gesponsertDigitales Dokumenten-Management Ob Bäcker, Autohändler oder Maschinenbauer – ein DMS nutzt jedem

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DocuWare GmbH

Durch Generationenwechsel offen für Neuerungen: Wie ein mittelständisches Unternehmen die Vorteile von digitalem Dokumenten-Management erkannt und mit DocuWare umgesetzt hat.

Sibylle von Liliencron, Leitung Vertrieb DMS-Systeme bei der Steigauf Daten Systeme GmbH, berichtet im Interview, wie ein Unternehmen aus dem Umfeld eines mittelständischen Maschinenbauers durch optimierte Prozesse von einem DMS überzeugt werden konnte.

Wie haben Sie diesen Interessenten gefunden?

Wir zeichnen uns unter anderem durch die Vernetzung des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) DocuWare in bestehende Systemlandschaften aus. Aus diesem Netzwerk von IT-Systemhäusern ergeben sich immer wieder gemeinschaftliche Projekte. Auch in diesem konkreten Fall erhielten wir den Kontakt von einem unserer Partnerunternehmen, das bei diesem Unternehmen das ERP-System Microsoft Business Central implementiert hatte.

Welche Probleme hatte der Kunde mit seinem Dokumenten-Handling?

Der damalige Interessent und heutige Kunde aus dem Umfeld des mittelständischen Maschinenbaus arbeitete zu diesem Zeitpunkt in Bezug auf Dokumenten-Management ausschließlich analog. Die Herausforderung bestand insbesondere darin, die verschiedenen Stellen auf dem physisch sehr weitläufigen Betriebsgelände und die entsprechenden Workflows, bei denen Dokumente anfielen, digital nachzubilden. Aus der bis dato analogen Arbeitsweise ergaben sich für den Kunden die klassischen Herausforderungen, welche solche Arbeitsweisen im produzierenden Gewerbe mit sich bringen: Unter anderem verpasste Fristen und nicht auffindbare Dokumente. Außerdem wurde man oftmals nicht den gesetzlichen Anforderungen des Datenschutzes gerecht.

Wie konnten Sie die Probleme beim Kunden lösen? Was gefiel ihm am besten an DocuWare?

Die Problematik konnte gelöst werden, indem jede der auch räumlich getrennten Stellen, wie Wareneingang, zentrale Verwaltung, diverse Genehmigungsstellen innerhalb der Produktion usw., einen vollumfänglichen Zugang zum System erhielt. Insbesondere die Integration des ERPs und die Möglichkeit, daraus generierte Informationen mittels Barcode zu erkennen, beeindruckten den Kunden ebenso wie der Austausch von Stammdaten usw. zwischen den Systemen. Des Weiteren überzeugte die Verantwortlichen, dass man Dokumente über den Workflow Manager koordiniert durch das Unternehmen leiten konnte. Dies stellte sich im weiteren Verlauf als eines der Hauptkaufargumente heraus.

Warum hat sich das Unternehmen für DocuWare Cloud entschieden?

Beim Kunden hatte unmittelbar zuvor ein Generationenwechsel innerhalb der Geschäftsführung stattgefunden. Die neuen Geschäftsführer digitalisieren ehrgeizig ihre IT-Landschaft. Ziel ist es, so wenige eigene Serverkapazitäten wie nötig vorzuhalten. Und da zukünftig auch weitere Prozesse digitalisiert werden sollen, überzeugte den Kunden, dass DocuWare Cloud sämtliche Module bereitstellt. Innerhalb dieser zukünftigen Prozesse werden voraussichtlich auch Module benötigt werden, die im ersten Ausbauschritt nicht zum Tragen kommen. Somit lässt sich der volle Umfang des Systems nutzen, ohne dass man erneut einen hohen monetären Mehraufwand betreiben muss.

Was war letztendlich für die Entscheider ausschlaggebend, DocuWare im Unternehmen einzuführen?

Neben der Steigauf-eigenen Möglichkeiten, das DMS in die Systemlandschaft einzubetten, beeindruckte den Kunden insbesondere die simple Bedienbarkeit des Systems. Da die zukünftigen User oftmals auch aus Bereichen des Unternehmens kommen, die nicht im täglichen Umgang mit solchen Systemen versiert sind, war dies für den Kunden unabdingbar. Letztendlich ausschlaggebend für die Entscheidung war jedoch die Volltextsuche und damit die Möglichkeit, sich von der klassischen Filestruktur zu verabschieden.

Wie hat Ihr DocuWare RSD Sie unterstützt?

Unser Regional Sales Director (RSD) stand uns wie immer mit Rat und Tat zur Seite. Hier konnte er uns insbesondere einige Fragen bezüglich der Funktionen innerhalb der Cloud im Vorfeld und im Nachgang der Vertriebspräsentationen beantworten.

Alle Infos auf einen Blick

Interessent: Kontakt über Partnerunternehmen, das das ERP-System implementiert hatte.

Projektstart: Juli 2022

Schritte:

• Analyse der IST-Situation

• Optimierungsvorschläge

• Präsentation der Ergebnisse

• Detailliertes Angebot

• Auftrag

• Implementierung

Besonderheit: Durch Generationenwechsel offen für Neuerungen wie die DocuWare Cloud. Als All-in-One-Lösung ist sie ein Garant für planbare Kosten.

Unterstützung: Der RSD stand jederzeit zur Seite, beantwortete insbesondere einige Fragen bezüglich der Funktionen innerhalb der Cloud im Vorfeld und im Nachgang der Vertriebspräsentationen.

Vorteile durch DMS-Einsatz:

• Einfache Integration in führende Anwendung

• Zugriff von räumlich getrennten Stellen auf das Archiv

• Dokumente sind auf Knopfdruck verfügbar

• Austausch von Stammdaten usw. zwischen DMS und ERP-System

• Fristen werden eingehalten

• Volltextsuche möglich

• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen

• Freigabeprozesse mittels Workflow Manager

Weitere Beispiele aus der Praxis finden Sie hier.

Ansprechpartner:

Steigauf Daten Systeme GmbH

Sibylle von Liliencron

Telefon: 089 - 41 11 862 - 10

E-Mail: s.vonLiliencron@steigauf.de

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