Schlechtes Dokumentenmanagement behindert Produktivität

01.01.2020

Eine weltweite Studie von M-Files zeigt, dass 8 von 10 Mitarbeitern bestehende Dokumente erneut erstellen, weil sie sie nicht wiederfinden, und 96 Prozent der Nutzer Schwierigkeiten haben, die neueste Version von Dokumenten zu erkennen.

Ratingen, 28.2.2019 – Der 2019 Intelligent Information Management Benchmark Report (IIM-Benchmark-Report) von M-Files zeichnet ein düsteres Bild vom Status quo des Dokumenten- und Informationsmanagements weltweit. Auch für Deutschland, Österreich und die Schweiz zeigt sich mehr Schatten als Licht. 

Basierend auf einer unabhängigen Umfrage unter mehr als 1.500 Mitarbeitern von Unternehmen und Organisationen auf der ganzen Welt liefert der IIM-Benchmark-Report tiefe Einblicke in die Praktiken und Herausforderungen im Umgang mit Dokumenten und Informationen am Arbeitsplatz.
    

 
Bildergalerie: Ausgewählte Ergebnisse als Infografiken

Wie aus mehreren Datenpunkten im Bericht hervorgeht, kämpfen Unternehmen und Anwender noch immer mit den Grundlagen im Umgang mit Dokumenten oder Dateien:

•    83 Prozent der Befragten weltweit sind gezwungen, bereits bestehende Dokumente erneut zu erstellen, weil diese nicht auffindbar sind.
•    Etwa die Hälfte der Befragten weltweit (45 Prozent) findet die Suche nach Dokumenten und Informationen mühsam und zeitaufwendig. Dabei bilden Österreich und die Schweiz die Schlusslichter unter allen Ländern in der Umfrage (Deutschland 40%, Österreich 54%, Schweiz 57%).
•    96 Prozent aller befragten Mitarbeiter weltweit haben Schwierigkeiten, verlässlich die neueste Version eines Dokuments oder einer Datei zu finden (Deutschland 92%, Österreich 96%, Schweiz 98%).
•    82 Prozent der Befragten weltweit (Deutschland 75%, Österreich 72%, Schweiz 84%) sind überzeugt davon, dass ihre Produktivität durch unzureichende Unterstützung des Informationsmanagements beeinträchtig ist. 

Der 2019 IIM-Benchmark-Report macht die anhaltende Frustration der Mitarbeiter beim Umgang mit Informationen deutlich. Unternehmen müssen bessere, intuitivere Wege zur Verwaltung von Dokumenten beschreiten. Wird dieser Zustand nicht behoben, können die Auswirkungen durchaus dramatisch sein: Die Produktivität sinkt und frustrierte Mitarbeiter verlassen unter Umständen das Unternehmen – beides Auswirkungen, die mit Blick auf den Fachkräftemangel nicht hinnehmbar sind. Zudem ist mit diesem Status quo im Informationsmanagement die verlässliche Einhaltung von Compliance- und Datenschutzauflagen wie beispielsweise der EU-DSGVO kaum effizient möglich.

Der IIM-Benchmark-Report veranschaulicht zudem, dass die Herausforderungen und der Grad der Technologienutzung in den verschiedenen geografischen Regionen sehr unterschiedlich sind: Die Nutzung von Enterprise-Content-Management-Lösungen (ECM) ist weltweit mit durchschnittlich 24 Prozent nach wie vor gering. Dabei sind die Schweiz (33%) und Finnland (32%) führend, während Österreich (22%) und Deutschland (21%) die Schlusslichter bilden.

„Die Studienergebnisse zeigen deutlich, dass sich das Informationsmanagement auch in den Unternehmen des deutschsprachigen Marktes ändern muss. Bedingt durch das exponentielle Wachstum der Informationen im heutigen Geschäftsumfeld gelingt es vielen Unternehmen nicht, ihren Mitarbeitern einen schnellen und einfachen Zugriff auf die benötigten Informationen zu ermöglichen. Die Produktivität leidet und die Mitarbeiter sind zunehmend frustriert. Um dem entgegenzutreten, müssen Unternehmen moderne, intelligente Lösungen zum Informationsmanagement einsetzen, die die Art und Weise, wie sie Informationen verwalten und verarbeiten, drastisch verändern. Dann können sich die Mitarbeiter darauf konzentrieren, mehr Wert für das Unternehmen zu schaffen", ergänzt Dirk Treue, Channel Marketing Manager bei M-Files.

M-Files wird die detaillierten Ergebnisse des Berichts in einer Reihe von Research-Notes und Infografiken veröffentlichen. Interessierte Leser können den gesamten 2019 Intelligent Information Management Benchmark Report in englischer Sprache auch hier anfordern: 
https://go.m-files.com/2019-Intelligent-Information-Management-Benchmark-Report-DE.html?utm_source=bsm-distr&utm_medium=pressrelease&utm_content=intelligent-information-management-benchmark-2019&utm_campaign=de-pr-content-mktg

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de?utm_source=bsm-distr&utm_medium=pressrelease&utm_content=intelligent-information-management-benchmark-2019&utm_campaign=de-pr-content-mktg

Über den 2019 Intelligent Information Management Benchmark Report 

Der Intelligent Information Management Benchmark Report basiert auf einer jährlich von M-Files durchgeführten weltweiten Umfrage zur Beobachtung globaler Trends und Praktiken im Informationsmanagement. Die Umfrage wurde 2018 vom unabhängigen Marktforschungsunternehmen Vanson Bourne durchgeführt, das 1.500 Büromitarbeiter von Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen befragte, um ihre täglichen Herausforderungen und Arbeitsweisen im Umgang mit Dokumenten und Informationen am Arbeitsplatz zu verstehen. Die Organisationen der Befragten waren unterschiedlich groß – von kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) bis hin zu Großunternehmen – und kamen aus einer Vielzahl von Branchen. Es wurden Nutzer in den Ländern Australien, Österreich, Finnland, Frankreich, Deutschland, Neuseeland, Schweden, Schweiz, Großbritannien und den USA und aus einem breiten Spektrum an Geschäftsbereichen befragt.

Spezifische Fragen wurden in vier Hauptbereichen gestellt:

•    Allgemeine Nutzererfahrung im Management von Dokumenten
•    Dokumentenmanagement unterwegs mit mobilen Geräten
•    Informationssilos – unterschiedliche Datenquellen und Ablagen
•    Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI)

Zusammenfassung
Eine weltweite Studie von M-Files zeigt, dass 8 von 10 Mitarbeitern bestehende Dokumente erneut erstellen, weil sie sie nicht wiederfinden, und 96 Prozent der Nutzer Schwierigkeiten haben, die neuste Version von Dokumenten zu erkennen.  

Keywords
2019 Intelligent Information Management Benchmark, intelligentes Informationsmanagement, ECM, Dokumentenmanagement, Studie, Report