Algorithmen und Künstliche Intelligenz halten Einzug in die Personalbüros Moderne Zeiten in Personalmanagement und Recruiting

Die zunehmende Digitalisierung von Arbeitsabläufen macht auch vor den Personalbüros der Unternehmen nicht Halt. Speed-Dating, Bar Camps und HR TecNights ersetzen inzwischen ganz oder teilweise die klassischen Bewerbungsgespräche und Facebook-Nachrichten oder eBay-Kleinanzeigen die herkömmliche Zeitungsannonce.

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Die schöne neue Welt der Personalsuche, des Auswahlprozesses geeigneter Kandidaten oder des Vorstellungsgesprächs ist inzwischen durchsetzt von KI-getriebenen Methoden und Automatismen, denen sich Personalabteilungen kaum mehr verschließen können. Umgekehrt gilt das natürlich auch für Jobsuchende: Vom Lesen der Stellenanzeige über das Bewerbungsgespräch bis hin zum Home Office können Anwärter und Mitarbeiter in der Arbeitswelt heute fast alles online erledigen oder müssen es sogar. Das Recruiting im Jahr 2019 steht vor ganz neuen Herausforderungen, erklärt Steffen Michel, Geschäftsführer des HR-Softwareanbieters MHM HR.

Der Trend gehe eindeutig in Richtung online- und KI-basiert. Das beginnt bereits bei Suche nach neuen Mitarbeitern. Ein Großteil der Bewerber sucht heute online nach passenden Jobangeboten. Deshalb sollten Unternehmen 2019 auch verstärkt Suchmaschinenoptimierung (SEO) für ihre Stellenanzeigen betreiben, fordert Michel. Neben der Verwendung der richtigen Schlüsselworte für Stellenanzeigen auf der firmeneigenen Homepage können Unternehmen auch auf sogenanntes Search Engine Advertising wie Google Adwords setzen.

Online und intelligent

In diesem Zusammenhang, so Michel, gehört auch der „Blick über den Tellerrand“ zur modernen Personalsuche. Recruiting über soziale Medien, in Deutschland vorrangig die Plattform Xing oder international LinkedIn und beispielsweise Facebook oder Instagram, ist aktueller denn je. Unternehmen sollten aber auch eher unerwartete Social-Media-Kanäle wie YouTube oder eBay-Kleinanzeigen in Betracht ziehen. Mit „Google for Jobs“ kommt demnächst eine spezielle Suchmaschine nur für den Recruitingmarkt nach Deutschland. Jetzt gilt es, Stellenanzeigen dahingehen zu optimieren.

Denn Google gibt den Aufbau der Anzeigen strikt vor: mit festen Menüpunkten für bestimmte Inhalte, um die Jobinserate besser vergleichbar zu machen. Die Unternehmen können ihre eigenen Webseiten für „Google for Jobs“ indizieren lassen und sollten zusätzlich darauf achten, dass auch die Job-Portale, auf denen sie ihre Stellenanzeigen schalten, über das neue Google-Angebot auffindbar sind. Gleichzeitig gilt es, die Anzeigenstruktur so anzupassen, dass ein einheitliches Layout über alle Endgeräte entsteht, also im so genanntem „Liquid Design“. Die namhaften Anbieter von Bewerbermanagement-Systemen haben ihre Lösungen bereits auf das neue Google-Angebot vorbereitet und übernehmen so die Optimierung für ihre Kunden.

Steffen Michel, Geschäftsführer MHM HR.

Immer wichtiger werden online-basierte diagnostische Testverfahren, erklärt Michel. Die Palette reicht von allgemeinen Intelligenztests bis hin zu fachspezifischen Kompetenz-Assessments, die Bewerber einfach von zuhause aus absolvieren können. Die Ergebnisse helfen Recruitern dabei, faktenbasierte Personalentscheidungen zu treffen. Und auch künstliche Intelligenz bleibt nicht außen vor. In vielen Unternehmen beantworten bereits Chatbots wiederkehrende Bewerberanfragen. Aber die Software-Roboter können zwar viele Anfragen autonom bearbeiten, sind aber von menschlicher und vor allem emotionaler Intelligenz noch weit entfernt. Recruiter müssen also bei Bedarf an der richtigen Stelle immer noch das Gespräch mit dem Kandidaten selbst übernehmen.

