Produktivitätssteigerung durch Kommunikation aus einer Hand Mit der richtigen Strategie bei Unified Communications zum Erfolg

Autor / Redakteur: Jens Hirsch, Director Unified Communication Solutions bei Computacenter / Sarah Gandorfer

Unternehmen setzen bei der Zusammenarbeit auf Technologien wie Instant Messaging, Videokonferenzsysteme sowie Festnetz- oder Mobilfunktelefonie. Doch ohne einheitliche Verwaltungsstelle kann es hier zum Chaos kommen.

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Mit einem Klick eine Videokonferenz einberufen und im Anschluss mit den Teilnehmern gemeinsam an einem Dokument arbeiten: Die Arbeitswelt von heute ist geprägt von den Schlagworten Globalisierung, Kundennähe, Mobilität und Flexibilität.

Um Zeit zu sparen und Prozesse und Abläufe zu beschleunigen, setzen Unternehmen bei Kommunikation und Zusammenarbeit auf neue Technologien: Instant Messaging, Festnetz- oder Mobilfunktelefonie, Videokonferenzsysteme und Tools für gemeinsame Dokumentenbearbeitung ermöglichen die ortsunabhängige Zusammenarbeit so genannter virtueller Teams. Doch ohne einheitliche Verwaltungsstelle für die Vielzahl an Kommunikationskanälen werden Terminabstimmungen schnell zum „E-Mail-Krieg“ oder ziehen endlose Telefonschleifen nach sich. Statt einheitlicher Kommunikation entsteht Chaos. Das kostet Unternehmen wertvolle Zeit, und somit letztlich auch Geld.

Mit der richtigen Strategie zum Erfolg

Nur der Informationsaustausch auf einheitlichen Wegen stellt sicher, dass der Arbeitspartner zur richtigen Zeit mit dem richtigen Kommunikationsmittel erreicht wird. Unified Communications (UC) integrieren die verschiedenen Kommunikationskanäle und Anwendungen und ermöglichen es, Geschäfts- und Kommunikationsprozesse völlig neu zu gestalten. Doch dies gelingt nur, wenn UC dabei als Service für den Anwender verstanden wird und die Werkzeuge leicht bedienbar, zweckmäßig, auf die Bedürfnisse des Anwenders abgestimmt und auf das Unternehmen zugeschnitten sind.

Dabei gilt es zu prüfen, welche Kommunikationskanäle bereits im Unternehmen vorhanden sind und welche Strategie für ihre Integration geeignet ist. Dieses unternehmenskritische Thema erfordert Beratung, strategische Planung und die Erstellung einer Collaboration-Strategie, die sich an den Bedürfnissen des Unternehmens orientiert.

Auf das Unternehmen zugeschnittene Lösungen

Wenn die Lösungen nicht sinnvoll in die bestehende Infrastruktur integriert werden, können Erwartungen in Bezug auf Effizienzsteigerung und Kostenersparnis nicht erfüllt werden. Die Migration auf UC ist Maßarbeit, die sich an den Geschäftsprozessen orientieren muss. Individuelle Kommunikationsanforderungen im Vorfeld der Planungs- und anschließenden Implementierungsphase müssen berücksichtigt werden.

Für den Unternehmenserfolg sind je nach Branche für eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation unterschiedliche Aspekte entscheidend, und die Produktivitätssteigerung ist abhängig vom Einsatz der auf die Unternehmensziele zugeschnittenen Lösungen. Von diesen können Unternehmen nur profitieren, wenn sie sich an den kulturellen, organisatorischen und technologischen Bedingungen im Haus orientieren und planvoll entwickelt werden.

Lesen Sie auf der nächsten Seite, was sich in der Praxis bewährt hat und was die Zukunft bringt.

In der Praxis bewährt

Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern für die interne Kommunikation heute schon die Möglichkeit, per Instant Messaging zu kommunizieren. Das ist praktisch, schnell und nimmt Hürden, um beispielsweise auch den Vorstandsvorsitzenden jederzeit auf kurzem Weg zu erreichen. Damit sich eine solche Kommunikationslösung etablieren kann, muss die Unternehmenskultur stimmen.

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an Kommunikationslösungen. Um beispielsweise die Zahl der Kundenschnittstellen zu steigern, ist die Einrichtung eines zentralen Call Centers denkbar, das mit Hilfe einer CPI-Applikation über die örtliche Rufnummer zu erreichen ist. Webkonferenz-Lösungen ermöglichen internationale Konferenzen, können aber auch bei der Personalsuche zum Einsatz kommen. Im Bewerbungsprozess werden Kandidaten so zeitnah interviewt und Mitarbeiter unterschiedlicher Standorte können am Auswahlprozess beteiligt sein, ohne dass Reisekosten anfallen.

Was die Zukunft bringt

Kommunikation und Zusammenarbeit werden für den Unternehmenserfolg immer bedeutender werden. Beschleunigte Geschäftsprozesse, kurze Reaktionszeiten innerhalb des Unternehmens und die verbesserte Kommunikation mit externen Partnern zählen zu den Erfolgsfaktoren. Eingebunden in die strategische Planung bieten Unified Communications hier einen echten Mehrwert und schaffen die Voraussetzung für die Arbeitsumgebung der Zukunft.

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