Studie von Templafy: Content is Everything Manuelle Content-Erstellung kostet Unternehmen Millionen

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Content zu verwalten, verbraucht wertvolle Kapazitäten in Form von Zeit und teilweise Nerven. Wie viel Schaden Dokumentenanarchie ein einzelnes Unternehmen unter dem Strich kostet, hat eine aktuelle Studie von Templafy herausgefunden.

Zusammenhangslose Ordnerstrukturen, veraltete Grafiken oder verschollene Textbausteine. Die schiere Menge an losen Datenenden im Äther deutscher Unternehmen ist groß: und ein Problem. Für eine Studie befragte Templafy, eine Plattform für integrierte und automatisierte Lösungen im Umgang mit Business Content, über 600 Arbeitnehmer von deutschen Unternehmen mit mindestens 1.000 Mitarbeitenden.

Das Ergebnis: Manuelle Content-Erstellung ist ein Produktivitätskiller und wirkt sich negativ auf den Umsatz aus. So verbringt allein ein einziger Angestellter innerhalb einer Woche 15 Stunden mit der Erstellung von Content. Dies entspricht fast zwei ganzen Arbeitstagen. Bei einer Belegschaftsgröße mit 1.000 Mitarbeitenden entsteht den Unternehmen somit im Schnitt ein jährlicher Schaden von 15,8 Millionen Euro, der allein auf manuelle Content-Erstellung und dessen Freigabeprozesse rückführbar ist.

Der Content der Zukunft

Längst ist Content nicht mehr nur ein reines Werkzeug, um altbekannte Geschäftspraktiken bestmöglich zu protokollieren. Digital Headquarter (kurz HQ) ist hier das Stichwort. So basiert das Arbeitsmodell der Zukunft hauptsächlich auf qualitativem und "intelligentem" Content. Und auch als Bindeglied zwischen Unternehmen und seinen Stakeholdern gewinnt die Bedeutung von Content zunehmend an Wert. Die Mehrheit der Studienteilnehmer bestätigt dies. 84 Prozent sagen, dass Content essenziell für das finanzielle Wohl ihres Unternehmens sei. Gleichzeitig geben aber auch 43 Prozent an, dass Standardisierungsmaßnahmen, wie etwa die Einführung neuer Content-Infrastrukturen, innerhalb ihres Unternehmens keine Priorisierung erfahre.

Der Fehler kostet

Die inkonsistente Nutzung von Informationen, Bildern und Metadaten zieht einen Rattenschwanz nach sich. Zum einen kommt es bei zwei Drittel aller Beschäftigten zu einer Art gezwungenen Prokrastination, also einem Aufschieben unerledigter Arbeiten. Durch die zeitintensive manuelle Erstellung von Content bleiben andere Aufgaben oftmals auf der Strecke oder werden schwächer priorisiert. Neben den Berechnungen der Studie, die den Unternehmen einen direkten jährlichen Verlust im zweistelligen Millionenbetrag zuschreiben, befürchten 85 Prozent der Befragten außerdem einen indirekten Umsatzverlust. Hochgradig manuelle Prozesse könnten etwa zur Preisgabe falscher oder veralteter Information und Branding Assets, und damit wiederum zu kostspieligen Fehlern führen.

Und auch das Sicherheitsrisiko bereitet Kopfschmerzen. Die meisten Unternehmen fordern zwar einheitliche und zentralisierte Sicherheitslösungen, wie 90 Prozent der Befragten bestätigten, setzen ihre Forderungen aber nicht in die Praxis um. So gibt ein Viertel der Befragten an, dass ihr Unternehmen in der Vergangenheit bereits versehentlich sensible Dokumente an nicht autorisierte Dritte weitergegeben habe. Darüber hinaus bemängelt über die Hälfte, dass es in ihrem Unternehmen keine valide Lösung gebe, welche die sichere und systemübergreifende Abstimmung von Content regeln könne.

Automatisierung als Schlüssel

Führt man sich die Zahl von 700.000 „verschenkten“ Arbeitsstunden zu Gemüte, überrascht es nicht, dass Mitarbeitende sich nach einer Veränderung sehnen. Die Erwartungen und Hoffnungen liegen vor allem in einem größeren Investment in Automatisierungstools. So gab ein Drittel der Befragten an, durch die Eliminierung von sogenannten Content-Bottlenecks könne das eigene Unternehmen eine Umsatzsteigerung von bis zu 30 Prozent erreichen. Templafy-Mitgründer Christian Lund sieht darin eine Chance: „Wir sind überzeugt davon, dass dies die Geburtsstunde von Content Enablement Technologien ist. Mit Content Enablement Tools stellen Unternehmen alle benötigten Assets intelligent in der gewohnten Arbeitsumgebung zur Verfügung und gewährleisten die Nutzung von ausschließlich korrekten und aktuellen Textbausteinen, Vorlagen, Bildern und Metadaten.“

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