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Im Fokus: Sicherheit bei Drucklösungen Nuance zum Thema Datenmissbrauch durch Multifunktionsgeräte

| Redakteur: Erwin Goßner

Eine kürzlich veröffentlichte Studie identifiziert Multifunktionsdrucker als potenzielle Quelle für Datenmissbrauch. Bernd Klüber, Regional Sales Director MFP & OEM Imaging Sales DACH bei Nuance Communications nennt Möglichkeiten, dies zu verhindern.

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Sicherheit spielt auch bei Drucklösungen eine immer wichtigere Rolle – Passworteingabe oder ID-Karten sind einfach und effektiv.
Sicherheit spielt auch bei Drucklösungen eine immer wichtigere Rolle – Passworteingabe oder ID-Karten sind einfach und effektiv.
(© leno2010 - Fotolia.com)

In einer Welt, in der Menschen nachdrücklich dazu angehalten werden, durch den Äther übertragene vertrauliche Informationen zu schützen, kann ein Stück Papier schon einmal als relativ unbedeutend betrachtet werden. Eine unbedachte Entsorgung von physischen Datenträgern oder Papierdokumenten mit vertraulichen Informationen hat jedoch weitreichende Konsequenzen, wenn beispielsweise solche Unternehmensunterlagen von einem unbekannten Dritten gefunden, gelesen und zum eigenen Vorteil oder zum Nachteil des Urhebers genutzt werden.

Für den Schutz von sensiblen Informationen ist es wichtig, dass Unternehmen die physische Dokumentensicherheit als einen integralen Bestandteil ihrer allgemeinen Datenschutzstrategie betrachten. Ein Kernfaktor, der ein sofortiges Handeln notwendig macht, ergibt sich aus der vermehrten Nutzung von Multifunktionsdruckern. Die übernehmen mittlerweile eine zentrale Aufgabe in Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe bezüglich der Papierdokumente automatisieren und rationalisieren – sei es zur Verbesserung der Effizienz, aufgrund gesetzlicher Vorgaben oder aus Umweltaspekten. Der im Büro eingesetzte Multifunktions- und Netzwerkdrucker unterstützt sie im Rahmen eines digitalen Arbeitsverfahrens bei der Umsetzung ihrer im Dokumentbereich gesetzten Ziele.

Der Missbrauch in Zahlen

Bernd Klüber, Regional Sales Director MFP & OEM Imaging Sales DACH bei Nuance Communications
Bernd Klüber, Regional Sales Director MFP & OEM Imaging Sales DACH bei Nuance Communications
(Bild: Nuance)
Mit der wachsenden Bedeutung von Multifunktionsdruckern wächst allerdings auch deren Potenzial als Gefahrenquelle. Laut einer von Quocirca veröffentlichten Studie räumen 63 Prozent der befragten Unternehmen ein, dass es im Zusammenhang mit Druckabläufen Datenmissbrauch gab. Diese Zahl ist alarmierend, nicht zuletzt wegen des Imageschadens oder Vertrauensverlusts bei den Kunden, die ein Unternehmen durch den Missbrauch oder Verlust sensibler Daten erleiden kann.

Viele sind auch weiterhin angreifbar. Denn die Studie ergab, dass nur 22 Prozent der Unternehmen sichere Druckabläufe implementiert haben, trotz der weiter steigenden Nutzung von Multifunktionsdruckern und ihrer Bedeutung in der Dokumentenverarbeitung. Auch wenn die Studie diese Frage nicht gestellt hätte, kann davon ausgegangen werden, dass dieselben Unternehmen gleichzeitig sehr ausgefeilte Richtlinien und Technologien zum Schutz ihrer elektronisch ausgetauschten und gespeicherten Daten installiert haben, während der Schutz ihrer auf Papier basierenden Dokumenten eine Lücke in ihrem Datenschutzstrategie bildet.

Risiko Multifunktionsdrucker

Multifunktionsgeräte sind häufig an öffentlich zugänglichen Orten platziert, so dass alle Mitarbeiter, Subunternehmer und Besucher diese nutzen können. Zurückgelassene Ausdrucke, die eventuell Adressen- oder Gehaltsdaten von Mitarbeitern oder sensible Daten von Kunden oder Patienten enthalten, liegen ungeschützt vor dem Einblick unbefugter Personen herum. Die einfache Nachlässigkeit eines Mitarbeiters kann einen ernsthaften und auch kostspieligen Datenmissbrauch zur Folge haben, wie auch das Bezirksgericht von Plymouth erfahren musste. Im November 2012 wurde es von der britischen Datenschutzbehörde für die Zusendung von Einzelheiten eines Falls von Kinderverwahrlosung an den falschen Empfänger zur Zahlung einer Geldbuße von 60.000 Pfund Sterling verurteilt. Die falsch versendeten Einzelheiten stammten von einem Ausdruck.

Schutz: einfach und effektiv

Glücklicherweise gibt es wirksame Methoden zum Schutz von Papierdokumenten und zur Vermeidung von Datenmissbrauch. Ein typischer Ansatz ist das „Secure Release Printing“ oder auch „Pull Printing“ genannt, bei dem Druckaufträge nur für befugte Nutzer mit einer entsprechenden PIN oder einer Smartcard freigegeben werden.

In viele Multifunktionsdrucker ist der PIN-Schutz für das sichere Drucken bereits integriert. Solche grundlegenden Maßnahmen können dazu beitragen, das Risiko eines Zugriffs auf sensible Daten durch unbefugte Personen merklich zu verringern. Darüber hinaus ist es ein kostengünstiger Ansatz für kleine Unternehmen, die unternehmensweit Geräte einer einzigen Marke nutzen. Ein Beispiel: Das britische Wirtschaftsprüfungsunternehmen Brookson verwendet für sicheres Drucken die Druckmanagement-Software Nuance Equitrac. Mitarbeiter haben Magnetkarten mit programmiertem Zugriffscode, mit dem diese sich am Gerät identifizieren können. Eine unverzichtbare Maßnahme, wenn Dokumente des Unternehmens häufig vertrauliche und sensible Informationen enthalten und nicht in falsche Hände gelangen sollen.

Der Sicherheitsbedarf beim Drucken zum Schutz sensibler Dokumente ist eindeutig eine Aufgabe, die durch entsprechende Richtlinien, Schulungen und Produkte gelöst werden kann. Eine wirksame Dokumentensicherheit muss zu einem festen Bestandteil der allgemeinen Datenschutzstrategie von Unternehmen werden. Angesichts der möglichen finanziellen und rechtlichen Auswirkungen eines Datenmissbrauchs ist die Implementierung von sicheren Druckpraktiken eine vergleichsweise kleine Investition für Unternehmen.

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