Online-Collaboration inbegriffen Konvergente Netze schaffen Potenziale für Dienstleister

Autor / Redakteur: Ulrich Kemp, T-Systems / Dr. Andreas Bergler

Mit der Konvergenz, also Sprache, Daten und Video über ein IP-Netz zu übertragen, versprechen sich die Unternehmen nicht nur Kosteneinsparungen. Die Entscheider richten ihr Augenmerk zusätzlich auf schnellere Reaktionen sowie eine produktivere Arbeitsweise der Mitarbeiter. Anwendungen und Dienste, die Sprache, Daten und Video integrieren, sind dazu die auserkorenen Mittel.

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Der Duftstoff- und Parfümhersteller Drom Fragrances hat das Einsparpotenzial und den Produktivitätsgewinn im konvergenten Netz für seine Einsatzzwecke entdeckt.
Der Duftstoff- und Parfümhersteller Drom Fragrances hat das Einsparpotenzial und den Produktivitätsgewinn im konvergenten Netz für seine Einsatzzwecke entdeckt.
( Archiv: Vogel Business Media )

Die in den letzten Jahren gefallenen Telefongebühren haben am Sparpolster durch Voice-over-IP (VoIP) gezehrt. Einsparungen lassen sich darüber dennoch erreichen. Sie stecken für die Unternehmen weiterhin in der Administration und im Management nur eines IP-Netzes, statt wie bisher getrennter Sprach- und Datennetze.

Dazu kommt der Vorzug, neue Mitarbeiter oder Mitarbeiter in einer veränderten Funktion beziehungsweise an einem anderen Standort über die Zuordnung lediglich der IP-Adresse in den Kommunikationsverbund aufnehmen zu können. Dieses aufwandarme, schnelle und flexible Einbinden funktioniert für Sprach-, Daten- und Videoteilnehmer gleichermaßen.

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Deutliche Einsparungen über das konvergente Netz sind vor allem dann erreichbar, wenn das Unternehmen einen VoIP-kompetenten Provider mit den Planungs-, Installations- und Betriebsleistungen betraut. Das liegt daran, dass ein Provider sein Fachpersonal für viele Kunden wesentlich effizienter aufbieten und permanent vorhalten kann als ein einzelnes Unternehmen. Das gilt für den kompletten Lifecycle: von der Planung, dem Netzdesign über die Installation bis hin zum Betrieb und zur Wartung.

Dazu kommt auf Provider-Seite der Einsatz von Standard-Infrastrukturen wie MPLS-VPN (Multi-Protocol Label Switching). Sie helfen, mit allgemein verbindlichen Schnittstellen die Kosten für das konvergente Netz weiter zu drücken und gleichzeitig sichere Ende-zu-Ende-Sprach-, -Daten- und Videoflüsse zu etablieren.

Telefonieservices auf Abruf

Darüber hinaus stehen über den Provider als umfassenden Dienstleister weitere Türen offen, um die Kosten nochmals zu senken sowie parallel die Effizienz im konvergenten Netz zu steigern. So müssen in Unternehmen, die zu VoIP migrieren, nicht zwangsläufig IP-fähige Telefonanlagen stehen. Die Telefonieleistungen können auch von extern als Services bezogen werden, beispielsweise im Rahmen von Business VoIP Select.

Dennoch kann das Unternehmen für jeden Arbeitsplatz frei bestimmen, welche persönlichen Telefonfunktionen dort generell bereitstehen sollen. Die Mitarbeiter richten daraufhin unter der Oberfläche des Browsers ihre Nutzerprofile ein und klicken die für sie wichtigen Leistungsmerkmale an. Dabei konfiguriert der eigene Administrator unter der Web-Oberfläche die externen Telefonanlagen so, als stünden sie im Unternehmen.

Dieser externe Bezug von IP- und klassischen Telefonieservices eröffnet nicht nur eine monatliche Abrechnung nach Verbrauch und eine komfortable Telefonie mit vielen Leistungsmerkmalen. Er erspart den Unternehmen auch die Anschaffungs-, Betriebs- und Wartungskosten, die zwangsläufig mit eigenen IP-fähigen Telefonanlagen einhergehen.

Auge in Auge

Selbst Videokonferenzen, flexibel erweiterbar um Funktionen des Online-Collaboration wie Document- und Application-Sharing, White Board und Datei-Transfers, können mittlerweile bei ersten Providern als SVC-Dienste (Seamless Video Collaboration) nach Bedarf abgerufen werden. Er registriert die Teilnehmer und lädt die Software-Clients auf die entfernten PCs oder mobilen Geräte wie Laptops oder Smartphones. Schon sind die SVC-Dienste aktiv. Jeder angemeldete Teilnehmer – ob am PC oder mobil – kann die Konferenz aufsetzen. Für schnelle Konferenzschaltungen werden Teamfunktionen unterstützt.

Das System erkennt automatisch, wo der Teilnehmer sich gerade befindet und baut selbsttätig die Verbindung zum richtigen Endgerät auf. Während der Konferenz können angemeldete Teilnehmer weitere Personen hinzuschalten. Ebenso flexibel können im Rahmen der SVC-Dienste Konferenzschaltungen vom PC auf das mobile Gerät »mitgenommen« werden.