Steffen Michel sieht hier auch die Grenzen der HR-Digitalisierung: „Trotz aller noch so innovativer Technologien, Tools und Trends geht es im Recruiting immer noch um den Menschen. Auch im HR-Bereich funktioniert die Digitalisierung nur, wenn der Mensch und seine Bedürfnisse im Mittelpunkt stehen.“ Zwar erleichtern Technologien den Prozess für Bewerber und am Ende auch die Entscheidung des Recruiters, ob schlussendlich ein Arbeitsverhältnis zustande kommt oder nicht. „Und hier zählen dann doch der erste Eindruck und das Bauchgefühl – beides kann zumindest mittelfristig noch kein Roboter ersetzen.“

Die Grenzen der Innovation

Die Digitalisierung mit ihren innovativen Möglichkeiten, Mitarbeiter zu gewinnen oder eine Stelle zu finden, ist, wie Michel schon andeutet, nicht in allen Punkten nur eine Erleichterung für Anbieter wie Suchende, sondern wirft wieder ganz andere, neue Fragen und Probleme auf. Beispielsweise hinsichtlich des Datenschutzes. Gerade bei der Nutzung sozialer Medien zur Stellensuche, Tools wie Google Adwords oder anderer datengetriebener Plattformen wird es problematisch, wenn Kontaktdaten potenzieller Kandidaten zugespielt oder über Downloadfunktionen aktiv abgefragt werden. Allzu phantasiereiche Recruitingkonzepte könnten daher schon schnell ausgebremst werden. Und mit der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) mussten sich die HR-Abteilungen und Personalverantwortlichen, die naturgemäß personenbezogene Daten verarbeiten, eigentlich schon zur Genüge auseinandergesetzt haben.

Liam Butler, VP Sales EMEA SumTotal Systems.

Viele Abteilungen sind sich aber immer noch unsicher, welche ihrer Aufgaben und Prozesse wirklich betroffen sind. HR-Abteilungen und Personalverantwortliche arbeiten nicht nur mit Daten aktueller, sondern auch mit denen ehemaliger und zukünftiger Mitarbeiter. Die Quellen, aus denen diese Informationen gesammelt werden, variieren von Abteilung zu Abteilung sowie von Geschäft zu Geschäft. Informationen werden häufig elektronisch über Online-Formulare oder per E-Mail übermittelt, doch ist auch ein Einreichen in Papierform immer noch üblich. „Eine der größten Herausforderungen für die Verantwortlichen besteht darin sicherzustellen, dass ihr Unternehmen die eindeutige Zustimmung jeder einzelnen Person zur Bearbeitung und Speicherung ihrer personenbezogenen Daten hat. Das betrifft nicht nur Mitarbeiter und ehemalige Mitarbeiter, sondern auch externe Partner sowie Bewerber“, beschreibt Liam Butler, VP Sales EMEA SumTotal Systems, die Problematik. Gerade am Beispiel des Umgangs mit Bewerbern lasse sich verdeutlichen, wie viele Situationen, in denen personenbezogene Daten ausgetauscht werden, unterschätzt werden.

Der europäische Vertriebschef des Software- und Diensteanbieters für Personalmanagement, betont, dass Unternehmen die DSGVO-Vorgaben gerade auch im Umgang mit Daten von Bewerbern auf jeden Fall überprüfen sollten. Auch wenn man bei einer eingehenden Bewerbung davon ausgehen kann, dass die Person ein Interesse daran hat, dass das angesprochene Unternehmen die Bewerbungsunterlagen aufnimmt, muss ein Einverständnis zur Weiterverarbeitung und Speicherung der Daten eingeholt werden. Die Zustimmung hierzu muss laut DSGVO im Rahmen einer „aktiven und positiv bejahenden Handlung jedes Einzelnen“ erfolgen. Eine passive oder stillschweigende Akzeptanz ist rechtlich nicht zulässig. Die Einwilligung kann von der betroffenen Person nach eigenem Ermessen begrenzt oder aufgehoben werden, was die Handhabung für die Personalabteilungen weiter erschwert. Bewerber könnten beispielsweise auch angeben, dass ihre Daten vorläufig gespeichert, aber nach sechs Monaten gelöscht werden sollten oder sie können die Dateneinsicht fordern.

