Schritt für Schritt zum erfolgreichen Projekt – Teil 2 IT in der Schule: Vertriebsargumente und Finanzierungsquellen

Redakteur: Jürgen Paukner

Der zweite Teil der Artikelserie befasst sich mit den Besonderheiten des Bildungssektors. Wie müssen Systemhäuser im Unterschied zu Projekten mit Industrieunternehmen vertriebsseitig vorgehen? Und welche Möglichkeiten der Finanzierung eines Schul-IT-Projektes gibt es neben dem staatlichen Budget?

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Schul-IT-Projekte benötigen kompetente Partner. Ingram Micro hat im Mai zusammen mit Partnern ein Pilotprojekt an der Grundschule Poing vorgestellt.
Schul-IT-Projekte benötigen kompetente Partner. Ingram Micro hat im Mai zusammen mit Partnern ein Pilotprojekt an der Grundschule Poing vorgestellt.

3. Der Bildungssektor verlangt spezielle Vertriebsargumente

Bei einem Schul-IT-Projekt treffen zwei sehr unterschiedliche Denkweisen aufeinander: die technologie-begeisterte IT-Welt und das pädagogisch-didaktisch orientierte Bildungswesen. Das Systemhaus muss erst einmal die richtigen Argumente finden, um die beiden Welten zusammenzubringen. Hinzu kommt ein fast jungfräuliches IT-Wissen auf der pädagogischen Seite. Marcus Adä, Vice Präsident Sales bei Ingram Micro, erläutert diesen Aspekt wie folgt: „Nicht selten fehlt auch ganz einfach der Überblick bei Schulen und Schulträgern, was die für ihre Zwecke bestmögliche Lösung sein könnte und wie man die zur Verfügung stehenden Mittel dafür am sinnvollsten investiert. Hier ist das einzelne Systemhaus und sind die Hersteller gefordert, zielgerichtet zu beraten und die Lehrer durch Schulungskonzepte auf den Einsatz neuer Medien vorzubereiten.“

Wie sehen die ersten Schritte eines Fachhändlers aus?

Am Anfang steht immer die Überzeugungsarbeit, doch bei wem? Barbara Weitzel, Vorstand der Rednet AG, hat folgende Erfahrungen in der Praxis gemacht: „Der Schulmarkt ist sehr heterogen. Während in Hessen rund 40 Stellen über die Schul-IT entscheiden, sind es in Bayern über 1.700. Ansprechpartner sind für uns Schulträger, wie zum Beispiel Gemeinden, Schulleitungen und Medienkompetenzzentren. Auch Fördervereine von Schulen spielen eine wichtige Rolle. Jedes Bundesland hat da seine eigene Vorgehensweise.“

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Grundsätzlich ist die zuständige kommunale Behörde als Sachaufwandsträger zuständig für die Umsetzung eines IT-Projekts in einer Schule. In der Praxis sind zudem oftmals bestimmte, auf diesem Gebiet engagierte Personen, sogenannte Multiplikatoren, noch wichtiger für eine Kaufentscheidung. Diese Personen gehören zumeist der Schulleitung, der Gruppe der MINT-Lehrer (Mathematik, Informatik, Naturwissenschaften und Technik) oder der Systembetreuer der Schule an – aber auch eine Mutter oder ein Vater aus dem Elternbeirat könnte als Multiplikator die entscheidende Überzeugungsarbeit leisten. Hier kann Insiderwissen für den Händler Gold wert sein.

Ein offizielles Angebot muss bei der zuständigen kommunalen Behörde abgegeben werden, die konkrete Ausgestaltung und Umsetzung eines Projektes erfolgt vor Ort mit der Schulleitung und den Systembetreuern aus der Lehrerschaft, deshalb sollten diese von Anfang an mit ins Boot geholt werden.

Wer diese Personengruppe für sich und sein Projekt gewinnen kann, hat es später erheblich leichter, wenn die offiziellen Mühlen zu mahlen beginnen. Jutta Gasteiger, Rektorin der Grund- und Mittelschule Großaitingen in Bayern, fasst den Entscheidungsweg im konkreten Falle ihrer Schule wie folgt zusammen: „Grundsätzlich ist die erste Anlaufstelle die Gemeinde. Danach werden von verschiedenen Firmen Angebote eingeholt und mit unseren Systembetreuerinnen besprochen. So wird im Team entwickelt, was wir wollen.“

Lesen Sie auf der nächsten Seite, welche Vertriebsargumente sich in der Praxis bewährt haben.