Drom Fragrances

Anwender wie der Duftstoff- und Parfümhersteller Drom Fragrances und das Frankfurter Software-Haus E-Tecture haben das Einsparpotenzial und den Produktivitätsgewinn im konvergenten Netz für ihre Einsatzzwecke entdeckt. Sie schöpfen beide Vorteile sowohl auf infrastruktureller als auch auf Applikationsebene voll aus.

Auf eine eigene Konferenzinstallation im konvergenten Netz baut Drom Fragrances aus Baierbrunn. Die Planung, Installation und den Betrieb dieser Lösung hat der Duftstoff- und Parfümhersteller an T-Systems übertragen. Sie schlägt über MPLS-VPNs die Brücke zwischen den 14 Niederlassungen auf vier Kontinenten. Darüber werden die kombinierten Sprach-/Daten-/Videoströme, die Video-Conferencing einschließlich Online-Collaboration speisen, synchron, sicher und zugleich kostensparend übermittelt. Die bestehenden Access-Router mit ihren Standardschnittstellen, zuständig für den Datenverkehr, konnte der Hersteller auch für die neue Lösung einsetzen.

Dr. Ferdinand Storp, Geschäftsführer von Drom Fragrances, beziffert die Einsparungen durch die Multimediakonferenzen auf 30 Prozent im Vergleich zu den Reisekosten zuvor. Noch wichtiger, so Storp, sei für das Unternehmen der Zeitgewinn. »Wir können dadurch unsere teuren Parfümeure viel produktiver als in der jüngsten Vergangenheit einsetzen.« Im Verlauf 2006 wurden von den 21 »Supernasen« rund 50.000 Düfte über Videokonferenzen komponiert. Die Öle dafür, biologische und chemische Rohstoffe, fließen außer in Parfums in Körper-, Haar- und Gesichtspflegeprodukte, Lufterfrischer, Wasch- und Putzmittel ein. Teil der Konferenzen über Kontinente hinweg sind die Rohstoffformeln. Sie werden von den Parfümeuren online bearbeitet, danach direkt aus der Konferenz heraus an die Produktion übermittelt. »Auch das«, so der Geschäftsführer, »spart uns eine Menge Zeit und trägt unter dem Strich zu mehr Produktivität bei.«

Neben den Konferenzen werden über das konvergente Netz der interne Daten- und Telefonverkehr des Unternehmens übermittelt. Die dafür notwendigen Server-Anbindungen und IP-fähigen Telefonanlagen gehören ebenfalls zum Planungs-, Installations- und Betriebsumfang des Providers. Der interne Telefonverkehr über das IP-Netz spielt dem Duft- und Parfümhersteller zusätzliche Einsparungen ein.

E-Tecture

Im erhöhten Maße ist E-Tecture auf Flexibilität im konvergenten Netz angewiesen. Das Softwarehaus setzt auf Projektteams auf Zeit, deren Mitarbeiter dafür umso besser miteinander kommunizieren müssen. Demzufolge konferieren sie per Videokonferenz und arbeiten, unabhängig von ihrem aktuellen Standort, gemeinsam an der Entwicklung von Programmen. Die Manager des Unternehmens können sich per Notebook und Webcam sogar mobil über Wireless LAN in die Konferenzen der Projektteams einschalten.

»Organisatorische Beweglichkeit ist für uns ein absolutes Muss«, sagt Christian Schwab, Geschäftsführer von E-Tecture. »Die Kollegen müssen sich ad hoc gruppieren, teils in verschiedenen Projektteams parallel arbeiten können.« Die Voraussetzungen dafür hat T-Systems geschaffen.

Das konvergente Netz inklusive der Konferenzen wurde binnen 14 Tagen vom Provider geplant, konzipiert und installiert. Dreh- und Angelpunkt für das gleichzeitige multimediale Arbeiten im Projektteam bildet eine Internet-basierende Octopus CME-Anlage. Schwab: »Die Plattform lässt sich problemlos konfigurieren. Ein Wechsel des Arbeitsplatzes ist dadurch ad hoc möglich. Zusätzlich können wir das System jederzeit erweitern und um neue Funktionen ergänzen.«

Am Standort Karlsruhe kommt das Unternehmen ohne eine solche Anlage aus. Die Verbindungen werden stattdessen aus dem Netz heraus zum richtigen Kommunikationspartner aufgebaut. Diese Verfahrensweise erspart E-Tecture erhebliche Infrastrukturkosten. Zum Lieferumfang gehören IP-Telefone, die XML (eXtensible Mark-up Language) als Austauschformat unterstützen. Darüber können Informationen aus PC-Anwendungen für Telefongespräche verfügbar gemacht werden.

In gleicher Form können solche Informationen mittels Application-Sharing in die Videokonferenzen einfließen. In diesem Fall führen die Mitarbeiter ein Videotelefonat und arbeiten parallel innerhalb eines Bildschirmfensters gemeinschaftlich an einem Dokument, beispielsweise an der neuen Software. Schwab spricht von deutlichen Zeit- und Reisekosten-Einsparungen durch die flexible Art und Weise, nun hautnah in Projektteams auf Zeit zusammenarbeiten zu können.

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