Nachholbedarf bei der Workflow-Optimierung im Büro NSi-Studie „Scannen oder Rennen?“

Redakteur: Erwin Goßner

Dass moderne Multifunktionsgeräte (MFPs) mehr können als simples Kopieren oder Scannen, scheint sich noch nicht herumgesprochen zu haben. Dies ergab eine Studie des Software-Herstellers NSi über die Praxis in der Erfassung von Papierdokumenten.

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Das Scannen von Dokumenten verläuft oftmals ineffizient.
Das Scannen von Dokumenten verläuft oftmals ineffizient.

Obwohl fast 92 Prozent aller Befragten angeben, Papierdokumente über Multifunktionsgeräte zu scannen, nutzen lediglich 22 Prozent davon die vorhandenen Workflow-Funktionalitäten, um wiederkehrende Abläufe in der Bearbeitung und Ablage zu rationalisieren. Der überwiegende Teil (68 Prozent) verschwendet unnötig Ressourcen, in dem er ein Image an den Arbeitsplatz schickt und jeden Schritt manuell ausführt. So die ersten Ergebnisse der aktuell laufenden Studie des Software-Anbieters Notable Solutions, Inc. (NSi), der Lösungen für die Erfassung von Informationen und deren automatisierter Verarbeitung über Workflows entwickelt.

„Das hat uns sehr überrascht“, urteilt Enno Lückel, Geschäftsführer der europäischen Vertriebstochter NSi Europe GmbH. Denn klassische Aufgaben wie OCR-Erfassung, Indexieren, Konvertierung und Datenübergabe lassen sich direkt am Gerätedisplay anstoßen und laufen dann automatisiert im Hintergrund ab. „Solche Prozesse kann man definieren, ohne den Handlungsspielraum eines Mitarbeiters einzuengen. Und spezielle Kenntnisse braucht man auch nicht.“

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Erkenntnisse im Detail

Ein Drittel der Teilnehmer gibt an, dass Scannen durchschnittlich fünf bis zehn Minuten dauert.
Ein Drittel der Teilnehmer gibt an, dass Scannen durchschnittlich fünf bis zehn Minuten dauert.
Die Teilnehmer der Umfrage „Sannen oder Rennen?“ stammen aus allen Unternehmensgrößen und verschiedenen Abteilungen in der Verwaltung. Entsprechend heterogen fallen die Angaben zur Dokumentenart aus, wobei sich ein Schwerpunkt auf kaufmännische Unterlagen zeigt. Mit 83,3 Prozent nehmen Rechnungen den ersten Platz ein gefolgt von Protokollen und Leistungsscheinen sowie Bestellungen und Lieferscheinen.

Etwa 65 Prozent geben an, täglich sechs bis 20 Belege zu konvertieren, jeweils 18 Prozent der Befragten erfassen 21 bis 50 beziehungsweise über 200 Vorlagen. Bei 65 Prozent dauert der Scanvorgang eine Minute bis vier Minuten, ein Drittel benötigt sogar fünf bis zehn Minuten. Für die meisten Personen bedeutet das, täglich bis zu 80 Minuten mit Scannen zu verbringen. Je nach Korrelation kann der Aufwand aber auch mehrere Stunden erreichen.

„Das ist verschenkte Zeit, die man effektiver nutzen kann“, meint Enno Lückel. „Wir als Software-Hersteller solcher Funktionen, aber auch der Fachhandel sind gefragt, die Anwender auf das bislang ungenutzte Potenzial der MFP hinzuweisen.“ Interessierte Reseller und Consumer können sich an der Online-Umfrage beteiligen, Fachhändler können zudem Produkt-Demos auf der Website des Herstellers abrufen.

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