fido setzt moderne Dokumentenmanagementlösung von M-Files für Pacific um

14.09.2017

Der Racketsport-Hersteller entscheidet sich für Lösung mit Anbindung an SAP Business One auf der Basis von M-Files und den Partner fido. Pacific nutzt damit die Vorteile der Digitalisierung für die Internationalisierung und Prozessoptimierung.

Der Racketsport-Hersteller entscheidet sich für Lösung mit Anbindung an SAP Business One auf der Basis von M-Files. Pacific nutzt damit die Vorteile der Digitalisierung für die Internationalisierung und Prozessoptimierung. 

Der M-Files Partner fido hat für den Racketsport-Hersteller Pacific M-Files EIM eingeführt. Pacific ist seit annähernd 40 Jahren weltweit führender Anbieter für Racketsport-Accessoires und bietet eine breite Produkt- und Servicewelt für die Bereiche Tennis, Badminton und Squash. Mit Standorten in Deutschland und Neuseeland und weltweiten Absatzmärkten muss die IT vor allem der Internationalisierung der Prozesse und Datenhaltung gerecht werden. Dazu gehören beispielsweise Mehrsprachigkeit und Rücksicht auf lokale Gegebenheiten wie Zeichensätze, Währung usw. 

Das Ziel war die schrittweise Digitalisierung aller Dokumente beginnend mit Eingangsrechnungen und anderen Belegen, um kurzfristig zu einer Reduktion und mittelfristig zur Abschaffung der bislang in Papierform gepflegten Archive zu kommen. Pacific erhofft sich von der Digitalisierung deutlich mehr Transparenz und eine zentrale Anlaufstelle, um alle relevanten Dokumente zu einem Kunden/Vorgang abzulegen und zu finden. 

Nach ausführlicher Analyse der Anforderungen und Beratung durch die Spezialisten für Dokumentenmanagement von fido entschied sich Pacific für das Produkt von M-Files. Es erfüllt alle Anforderungen, um dem internationalen Geschäft des Unternehmens Rechnung zu tragen und deckt zudem das breite Spektrum an heterogener Infrastruktur ab, die die Nutzer im Einsatz haben: Windows-Nutzer bevorzugen den M-Files Fat-Client, Mac-Nutzer den Web-Client und der Zugriff über mobile Clients erfolgt über die sehr leistungsfähigen nativen Apps von M-Files für iOS, Android und Windows 10.

Eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg des Projektes war für Pacific außerdem die Anbindung an SAP Business One, das die Synchronisation von Kreditoren, Debitoren und den zugehörigen Adressen auch bei vielen unterschiedlichen Standorten für die Verarbeitung kaufmännischer Belege ermöglicht. Da M-Files bereits vom Grundgedanken her auf die Verwendung von Daten aus Systemen wie SAP als Metadaten zur Strukturierung von Dokumentenbibliotheken ausgelegt ist, war diese Anbindung leicht umsetzbar.
Dokumente können mit verschiedenen Metadaten beschrieben werden. Entsprechende Auswahllisten beispielsweise für Kreditoren werden dabei aus SAP Business One übernommen. Mithilfe dieser Metadaten können alle Dokumente in beliebigen Listen angezeigt, gesucht oder gefiltert werden.

M-Files im Zusammenspiel mit SAP Business One

Das gesamte Projekt konnte von fido sehr schnell und effizient umgesetzt werden. „Die Erfahrung von fido mit Dokumentenmanagement war für uns sehr wertvoll und hat die Projektlaufzeit deutlich verkürzt“, erklärt Roman Fuchs, Leiter Administration & IT-Lösungen bei Pacific. „Bereits in der Folgewoche nach der Beauftragung konnte das Projekt zur Umsetzung starten. Besonders gut hat uns außerdem gefallen, dass alle Key-Anwender bereits in der Planung und Konfiguration aktiv eingebunden und während der Einführungsphase weiter unterstützt wurden.“
 

„Die eingesetzte Dokumentenmanagementlösung schafft die Basis für weiteres Wachstum und neue Funktionen“, ergänzt Christopher Schaffert, Leiter Business Solutions & Digitalisierung bei fido. „Das skalierbare Lizenzmodell von M-Files lässt die Anfangsinvestitionen dabei in einem überschaubaren Rahmen bleiben. Die Integration von strukturierten Daten aus SAP Business One mit den unstrukturierten Dokumentenbeständen hat sich bereits jetzt als deutlicher Erfolgsfaktor herausgestellt.“

Details zu den Dienstleistungen von fido hier: 
https://www.fido-buerosysteme.de/
Weitere Angaben zum Unternehmen Pacific:
http://www.pacific.com/de