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Unterstützung für Teams Microsoft Teams bringt alle(s) zusammen

Autor / Redakteur: Stephan Freundorfer / Dipl.-Ing. (FH) Andreas Donner

Unter den ungezählten Lösungen, die gerade im Kontext fortgesetzter Arbeit aus dem Homeoffice von sich reden machen, nimmt Microsoft Teams eine besondere Stellung ein. Doch sollten für eine reibungslose Einführung des Kollaborations-Tools einige Punkte beachtet werden.

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Microsoft Teams ist schnell einsatzbereit und leicht zu verwenden – dennoch sollte ein Einsatz strukturiert geplant werden.
Microsoft Teams ist schnell einsatzbereit und leicht zu verwenden – dennoch sollte ein Einsatz strukturiert geplant werden.
(Bild: Microsoft)

Von Oktober 2019 bis März 2020 stiegen die Nutzerzahlen von Microsoft Teams von 32 auf 44 Millionen weltweit an. Von Universitäten über die vielen mittelständischen Unternehmen bis zum Handwerksbetrieb oder Start-up – sie alle nutzten (und nutzen) Teams, um trotz Social Distancing weiter in Verbindung zu bleiben und zusammenzuarbeiten. Und nicht zuletzt befeuerte Microsofts Ankündigung, dass Unternehmen Teams die nächsten 6 Monate kostenlos nutzen könnten, die Teams-Adaption massiv. Doch für eine reibungslose Einführung sollten einige Punkte beachtet werden.

Wie man in Teams zu einem Team kommt

Standardmäßig hat zunächst jeder einzelne Nutzer in Teams die Möglichkeit, ein neues Team zu erstellen. Und das tut er in aller Regel auch! Kurzerhand beginnt jeder, aus allen erdenklichen Gründen Teams anzulegen. Die meisten Teams haben am Ende nur einen Nutzer, weil diese zum Beispiel zu Testzwecken erstellt wurden.

Thomas Gloeckner, Softwareentwickler bei Layer2, erklärt die Hintergründe: „Rein theoretisch ist es möglich, in einem einzigen Tenant, also der Umgebung einer einzelnen Organisation, bis zu 500.000 Teams anzulegen. Wir haben beispielsweise einen Kunden, der bei Projektbeginn über 700 Teams mit einer entsprechend unübersichtlichen SharePoint-Situation im Hintergrund hatte. Was einige vielleicht nicht wissen: Hinter jedem Team steht eine SharePoint-Seite mit allen dazugehörigen Ressourcen. Es besteht die Gefahr, dass unbemerkt eine sinnlose Dokumentenablage entsteht, in der nichts mehr auffindbar ist.“

Der Anbieter Panopto hat in einer Studie von 2018 ermittelt, dass große US-Firmen 47 Millionen US Dollar durch mangelhaftes Wissensmanagement verlieren, weil Mitarbeiter im Schnitt 5,3 Stunden pro Woche mit dem Warten auf Informationen oder dem Reproduzieren von bereits vorhandenen Ergebnissen verbringen. Dies führt nicht selten zu Frustration und sinkender Motivation.

Der Sales-Manager von Layer2, Clemens Streit, weiß aus der Alltagspraxis: „Als primäres Tool der internen Kommunikation hat sich Microsoft Teams bereits in vielen Unternehmen etabliert. Doch jeder kennt diese eine Schublade, in die wir alles unsortiert hineinwerfen und nichts wiederfinden, wenn grundsätzlich kein System abgesprochen wurde. In vielen Unternehmen am Markt wird Microsoft Teams etwas chaotisch eingesetzt, denn oft fehlt es an klaren Regeln, Konventionen und administrativen Tools zu Team- und Channel-Anlage, Projektstrukturen, Dokumentenablage, Berechtigungen, Kommunikationsverhalten etc.“

Link Up Cube Collaboration bändigt Teams- & SharePoint-Dschungel

Genau dabei soll Link Up Cube Collaboration von Layer2 helfen. Das Tool automatisiert die flexible Migration von unstrukturierten Altdaten − egal ob lokal oder in der Cloud − in eine neue, aufgeräumte SharePoint-Umgebung und ermöglicht ein zentrales, vereinfachtes Management von Teams über den Standard hinaus. SharePoint dient dabei als zentrales Intranet, von dem aus alle relevanten Elemente der täglichen Arbeit erreichbar sind. Durch die nahtlose Integration mit Teams können die Mitarbeiter multimedial kommunizieren und gemeinsam an Projekten arbeiten.

Teams Lifecycle Management

Das Stichwort für ein effizientes Management von Teams lautet Teams Lifecycle Management. Jedes projektbezogene Team folgt einem bestimmten Lebenszyklus, von der Gründung zu Beginn eines Projekts, über die Laufzeit des Projekts bis zum Abschluss und dem Vorhalten wichtiger Ergebnisse im Nachhinein. Genau diesen Lebenszyklus soll Link Up Cube durch Vereinheitlichung der Channel-Struktur und der Gestaltung der SharePoint-Seite managen. Somit wird ein strukturierter Prozess für die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Teams eingeführt. Die Umgebung ist von Anfang an aufgeräumt und bleibt es auch.

Stephan Freundorfer.
Stephan Freundorfer.
(Bild: Stephan Freundorfer)

Über den Autor

Der aus Niederbayern stammende Stephan Freundorfer studierte zunächst Lehramt für Biologie und Chemie an der LMU München, bevor er 1998 eine Tätigkeit als Redakteur bei der Zeitschrift Power Play begann. Nach diversen Stationen als Festangestellter – wie beispielsweise in der Chefredaktion der MAN!AC oder der eGames, arbeitet er seit 2008 als freier Redakteur und Co-Autor diverser Bücher.

Ergänzendes zum Thema
Tipps für Teams-Einführung

Diese grundsätzlichen Teams-Regelungen beugen einem Chaos vor:

  • Wer darf ein Team anlegen?
    Empfehlenswert ist zum Beispiel, diese Berechtigung nur Abteilungsleitern oder der Projektleitung zuzuweisen.
  • Wie sollte das Team benannt werden?
    Benennungsrichtlinien können erst mit einer Azure AD Premium P1 Lizenz festgelegt werden. Trotzdem helfen ganz simple Namenskonventionen schon enorm, zum Beispiel Projektteams mit einem P beginnen zu lassen und Abteilungsteams mit einem A.
  • Dürfen Gäste eingeladen werden?
    Dieses Feature ist nur grundsätzlich zu regeln, also entweder oder! Sobald Externe eingeladen werden dürfen, ergeben sich Fragen zum Datenschutz und zur Compliance, die unbedingt beantwortet werden müssen. Der Link Up Cube Collaboration erlaubt ein granulares Management von externen Teammitgliedern pro Teamraum.
  • Wie ist der Teams-Lifecycle?
    Ein Team durchläuft verschiedene Phasen: Gründung und Einrichtung, Nutzung, Inaktivität – in jedem Fall sollte festgelegt werden, wann die Inhalte eines Teams archiviert und das Team möglicherweise gelöscht werden sollte. Im Standard von Office 365 geht das leider nur manuell, eine Lücke, die Link Up Cube schließt.

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