DMSFACTORY implementiert M-Files bei Arabesque

30.06.2016

Das Finanzdienstleistungs-Start-Up Arabesque Asset Management organisiert digitale Dokumente und Prozesse mit der Dynamic-Content-Management-Lösung M-Files.

Das Finanzdienstleistungs-Start-up organisiert digitale Dokumente und Prozesse mit der Dynamic-Content-Management-Lösung M-Files.

Als junges Unternehmen setzt die Arabesque Asset Management Ltd alles daran, von Beginn an möglichst alles zu digitalisieren – Rechnungen, Briefe, Kommunikation – und ihren Beschäftigten an beiden Unternehmensstandorten zugänglich zu machen. Die Fonds-Gesellschaft wurde 2011 von Barclays Bank PLC ins Leben gerufen und ist seit 2013 ein unabhängiges Finanzdienstleistungsunternehmen. Das Start-up ist an den Standorten Frankfurt/Main und London mit Niederlassungen vertreten. 

Nach Sichtung mehrerer Wettbewerbsprodukte entschied sich Arabesque für die Software des finnischen Anbieters M-Files. Das M-Files ECM ist komplett in die MS Office Welt integriert, damit arbeiten die Anwender immer in ihrer gewohnten Arbeitsoberfläche. Weiterer wesentlicher Punkt für die Entscheidung für M-Files war dessen einfache Suchfunktion.

Mit M-Files hat Arabesque keine komplexe ECM-Suite eingeführt, sondern eine Lösung, die schnell produktiv einsetzbar und dabei leicht skalierbar ist. Als Gold-Partner von M-Files übernahm die DMSFACTORY die Installation des Systems: Aufgesetzt auf der vorhandenen SQL-Datenbank war das System nach kurzer Zeit einsatzbereit. Gemeinsam bauten Arabesque und DMSFACTORY eine Import-Strecke für Dokumente auf. Nach einer Woche war das System nach Vorarbeiten bereit für den produktiven Betrieb.

Alle neuen und selbsterzeugten Dokumente im Unternehmen legen die Mitarbeiter/innen direkt in M-Files ab. Über die Microsoft Office-Integration zum einen die selbsterstellten Office-Dokumente und zum anderen alle in Papierform eingehenden Schriftstücke durch Digitalisierung. Alle Dokumente können so einem erweiterten Benutzerkreis zugängig gemacht werden – jeweilige Berechtigung zur Nutzung können in M-Files sehr schnell erteilt bzw. eingeschränkt werden.

Nach ihrer Ablage im System können die Beschäftigten nach beliebigen Begriffen suchen und finden sofort das richtige Dokument. Arabesque konnte dadurch auch seine Wirtschaftsprüfung signifikant beschleunigen. Der Wirtschaftsprüfer setzt sich einen Tag an das System und will für seine Arbeit gar keine physischen Rechnungen mehr sehen. Er arbeitet genauso intuitiv mit der Software wie die Kollegen/innen von Arabesque. So werden mit M-Files Dokumente besser verwaltet, gefunden und geteilt.

Die DMSFACTORY GmbH ist ein IT-Lösungsdienstleister für das Gebiet Geschäftsprozessmanagement mit den Schwerpunkten Document Capture, Business Process Management (BPM), Dokumenten-Management (DMS) und Archivierung. Das Portfolio ist branchenneutral und richtet sich an nationale und internationale Unternehmen. 

Mehr Informationen finden Sie in der ausführlichen Case Study