Nachholbedarf bei der Workflow-Optimierung im Büro NSi-Studie „Scannen oder Rennen?“

Redakteur: Erwin Goßner

Dass moderne Multifunktionsgeräte (MFPs) mehr können als simples Kopieren oder Scannen, scheint sich noch nicht herumgesprochen zu haben. Dies ergab eine Studie des Software-Herstellers NSi über die Praxis in der Erfassung von Papierdokumenten.

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Das Scannen von Dokumenten verläuft oftmals ineffizient.
Das Scannen von Dokumenten verläuft oftmals ineffizient.

Obwohl fast 92 Prozent aller Befragten angeben, Papierdokumente über Multifunktionsgeräte zu scannen, nutzen lediglich 22 Prozent davon die vorhandenen Workflow-Funktionalitäten, um wiederkehrende Abläufe in der Bearbeitung und Ablage zu rationalisieren. Der überwiegende Teil (68 Prozent) verschwendet unnötig Ressourcen, in dem er ein Image an den Arbeitsplatz schickt und jeden Schritt manuell ausführt. So die ersten Ergebnisse der aktuell laufenden Studie des Software-Anbieters Notable Solutions, Inc. (NSi), der Lösungen für die Erfassung von Informationen und deren automatisierter Verarbeitung über Workflows entwickelt.

„Das hat uns sehr überrascht“, urteilt Enno Lückel, Geschäftsführer der europäischen Vertriebstochter NSi Europe GmbH. Denn klassische Aufgaben wie OCR-Erfassung, Indexieren, Konvertierung und Datenübergabe lassen sich direkt am Gerätedisplay anstoßen und laufen dann automatisiert im Hintergrund ab. „Solche Prozesse kann man definieren, ohne den Handlungsspielraum eines Mitarbeiters einzuengen. Und spezielle Kenntnisse braucht man auch nicht.“

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