenn Mitarbeiter gehen

Offboarding: Was muss der Arbeitgeber erledigen – und was der Arbeitnehmer?

| Autor / Redakteur: Clémentine Platel-Paris und Stephan Weber / Heidemarie Schuster

Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, gibt es einiges zu tun.
Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, gibt es einiges zu tun. (Bild: © fotogestoeber - stock.adobe.com)

Ständiger Personalwechsel bedeutet für Unternehmen einen großen administrativen Aufwand und hohe Kosten: Ungewollte Fluktuation kostet Unternehmen im Durchschnitt 14.900 Euro – und das pro zu besetzende Stelle. Hier erfahren Sie, was beim Offboarding zu beachten ist.

Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, gibt’s viel zu beachten. Clémentine Platel-Paris von Spendesk und Stephan Weber von PayFit helfen Firmen in Sachen Personalverwaltung, Lohnabrechnung und Geschäftsausgaben. Sie geben Tipps, wie Unternehmen den Austritt von Mitarbeitern erfolgreich umsetzen können.

Das muss der Arbeitgeber erledigen:

Kündigung kommunizieren: Der erste Schritt des Offboarding-Prozesses liegt in der Hand des Arbeitgebers. Er hat die Aufgabe, die Kündigung unverzüglich an die Kollegen zu kommunizieren. Der Fokus des Gesprächs hängt von der Kündigung ab: Hat der Mitarbeiter selbst gekündigt, sollte dem Team etwaige Unsicherheiten genommen werden. Denn schnell drängen sich nun die ersten Fragen auf: Wer kommt als nächstes? Wann kommt die Nachfolge? Wurde dem Mitarbeiter jedoch gekündigt, muss der Arbeitgeber jetzt Ängste und Misstrauen seiner Mitarbeiter abbauen und für Klarheit sorgen: Warum wurde dem Kollegen gekündigt? Werden weitere Mitarbeiter von Kündigungen betroffen sein? Hier können sich proaktive Einzelgespräche mit den Angestellten als sinnvoll erweisen.

Nachfolge arrangieren: Ob Stellenausschreibungen veröffentlichen oder Headhunter kontaktieren: Der langwierige Recruiting-Prozess sollte nicht unterschätzt werden. Ist eine passende Nachfolge für den Mitarbeiter gefunden, kann der ehemalige den neuen Mitarbeiter hervorragend einarbeiten.

Aber auch der gehende Mitarbeiter sollte im Falle der Kündigung seitens des Unternehmens unterstützt werden. Mit sogenanntem Outplacement hilft der Arbeitgeber den gekündigten Mitarbeitern bei der künftigen Jobsuche, zum Beispiel finanziell oder mithilfe von entsprechender Kontaktvermittlung.

Feedback-Gespräch führen: Kaum ein Gespräch zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter ist so ehrlich wie das nach der Kündigung. Jetzt kann offen angesprochen werden, was dem Mitarbeiter gut gefiel, welche Strukturen ihm missfallen haben und welche Wünsche er an das Unternehmen gehabt hätte. Diese Informationen sind für den Arbeitgeber äußerst wertvoll und können dabei helfen, die künftige Unternehmensgestaltung positiv zu beeinflussen. Ein gemeinsamer Blick auf die Tätigkeiten und Erfolge gibt außerdem Input für das Arbeitszeugnis, welches vom Unternehmen auszustellen ist.

Erreichbarkeit vereinbaren: Der Arbeitgeber sollte vorab mit dem Mitarbeiter über eine nachträgliche Erreichbarkeit sprechen, um letzte, noch offene Fragen klären zu können. Möchte der Mitarbeiter lieber per Mail oder telefonisch kontaktiert werden? Wann darf dieser kontaktiert werden?

Interne und externe Abmeldung: Die Abmeldung findet sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens statt. Die interne Abmeldung meint, dass der gehende Mitarbeiter nach seinem Unternehmensaustritt nicht mehr auf interne Daten und Unterlagen zugreifen kann. Hierzu ist der Arbeitgeber aus datenschutzrechtlichen Gründen verpflichtet. Alle Zugänge und Zahlungsmittel, zum Beispiel Kreditkarten, sind zu sperren. Passwörter, die von Mitarbeitern gemeinsam genutzt wurden – wie etwa für Abonnements, Portale, etc. – sollten ausgetauscht werden. Eine ordentliche Übergabe stellt zudem sicher, dass keine überflüssigen Zahlungen für das Unternehmen anfallen.

