Effizientes Dokumentenmanagement im Anlagenbau mit fido und M-Files

05.10.2017

fido führt ECM-Software M-Files bei narz systems ein. Moderne ECM-Software ermöglicht eine transparente 360-Grad-Sicht auf alle digitalen Kunden- und Projektakten sowie Anlagen und steigert die Effizienz im Prozessmanagement.

Rottenburg, 5. Oktober 2017 – fido, das Beratungshaus für Dokumentenmanagement und ECM-Software, gibt bekannt, dass es den mittelständischen Anbieter von Elektro- und Automatisierungslösungen narz systems bei der Umsetzung eines neuen Informations- und Dokumentenmanagements auf der Basis von M-Files beraten hat. 

Einfachheit und Funktionsumfang im Mittelpunkt

Die effiziente Nutzung und Verwaltung aller im Projekt anfallenden Informationen und Unterlagen über den gesamten Lebenszyklus der gelieferten Anlagen ist der Schlüssel zu Qualität und Effizienz im Anlagenbau. Die neue ECM-Software sollte alle Projekt- und Kundenakten sowie weitere Anlageninformationen und andere Dateien verwalten und intuitiv bereitstellen – auch mobil. narz systems aus dem hessischen Herbstein suchte nach einer ECM-Software, die schnell und ohne ein langwieriges Einführungsprojekt einsetzbar ist, auch vom Kunden selbst angepasst und erweitert werden kann sowie ein einfaches Lizenzmodell bietet. „Im Gegensatz zu anderen ECM-Systemen bietet M-Files bereits in der Grundversion eine vollständige Leistungsbreite und ist sehr transparent in der Lizenzierung: Alle Arten von Clients sind bereits enthalten und auch eine Schnittstelle für Integrationen mit Drittsystemen. Nach dem Kauf kommt damit kein Rattenschwanz an überraschenden Folgekosten. Es war verblüffend, wie einfach wir M-Files auf unsere Anforderungen anpassen konnten. fido hat uns dabei in wertvoller Weise als Berater unterstützt“, erläutert Sebastian Narz, Geschäftsführer bei narz systems, die Entscheidung für die ECM-Software M-Files und fido als Beratungspartner.

360-Grad-Sicht auf Anlagen, Projekte und Kunden schafft Wettbewerbsvorteil

Mit fido und der ECM-Software vom Anbieter M-Files konnte narz systems eine einheitliche und einfach zu nutzende Lösung für das Dokumentenmanagement implementieren, die eine 360-Grad-Sicht auf Anlagen, Projekte und Kunden bietet. Alle projektrelevanten Dokumente werden unabhängig vom Format in M-Files abgelegt. Zu diesen Dokumenten gehören neben Pflichtenheften und Angeboten der gesamte Schriftverkehr inklusive E-Mails und auch technische Dokumente wie beispielsweise PDFs von Schaltplänen aus der CAD-Lösung EPLAN. Insbesondere der letzte Aspekt ist interessant, da sich damit alle Nutzer – unabhängig davon, ob sie Zugang zur CAD-Lösung haben – einen Einblick in die technischen Details des Kundenprojektes verschaffen können. Dies gilt insbesondere im mobilen Einsatz bei Kunden vor Ort. So kann schnell das aktuellste Dokument mit einem Smartphone oder jedem anderen mobilen Endgerät eingesehen werden. 
     

ECM-Software schafft 360-Grad-Sicht auf Anlagen, Projekte und Kunden durch die Verbindung von Daten aus dem ERP mit unstrukturierten Dokumenten.

Digitalisierung des Dokumentenmanagements sichert künftiges Wachstum 

Mit dem neuen Dokumentenmanagement hat narz systems eine wichtige Basis für das weitere Wachstum gelegt. Die Projektarbeit kann effizienter erfolgen und es gibt jederzeit Transparenz über die Projekte und zugehörige Informationen. Der Wissenstransfer zwischen den Projekten bzw. Mitarbeitern wird erheblich erleichtert und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beschleunigt. So macht das neue Dokumentenmanagementsystem genau das, was man von guter Software erwartet: Es erleichtert die Arbeit in den Kernprozessen des Unternehmens und schafft neue Möglichkeiten. „Das neue Dokumentenmanagement stellt einen echten Wettbewerbsvorteil für uns dar. Wir sind deutlich effizienter und können durch einfachen Know-how-Transfer zwischen den Projekten gleichzeitig auch bessere Qualität liefern“, zieht Narz ein überaus positives Resümee aus der Einführung. 

„Die Ablage von Projekt- und Kundenunterlagen auf Dateiservern ist nicht mehr zeitgemäß: Mit dem Wachstum des Unternehmens werden diese Ablagen zunehmend intransparent und unsicher. Wer wie narz systems sein Dokumentenmanagement auf eine moderne ECM-Software wie M-Files aufbaut, erschließt damit nicht nur wichtige Qualitäts- und Effizienzpotentiale, sondern schafft damit auch eine solide Basis für die weitere Digitalisierung, wie etwa im Bereich Workflows oder Prozessmanagement“, ergänzt Christopher Schaffert, Leiter Business Solutions & Digitalisierung bei fido.

Einen Überblick über die bei narz systems eingesetzte ECM-Software finden Interessenten unter:
https://www.fido-buerosysteme.de/m-files

Mehr Informationen zu fido und dem Beratungsangebot für Dokumentenmanagement erhalten Sie unter: 
https://www.fido-buerosysteme.de/

Keywords
ECM-Software, Dokumentenmanagement, M-Files, Projektakte, Kundenakte