Welche speziellen Anforderungen hat ein Schul-IT-Projekt?

Ein IT-Projekt für die Schule hat im Unterschied zu Industrieunternehmen folgende speziellen Anforderungen:

  • Technologie ist Mittel zum Zweck: Der didaktische Nutzen und pädagogische Anspruch einer Lösung steht im Mittelpunkt.
  • Alles aus einer Hand: Die Lehrerschaft hat genügend mit ihrem pädagogischen Auftrag zu tun. Ein Lösungskonzept sollte daher einem Rundumsorglos-Paket entsprechen.
  • Baukastenprinzip: Eine komplette Schule mit IT ausstatten zu können, zeugt von Kompetenz. Doch oft ist das Budget der Schule nicht groß genug, deshalb sollte das Lösungskonzept problemlos in kleinere Module aufgeteilt werden können.
  • Einfache Handhabung: An der Schule arbeiten keine IT-Spezialisten. Die Hard- und Software eines Projektes muss besonders leicht verständlich und bedienbar sein, um den Lehrern etwaige Hemmungen vor dem Einsatz im Unterricht zu nehmen.

Welche Vertriebsargumente haben sich in der Praxis bereits bewährt?

Von diesen grundsätzlichen Überlegungen ausgehend, können detaillierte Forderungen an ein Lösungskonzept abgeleitet werden. Im Folgenden einige Beispiele, die sich in der Praxis bewährt haben.

Nichts ist schlimmer für Lehrkräfte als die Vorstellung, dass plötzlich etwas der komplexen unüberschaubaren IT-Welt, die man sich da ins Haus geholt hat, nicht mehr funktioniert. Deshalb ist ein Service- und Wartungsangebot ein Muss für ein Schul-IT-Projekt. Eine schnelle Reaktionszeit des Fachhändlers bei Problemen ist essentiell und sorgt für Beruhigung auf der schulischen Seite. Konzepte zur Ferndiagnose und Fernwartung eines Schulnetzwerkes können hier punkten.

Ebenso ein Muss ist die Absicherung des Schulnetzes nach außen. Web-Filter und Firewall müssen garantieren, dass Schüler zum Beispiel nicht auf gewaltverherrlichende oder pornografische Seiten kommen können. Intern besteht bei den Pädagogen die sicher nicht unbegründete Sorge, dass die Schüler Unfug mit dem PC und Notebook/Netbook treiben können. So sollte das Lösungskonzept einfach zu handhabende (System-) Wiederherstellungsfunktionen enthalten. Rektorin Gasteiger spricht hier aus der Praxis: „Zur Sicherheit werden auch die Grundeinstellungen wiederhergestellt, wenn der PC ausgeschaltet wird. Es ist idiotensicher, aber so muss es ein, sonst wird man seines Lebens nicht mehr froh.“

Einen positiven Eindruck hinterlässt man bei Lehrern und Rektoren, wenn man die Lehr- und Lernprogramme kennt, sie bewerten und begründete Empfehlungen aussprechen kann.

Bei diesen vielfältigen Herausforderungen ist es naheliegend, dass sich Systemhäuser kompetente Partner suchen sollten. Und nicht nur Systemhäuser: Auch Hersteller freuen sich im Bildungsbereich über jede Zusammenarbeit, wie Rainer Siebert, Sales Manager Education für Central Europe bei Adobe Systems, erläutert: „Seit kurzem gibt es bei Ingram Micro ein Education Sales Team, das aktiv die Systemhäuser bei der Erarbeitung von Komplettlösungen für den Bildungsbereich berät. Dies ist zum einen für Adobe eine wertvolle Unterstützung, da neben Software natürlich auch Hardware, Vernetzung und spezielle pädagogische Lösungen von Bildungseinrichtungen angefragt werden. Zum anderen hilft es allen Herstellern, ihre Produkte über eine Komplettlösung aus einer Hand besser zu platzieren.“

Lesen Sie auf der nächsten Seite, welche Finanzierungsquellen neben dem staatlichen Budget bestehen.

4. Finanzierungsquellen eines Schul-IT-Projektes

Das wohl größte Problem bei Schul-IT-Projekten ist die Finanzierung. Neben dem im kommunalen Haushalt vorgesehenen Schuletat gibt es immer wieder zeitlich befristete Förderprogramme auf landes-, bundes- oder EU-Ebene, die speziell auf die Ausstattung von Schulen mit modernen Medien zugeschnitten sind. Diese Mittel reichen jedoch oft nicht aus.

Welche zusätzlichen Finanzierungsquellen gibt es?

