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Von Notes zu Sharepoint in 6 Schritten

Notes-Migration mit digitaler Komfortzone

| Autor / Redakteur: Andreas Schmidt* / Ulrike Ostler

Wer von „IBM Notes“ zu „Microsoft Sharepoint“ wechseln möchte, tut sich etwas an .... wenn nicht Partner und Hilfsmittel bereitständen.
Wer von „IBM Notes“ zu „Microsoft Sharepoint“ wechseln möchte, tut sich etwas an .... wenn nicht Partner und Hilfsmittel bereitständen. (Bild: © grafikplusfoto - stock.adobe.com)

„Microsoft Sharepoint“ hat sich als Collaboration- und Digitalisierungsplattform gegenüber „IBM Notes“ durchgesetzt. Die Migration von Notes-Anwendungen nach Sharepoint galt jedoch bislang als schwierig und extrem aufwändig. Moderne Rapid Application Development Tools (RAD) können aber viel Zeit, Geld und Nerven sparen.

IBM (Lotus) Notes-Anwender machen sich zunehmend Sorgen um die Zukunftsfähigkeit der Plattform. Viele sind skeptisch, ob die für 2018 angekündigte Version 10 endlich die ersehnten Verbesserungen bringt, und würden daher lieber heute als morgen umsatteln.

Längst haben „Microsoft Exchange“ und Sharepoint die führende Messaging- und Groupware früherer Tage technologisch überholt. Überdies wird Notes/„Domino“ von immer weniger IT-Dienstleistern unterstützt, während sich für Sharepoint Knowhow und Erfahrung auf breiter Ebene im Markt findet. Dies macht die Microsoft Plattform heute zur meistgenutzten Software für Content- und Dokument-Management, Zusammenarbeit und Prozessdigitalisierung.

Notes sperrt sich

Doch Notes „wehrt“ sich in vielen Unternehmen beharrlich gegen seine Ablösung. Denn die Dokumenten-basierte Datenbank mit rudimentären, teils inkonsistenten Strukturen, unterschiedlichen Funktionsweisen und Feldtypen sowie einem komplexen Rechtemanagement macht die Migration ihrer Anwendungen auf Sharepoint aufwändig, riskant und teuer.

Hinzu kommt, dass in „Lotus Script“ und „Formula“ Hunderte historisch gewachsener Prozesse, Geschäftslogik und Workflows hinterlegt sind, die aber nur selten schlüssig dokumentiert sind. Aus diesem Grund ist eine automatische Migration in der Art, wie etwa Mail-Konten mithilfe spezieller Tools von Notes auf Exchange übertragen werden können, bei Notes-Anwendungen praktisch unmöglich. Lediglich ein komplettes Re-Engineering der Legacy-Anwendung führt zum (Sharepoint-) Ziel.

Der Programmieraufwand fährt gen Null

Um bei der Migration Zeit und Ressourcen zu sparen, ist es sinnvoll, den Programmieraufwand, der normalerweise zur Erweiterung der Sharepoint-Fähigkeiten über C#, Powershell oder Javascript erforderlich wäre, zu vermeiden. Zur Anwendungsentwicklung empfiehlt sich daher die Implementierung einer leistungsfähigen Rapid Application Development (RAD) Plattform, die direkt auf der Sharepoint Oberfläche agiert.

So bietet beispielsweise Webcon ein integriertes Toolkit zur Drag & Drop Modellierung standardisierter Workflows, Formulare, Daten, OCR und Mobile Access in Sharepoint. Die Business Process Suite (BPS) des Herstellers kommt dabei ohne Programmieraufwand (No-Code) aus, was die Anwendungsentwicklung vereinfacht und ein klares, standardisiertes Design ermöglicht. Für komplexere Aufgaben können hingegen T-SQL Abfragen oder auch das .NET SDK eingesetzt werden.

Die Plattform "Webcon BPS" in grafischer Darstellung
Die Plattform "Webcon BPS" in grafischer Darstellung (Bild: VSB Solutions GmbH)

Die Plattform arbeitet auf einer eigenen Workflow Engine, deren Steuerung auf Microsoft SQL Server-Mechanismen basiert. Wichtigstes Alleinstellungsmerkmal gegenüber den bisherigen Hauptakteuren im Markt, K2 und Nintex, ist die von Webcon entwickelte „Instantchange“-Technik. Sie ermöglicht eine flexible und schnelle Anpassung sämtlicher Workflow-Konfigurationen – einschließlich derer, die bereits in Betrieb sind.

Anwendungsmigration in sechs Schritten

Andreas Schmidt, Geschäftsführer des deutschen Webcom-Partners VSB IT Services GmbH erläutert: „Die Migration hoch komplexer Notes-Anwendungen und deren zugrunde liegende Geschäftslogik in Sharepoint erfordert ein strukturiertes Vorgehen im Projekt.“ Gegenwärtig führt der IT-Dienstleister ein entsprechendes Projekt bei einem mittelständischen Unternehmen der Baustoffbranche durch, das trotz der jahrzehntelang gewachsenen Notes-Strukturen rasch voranschreitet. Die Projektagenda sieht sechs wesentliche Schritte vor, die sich in der Praxis bereits bewährt haben.