Personalverantwortliche, warnt Butler, müssen unbedingt eine ganze Reihe von Prozessen überprüfen, um die DSGVO-Compliance ihrer Organisation sicherzustellen. Dies geht über Abteilungsgrenzen hinaus, da üblicherweise auch Entscheider in anderen Geschäftsbereichen in die Auswahl von Bewerbern oder sonstige Personalprozesse eingebunden sind. Besonderes Augenmerk, so Butler, sollte auf der Erfüllung folgender Vorgaben liegen: Aktive Zustimmung zur Datenverarbeitung, Zugangsbeschränkungen zu Bewerberdaten, Datenvorratsspeicherung und das „Recht auf Vergessenwerden“, Transparenz auf Abruf, die Prüfung von Geschäftsprozessen und ihren Auswirkungen sowie der Umgang mit externen Partnern. Auch die Frage, ob das Unternehmen selbst einen Datenschutzbeauftragten braucht oder zumindest einen fachkundigen externen Berater heranzieht, sollte beantwortet werden.

Wertekompass für Personaler

Datenschutzrechtliche Probleme sind aber nur die eine Seite der Medaille, wenn es um modernes Recruiting geht. Einerseits steht der Einsatz digitaler Lösungen in der Personalarbeit für Innovation und als zukunftsweisender Weg, um künftige Mitarbeiter und insbesondere auch junge Menschen für das eigene Unternehmen zu begeistern sowie die interne Personalverwaltung effizienter zu machen. Andererseits stehen Forderungen im Raum, etablierte ethische Spielregeln in der Personalarbeit anzupassen und zu ergänzen, um eine gesellschaftlich akzeptierte Nutzung Künstlicher Intelligenz und neuer Technologien zu ermöglichen. „Einen Algorithmus beispielsweise für die Personalauswahl zu nutzen, erfordert andere ethische Fragestellungen als die Wegstreckenoptimierung im Navigationssystem“, erklärt Michael H. Kramarsch, Managing Partner der hkp///group.

Gemeinsam mit dem Bundesverband der Personalmanager (BPM) hat die Unternehmensberatung deshalb den Ethikbeirat HR Tech gegründet. Das interdisziplinär mit namhaften Vertretern und Vertreterinnen aus Wissenschaft, Start-ups und etablierten Unternehmen besetzte Gremium sieht sich als Impulsgeber zur Förderung des Einsatzes digitaler Lösungen in der Personalarbeit. Ziel ist die Aufklärung sowie die Erarbeitung handlungsleitender Prinzipien für den Einsatz und die Nutzung von Technologie für Entscheider und Experten im Personalwesen. Im Vordergrund der Arbeit des Ethikbeirats HR Tech soll zunächst der Dialog stehen. Die Mitglieder des Ethikbeirats HR Tech wollen die in diesem Themenfeld relevanten Aspekte gemeinsam diskutieren und Thesen entwickeln. Im Zuge dessen soll auch im Laufe des ersten Halbjahres 2019 die interessierte Öffentlichkeit einbezogen werden. Die Beiratsmitglieder tragen zurzeit ihre spezifische Expertise in einem gemeinsamen Wissensfundament zusammen. Im Fokus stehen dabei die Fragen, was neue Technologien in der Personalarbeit leisten sollen, wie der Status quo der Entwicklung neuer Technologien ist und welche ethischen Fragen bei der Benutzung von neuen Technologien aufkommen.

Der Ethikbeirat HR Tech will einen Vorschlag für normative Richtlinien entwickeln, die bei der Nutzung von Technologien im Personalkontext beachtet werden sollen. Diese Vorschläge sollen nach einer öffentlichen Konsultationsphase auf dem Personalmanagementkongress am 25./26. Juni 2019 in Berlin vorgestellt werden.

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