Die 2002 erschienene Broschüre „Neue Medien in Schulen“ des Niedersächsischen Städtetages ist zwar etwas in die Jahre gekommen, bringt das Thema Sponsoring aber auf den Punkt. Darin heißt es: Es lohne sich, „am Ort ansässige Firmen anzusprechen, da diese sich insbesondere in kleineren Städten und Gemeinden der eigenen Schule am Ort oft verbunden fühlen“. Hans-Christoph Frommann, Geschäftsführer der Mobile IT Service GmbH, sieht in diesem Bereich auch heute noch einen erheblichen Nachholbedarf: „Bei der Finanzierung wird meiner Meinung nach zu wenig die örtliche Wirtschaft eingebunden. Denn dort, wo man diesen gemeinsamen Weg geht, laufen die Umsetzungen auch schneller an. Allerdings muss aufgepasst werden, dass sich die Politik beziehungsweise der Schulträger dann nicht aus der Verantwortung stiehlt.“

Neben Unternehmen aus der Privatwirtschaft kommen auch Fördervereine, Hochschulen und Stiftungen als potenzielle Geldgeber bzw. Geldbeschaffer in Frage. „Durch Fördervereine in Schulen und Vereine auf kommunaler Ebene kann es gelingen, Eltern und die örtliche Gemeinschaft zu motivieren, die Schulträger durch Spenden für die Computer-Ausstattungen zu unterstützen“, so der Rat des Niedersächsischen Städtetages.

Zum Thema Stiftungen führt die Broschüre „Schulsponsoring heute – Leitfaden für Schulen, Schulträger und Unternehmen“ (12/2010), herausgegeben vom Ministerium für Schule und Weiterbildung des Landes Nordrhein-Westfalen aus: „Rund 17.300 Stiftungen gibt es in Deutschland, davon sind 95 Prozent gemeinnützig. Sie sind in den verschiedensten Themenfeldern aktiv – und natürlich unterstützen viele von ihnen explizit Schulen und schulbezogene Bildungsprojekte. Einen guten Überblick über das deutsche Stiftungswesen, eine thematische und regionale Suche sowie konkrete Ansprechpartner bietet der Deutsche Stiftungsverband (www.stiftungen.org).“ Die zitierte Broschüre gibt einen guten Überblick über die Finanzierungsmöglichkeiten und geht auch auf die rechtlichen Fragen des Schulsponsorings ein. Sie kann kostenlos im Internet heruntergeladen werden.

Lesen Sie auf der nächsten Seite, ob Eltern an der Finanzierung beteiligt werden können und wie wichtig das Thema Leasing ist.

Als „privater Financier“ kommen auch die Eltern ins Spiel. Sie müssen zunächst die Verantwortung für die IT-Ausstattung ihrer Kinder zu Hause übernehmen. Darüber hinaus sind Eltern auch bereit, einen gewissen Beitrag für die schulische Ausstattung beizusteuern. Rund die Hälfte der in der Bildungsstudie „Digitale Medien in der Schule“ der Initiative D21 befragten Lehrer geht davon aus, dass Eltern sich aktiv an den Investitionen für elektronische Hilfsmittel in der Schule beteiligen würden. Während Lehrer in den neuen Bundesländern von durchschnittlich 88 Euro pro Kind und Jahr ausgehen, sind Lehrer in den alten Bundesländern der Ansicht, dass Eltern im Durchschnitt bereit wären, 133 Euro jährlich in die technische Ausstattung ihres Kindes zu investieren. Und Michael Paule, Mitglied der Geschäftsführung der Bissinger Unternehmensgruppe, weist darauf hin, dass eine finanzielle Beteiligung der Eltern ja nichts Neues ist: „Hier gibt es sicherlich unterschiedliche Erfahrungswerte und Entwicklungsstufen in den jeweiligen Bundesländern. Allerdings wird sich wohl jeder unabhängig vom Alter erinnern können, dass Eltern schon immer in Lehrmittel – wie Taschenrechner, Bücher und Geodreieck – investiert haben. Warum soll sich das im Zuge neuer Werkzeuge ändern?“

Das Spenden gebrauchter Geräte sieht man auf schulischer Seite eher kritisch. Der Niedersächsische Städtetag erläutert: „Die Übernahme gebrauchter Geräte entlastet zwar von Investitionskosten, hat jedoch regelmäßig deutlich höhere laufende Kosten zur Folge. Vor einem Einsatz in den Schulen entstehen regelmäßig Kosten für die Überprüfung der Geräte und zusätzliche Hardwareerweiterungen. Im Echteinsatz bringt die größere Fehleranfälligkeit zusätzliche Arbeit und Ärger mit sich.“

Leasing als alternative Finanzierung?

