Sharp-Studie

Komplizierte Technik bremst Unternehmen aus

| Autor: Heidemarie Schuster

Komplizierte Technologien können zum Büro-Chaos führen.
Komplizierte Technologien können zum Büro-Chaos führen. (Bild: Sharp Business Systems)

Mit dem digitalen Wandel ziehen auch immer mehr Technologien in Büros ein, die den Arbeitsalltag effizienter gestalten sollen. Doch nicht alle technischen Anwendungen sind auf den ersten Blick verständlich. Dies kann einer Sharp-Studie zufolge Konsequenzen haben.

Eine Studie von Sharp Business Systems und dem Marktforschungsinstitut Censuswide hat ergeben, dass viele Büroangestellte komplizierte Technik meiden oder ihr teilweise sogar einen Defekt andichten, um sie nicht weiter nutzen zu müssen.

Findet beispielsweise eine Konferenz mit Teilnehmern an verschiedenen Standorten statt und Dokumente sowie Bildschirme müssen untereinander geteilt werden, können gerade einmal 26 Prozent der befragten Büroangestellten sich selbst helfen und die Technik beherrschen. Mehr als ein Drittel (35 Prozent) ziehen es vor, das Problem grundsätzlich zu umgehen und die komplizierte Bürotechnik einfach nicht zu nutzen. 40 Prozent der Befragten verwenden lieber eigene Geräte, wie Smartphones oder Laptops im Büro, weil es dabei keiner neuen Einarbeitung bedarf. Und sogar jeder dritte Befragte (37 Prozent) gibt vor, ein Gerät sei defekt, nur, um es nicht weiter verwenden zu müssen.

Informationsaustausch unter Kollegen

Rund die Hälfte aller Befragen (52 Prozent) ist überzeugt, dass sie produktiver arbeiten würden, wenn bessere Technologien zur Verfügung stünden. Weitere 41 Prozent räumen ein, dass sie dem Austausch mit Kollegen anderer Abteilungen mehr Priorität einräumen würden, wären nur die technischen Hürden nicht so hoch. Neben mangelndem Informationsaustausch leidet ganz eindeutig die Produktivität unter dem Technik-Chaos.

„Wenn wir auf den Digitalisierungs-Zug aufspringen wollen, müssen wir drei entscheidende Dinge beachten: Erstens: Auf die Mitarbeiter hören. Wenn Technik nicht sinnvoll und umfassend genutzt wird, ist sie offenbar erklärungsbedürftig. Zweitens: Weiterbildungen anbieten. Gerade in Zeiten der Digitalisierung haben sich die Mitarbeiter einer Vielzahl von neuen Technologien zu stellen. Durch Weiterbildungen und lebenslanges Lernen kann ihnen jedoch die Scheu vor der Nutzung genommen werden. Und drittens: Weniger ist manchmal mehr. Bedienungsanleitungen sollten keine Doktorarbeit sein. Die Technik, die wir jeden Tag im Büro nutzen, muss intuitiv sein und uns den Arbeitsalltag effizienter machen und darf uns nicht zusätzlich einen großen Aufwand bereiten“, so Professor Dr. Sascha Stowasser, Direktor des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft e.V.

„Bestenfalls sind die Technologien des Büroalltags selbsterklärend und es bedarf keiner weiterführenden Erläuterungen oder gar Trainings“, ergänzt Alexander Hermann, Vice President bei Sharp Information Systems Europe. „Lösungen müssen so konzipiert sein, dass die einfache Handhabung durch den Nutzer im Vordergrund steht. Unternehmen können es sich einfach nicht leisten, derart viel produktives Potenzial zu verschenken.“

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