Auch auf externer Ebene hat die Mitarbeiterabmeldung zu erfolgen: Das Bundeszentralamt für Steuern muss über den Austritt des Mitarbeiters in elektronischer Form informiert werden. Des Weiteren ist die Abmeldung des Mitarbeiters bei den Sozialversicherungen notwendig, dafür hat der Arbeitgeber sechs Wochen Zeit.

Abschied organisieren: Der Arbeitgeber sollte für eine entsprechende Gestaltung des letzten Arbeitstages sorgen. Dazu gehören sowohl die Bereitstellung von Getränken und einem kleinen Abschiedsgeschenk als auch eine kurze Ansprache an den gehenden Angestellten, in der für gemeinsame Zeit und gute Zusammenarbeit gedankt wird. Solch eine Abschiedsfeier beendet in der Regel den letzten Arbeitstag.

Im Nachgang: Bevor der Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt, lassen sich bereits viele bürokratische Prozesse abschließen, wie etwa Rechnungsabwicklungen und die letzte Lohnabrechnung. Anders ist dies bei der Lohnsteuerbescheinigung. Ehemalige Mitarbeiter fragen oftmals erst Monate, manchmal sogar Jahre nach Unternehmensaustritt nach der Lohnsteuerbescheinigung. Sinnvoll können digitale Lösungen sein, die vom Unternehmen bereitgestellt werden. Mitarbeiter können sich hier mit ihrer privaten Mailadresse anmelden und so auch noch Jahre später die Lohnsteuerbescheinigung einfach herunterladen.

Das muss der Arbeitnehmer erledigen:

Zuständigkeiten klären: Was genau hat der Mitarbeiter tagtäglich erledigt? Wer ist seine Vertretung? Wie finden Chef und Nachfolge wichtige Daten und Unterlagen wieder? All diese Fragen sollten so schnell wie möglich und abschließend vor dem Austritt geklärt werden. Sogenanntes Wissensmanagement kann dabei helfen, beim Übergabeprozess strukturiert vorzugehen, damit am Ende keine Fragen mehr offenbleiben und die Einarbeitung des neuen Kollegen reibungslos und weitgehend ohne Dritte stattfinden kann. Dafür gibt es mittlerweile digitale Lösungen, die den Transfer einfach und am Ende ohne Wissensverlust gestalten.

Resturlaub: Die Kündigung ist ausgesprochen und die Frist bis zum letzten Arbeitstag läuft. Nun kann der Mitarbeiter frei entscheiden, ob er noch so lang wie möglich am Arbeitsplatz bleibt, um mehr Zeit für einen Wissenstransfer einzuräumen, oder ob er die restlichen Urlaubstage nimmt. Urlaub, der nicht mehr während des regulären Arbeitsverhältnisses genommen werden kann, ist laut Gesetz allerdings auszuzahlen (§ 7 (4) BUrlG).

Offene Posten: Wurden Einkauf und Beschaffung vor Jahren noch zentral geregelt, schließen Mitarbeiter heute Abonnements und Lizenzen für Software meist selbst ab; sei es für digitales Marketing auf Google, Facebook oder für Tools wie Hubspot oder Salesforce. Laufende Verträge sollten mit Weggang des Mitarbeiters rechtzeitig gekündigt bzw. übertragen werden. Auslagen sind dann zu begleichen und Belege sowie Rechnungen einzuholen, bevor die Rennerei losgeht. Finanzer setzen hierbei schon verschiedene digitale Tools ein, die für einen guten Überblick und schnelle Abwicklung sorgen.

Rückgabe: Alle Utensilien, die vom Arbeitgeber gestellt wurden, sind zurückzugeben. Dazu gehören unter anderem Laptop, Handy, Schlüssel und Dokumente. Wenn Firmenkreditkarten an Mitarbeiter ausgegeben wurden, ist die Sperrung durch die Bank oft mühselig. Viele Anbieter von Kreditkarten bieten mittlerweile die Möglichkeit, Karten direkt online mit wenigen Klicks zu sperren und wieder frei zu geben.

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