In Anbetracht der angespannten Finanzlage der öffentlichen Haushalte wird auch das Thema Leasing bei der Finanzierung diskutiert. Der vom Bundesministerium für Bildung und Forschung geförderte Verein „Schulen ans Netz“ hat 2005 einen Leitfaden „Finanzierung von Informationstechnik in Schulen“ herausgegeben. Dort heißt es zum Thema Leasing: „Leasing stellt eine gute Möglichkeit dar, die Beschaffung von IT-Systemen mit dem vorgegebenen Budgetrahmen und den technischen Erfordernissen in Einklang zu bringen... Der Anteil von Kommunen am gesamten Leasingvolumen in Deutschland wird allerdings insgesamt auf unter 10% geschätzt. Wichtig zu beachten ist, dass Leasing keine zusätzlichen finanziellen Handlungsspielräume eröffnet, sondern stets nur die Haushaltsbelastung positiv beeinflussen kann.“

Lesen Sie auf der nächsten Seite, ob das Systemhaus bei der Suche nach Finanzierungsquellen helfen soll.

Ob nun Leasing besser sei als ein Direktkauf, könne jedoch nicht pauschal beantwortet werden. Vielmehr müsse jedes einzelne Investitionsvorhaben sorgfältig geprüft werden. Interessant ist, dass der Leitfaden den gängigen Sprachgebrauch von „Vor- und Nachteilen des Leasings“ nicht praxistauglich findet: „Dabei wird bewusst nicht mehr von speziellen Vor- und Nachteilen gesprochen, sondern nur noch von ‚Aspekten‘, denn viele der angesprochenen Gesichtspunkte können im individuellen Einzelfall zum Vor- oder auch zum Nachteil werden. Leider wird diese individuelle Analyse in der Praxis nur sehr selten vorgenommen. Hier existieren allzu oft nur pauschale Aussagen zu Gunsten oder gegen das Leasing.“

Zu diesen sogenannten „Aspekten“ zählen quantitative (monetäre) Faktoren und qualitative Faktoren, die sich nicht in Euro ausdrücken lassen. Als Beispiele dieser Faktoren nennt der Leitfaden:

a) Quantitative (monetäre) Aspekte

- Reduzierung und Festschreibung der Anschaffungs- und Herstellungskosten

- Übernahme von Dienstleistungen, mit der Übernahme von Dienstleistungen können u.U. auch die Folgekosten reduziert werden

b) Qualitative Aspekte

- Nichtbelastung des Vermögenshaushaltes

- Entlastung des Verwaltungsaufwandes

- Beratungsleistungen der Leasinggesellschaft

Soll das Systemhaus bei der Suche nach Finanzierungsmöglichkeiten helfen?

Diese Frage ist – salopp formuliert – mit einem eindeutigen Jein zu beantworten. Zur näheren Erläuterung folgen zwei Statements von Systemhäusern, die seit Jahren erfolgreich im Bildungsmarkt agieren:

Barbara Weitzel, Vorstand der REDNET AG: „Das regeln die Schulen normalerweise intern. Das Geld kommt zum Beispiel aus Bildungspaketen des jeweiligen Bundeslandes oder aus Spenden des Fördervereins.“

Michael Paule, Mitglied der Geschäftsführung der Bissinger Unternehmensgruppe: „Eine auf die jeweilige Situation abgestimmte Finanzierung macht in vielen Fällen die Projekte erst möglich. Hier muss die gesamte Kette über die Hersteller, Distributoren und Systemhäuser zusammenarbeiten, damit flexible Lösungen angeboten werden können.“

Auf den ersten Blick scheinen die Aussagen sich zu widersprechen. Doch betrachtet man die einzelnen Finanzierungsmöglichkeiten, klärt sich dieser Widerspruch auf: Die Finanzierung über öffentliche Förderprogramme ist selbstverständlich Sache des Schulträgers, hier kann ein Systemhaus höchstens seine Kompetenz beweisen, indem es die Programme kennt. Bei der Suche nach Sponsoren – örtliche Firmen oder Hardware-Hersteller und Software-Anbieter – verschafft sich der Händler einen großen Vorteil, der Hilfe anbieten kann. Wichtig: Das Sponsoring im öffentlichen Bereich benötigt Fingerspitzengefühl. Die Schule will nicht als Werbeträger einer Firma „missbraucht“ werden.

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