Der Workflow-Designer des Tool "Webcon BPS" erlaubt das Arbeiten mit GUIs.
Der Workflow-Designer des Tool "Webcon BPS" erlaubt das Arbeiten mit GUIs. (Bild: Lysenko.A - Fotolia)

1. Anwendungen selektiv auswählen

Nicht jede der Notes-Altanwendungen erfüllt heute noch ihren Zweck oder wird noch genutzt. Zunächst sollte also der tatsächliche Geschäftswert der Anwendung identifiziert werden, um herauszufinden, was genau sie tut, welche Prozesse darin abgebildet sind und welchen Bedarf sie im Unternehmen bedient. Auf dieser Grundlage wird eine Prioritätenliste für die Anwendungsmigration erstellt, die dann je nach Dringlichkeit abgearbeitet werden kann.

2. Entwurf von Workflows und Formularen

RAD-Tools bilden Workflow-Prozesse und Formulare als integrierte Einheit ab. Durch diese Verzahnung in einem einzigen Werkzeug entsteht eine hohe Entwicklungsdynamik. Mithilfe vorgegebener Masken-Layouts und Grid-System lassen sich über den Formular-Designer schnell standardisierte Strukturen im Corporate Design des Unternehmens erstellen.

Zusätzlich können sämtliche Workflows in einem grafischen Editor per Drag & Drop modelliert und flexibel verändert werden. Dies ermöglicht die schnelle Umsetzung von Prototypen, die im Effektivbetrieb getestet und angepasst werden können. So können IT-Verantwortliche zeitnah auf Änderungswünsche der Fachbereiche reagieren und die Anwendung optimieren.

3. Datenverbindungen und Schnittstellen identifizieren

Notes-Anwendungen sind häufig mit zahlreichen externen Datenquellen verknüpft und in Systeme mit bidirektionalem Datenaustausch integriert. Diese basieren meistens auf manuell programmierten Lösungen. Zur Verringerung des Integrationsaufwands sollten Entwickler darauf achten, dass die Workflow-Management-Plattform standardisierte Datenbank-Konnektoren zu MS SQL und Oracle sowie Webservices-Anbindung an Drittsysteme, wie SAP, über REST und SOAP vorhält. Auch ein SDK sollte vorhanden sein, um beliebige weitere Schnittstellen, etwa zu DB2/400, mit überschaubarem Aufwand entwickeln zu können.

4. Rollen und Berechtigungen festlegen

Das Rechte-Management in Notes ist ausgefeilt und flexibel: Jede einzelne Notes-Datenbank beziehungsweise Anwendung hat eine individuell definierbare Zugriffskontrolle zur Zuordnung von Rollen und Berechtigungsstufen für entweder einzelne Benutzer oder ganze Nutzergruppen. Aufgrund der unterschiedlichen Konzepte und Architekturen kann die Rechteverwaltung nicht 1:1 nach Sharepoint portiert werden.

Projektentscheider sollten bei der Tool-Auswahl Wert darauf legen, dass die RAD-Plattform in der Lage ist, Sharepoint-Berechtigungen für Sites und Seiten mit einer proprietären Rechteverwaltung zu kombinieren. Damit können Aufgaben sowohl anhand von bestimmten Rollen als auch von Gruppen in Sharepoint sowie im Active Directory zugewiesen werden. Außerdem sollten sich die Privilegien im Laufe eines Geschäftsprozesses dynamisch erhöhen oder herabsetzen lassen.

5. Prozesse zentralisieren und standardisieren

Zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist es wesentlich, dass sämtliche Definitionen und Konfigurationen von Formularen, Feldern, Workflows und Berechtigungen der neuen Sharepoint-Anwendung in einer eigenen MS SQL-Datenbank, also außerhalb der Sharepoint-Content-Datenbank, gespeichert werden.

Einmal zentral definierte Felder können so in beliebig vielen Formularen und Prozessen verwendet werden, um Bedingungen zu erstellen, Ausdrücke auszuwerten, Bearbeiter zu ermitteln oder Feldwerte zu verändern. So entsteht ein konsistentes Datenmodell in einem zentralen Repository, das über einen separaten Designer-Client verwaltet werden kann. Zudem senkt die Möglichkeit der Wiederverwendung den Entwicklungs- und Wartungsaufwand nachhaltig.

6. Bedarfsgerecht anpassen ohne Downtime

Bei einem Prozess mit mehreren Tausend aktiven Instanzen ist das Ausrollen einer neuen Version extrem aufwändig. Unter Umständen müssen mehrere Versionen eines Workflows parallel über einen längeren Zeitraum betreut werden.

Der Autor Andreas Schmidt, CEO des Webcon-Partners VSB Solutions GmbH.
Der Autor Andreas Schmidt, CEO des Webcon-Partners VSB Solutions GmbH. (Bild: VSB Solutions GmbH)

RAD-Werkzeuge bieten die Möglichkeit, Workflows, Formulare, Geschäftsregeln und Berechtigungen im laufenden Effektivbetrieb der Anwendung beliebig anzupassen. Neue Anforderungen zur Optimierung von Prozessen können so jederzeit – vor oder nach der Produktivsetzung der Applikation – implementiert werden.

Sämtliche Anpassungen wirken sich automatisch auf alle laufenden Instanzen aus. Dies ermöglicht einerseits einen agilen, iterativen Ansatz für die Entwicklung und Umsetzung von Prozessen. Andererseits wird das Vorleistungsrisiko des IT-Bereichs bei derartigen Projekten drastisch reduziert.

Ergänzendes zum Thema
 
Über Webcon

* Andreas Schmidt ist CEO des Webcon-Partners VSB Solutions GmbH.

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