Die C4B-Software Xphone Virtual Directory sammelt Kontakte von Drittanwendungen zentral Integration verteilter Kontaktdaten in CTI und UCC

Autor / Redakteur: Michael Schreier, Vorstand C4B / Sarah Gandorfer

Aktuelle Kontaktdaten sind das Kapital jeden Unternehmens. Doch oft verteilen sich diese auf unterschiedliche Standorte und Datenbanken oder stehen nur in bestimmten Anwendungen zur Verfügung. Doch es gibt Lösungen für das Problem.

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Michael Schreier, Vorstand Sales & Marketing bei C4B
Michael Schreier, Vorstand Sales & Marketing bei C4B
( Archiv: Vogel Business Media )

Die verteilte Datenhaltung ist heute in Unternehmen und Organisationen nicht die Ausnahme, sondern die Regel. Kontaktdaten befinden sich überall, wie beispielsweise in persönlichen und öffentlichen Outlook-Ordnern, in weiteren Geschäftsanwendungen wie Warenwirtschaftssystemen oder CRM-Lösungen oder zunehmend auch in cloud-basierten Systemen. Dabei liegen die Daten in unterschiedlichen Formaten vor und jedes System hat beispielsweise mit ODBC-, LDAP- oder CSV-Dateien unterschiedliche Schnittstellen für den Zugriff auf diese.

Die meisten UC-Lösungen bieten Mitarbeitern jedoch nur Zugriff auf einen Teil der Kontaktdaten. Die Daten lassen sich daher schwer finden und nur mit hohem Aufwand pflegen. Das führt schnell zu Redundanzen und Inkonsistenzen. Das Zusammenführen des gesamten Datenbestands in ein System bindet wichtige Ressourcen, ist zeitaufwändig, verursacht Mehrkosten oder ist in den meisten Fällen technisch nicht umsetzbar. Administratoren behelfen sich deshalb vereinzelt mit Tools, die den Datenbestand replizieren, was neben der fehlenden Datenaktualität auch einen Verlust der persönlichen Zugriffsberechtigungen zur Folge hat.

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Lesen Sie auf der nächsten Seite die verschiedenen Lösungsmöglichkeiten, um Kontaktdaten aktuell und von überall erreichbar zu halten.

Lösungsansätze zur Datenintegration verteilter Kontaktdaten

Neben der Replizierung der Datenbestände gibt es derzeit kaum Lösungen, die auf alle Originaldaten zugreifen können. Viele Anbieter beschränken sich bei ihren Angeboten auf Insellösungen für einzelne Systeme. Hierbei wird oft der Mobilitätsaspekt, wie zum Beispiel das Homeoffice, nicht berücksichtigt. Gelegentlich versuchen Unternehmen, den Datenzugriff durch Einsatz von Open-Source-Lösungen zu realisieren. Technisch versierte Administratoren greifen hier zum Beispiel auf Produkte wie OpenLDAP zurück, um Kontaktdaten über die Schnittstelle LDAP erreichbar zu machen. Die Einrichtung eines solchen Systems kostet jedoch schnell einige Wochen Aufwand und am Ende kann doch nur auf eine Teilmenge der benötigten Daten zugegriffen werden.

Einen anderen Weg beschreitet der Germeringer CTI- und UC-Spezialist C4B mit der Lösung Xphone Virtual Directory. Diese Middleware wirkt wie eine übergeordnete Datenbank, greift aber tatsächlich direkt auf sämtliche Unternehmenskontakte zu. Sie ermöglicht es, verteilte Kontaktdaten über eine zentrale Schnittstelle als Web-Adressbuch im Intranet oder in Drittsystemen, wie zum Beispiel CTI- oder UC-Lösungen, zu verwenden. Dabei werden sämtliche Originaldatenquellen mit dem Virtual Directory verknüpft und über LDAP-Schnittstellen oder über das mitgelieferte, web-basierte Adressbuch zur Verfügung gestellt. Eine vollständige Replikation des Datenbestands erfolgt dabei nicht.

Sogar persönliche und öffentliche Outlook-Kontakte lassen sich neben Daten aus SQL-Datenbanken, dem Active Directory, Tobit oder Anwendungsdaten der Microsoft-Dynamics-Produkte und anderen Datenquellen integrieren. Anwender haben so stets direkten Echtzeitzugriff auf die aktuellen Adressdaten – ganz gleich, wo sie sich gerade aufhalten. Ein integrierter Suchindex ermöglicht schnelles, flexibles und einfaches Suchen, wie man es zum Beispiel von gängigen Suchmaschinen gewohnt ist. So können Suchanfragen innerhalb von Sekunden durchgeführt werden, ohne die Leistung der Datenquelle zu beeinträchtigen.

Administration und Sicherheit

Auf eine einfache Konfiguration und Administration wurde bei der Entwicklung von Xphone Virtual Directory besonders viel Wert gelegt. Dank vorkonfigurierter Standard-Mappings für die verschiedenen Datenquellen kann der Verzeichnisdienst über die grafische Oberfläche sehr einfach eingerichtet werden. Per drag and drop ist die Administration auch für Nicht-IT-Experten recht einfach. Da sich unterschiedliche LDAP-Mappings – auch SSL-verschlüsselte – parallel anlegen lassen, bleibt der Konfigurationsaufwand für die verschiedenen Anwendungen und Endgeräte minimal.

Die Lösung bietet zudem ein integriertes Sicherheitskonzept: Der Administrator kann festlegen, welcher Anwender auf welche Datenquelle zugreifen kann. Die Berechtigung erfolgt auf Basis des Active-Directory-Nutzers oder auf Sicherheitsgruppen, wenn der Client die Windows-Authentifizierung unterstützt. So ist es beispielsweise möglich, bestimmten Abteilungen den Zugriff auf alle Kontaktinformationen zu erlauben, während für andere Unternehmensbereiche nur ausgewählte Details sichtbar sind.

Lesen Sie auf der nächsten Seite, wie Drittanwendungen eingebunden werden.

Unterstützung von Drittanwendungen

Die Datenbereitstellung mit dem Xphone Virtual Directory passt sich der Umgebung an, so dass die in den Anwendungen hinterlegten Attribute nicht verändert werden müssen. Dadurch ist eine Nutzung aus nahezu allen sinnvollen Anwendungen denkbar. Unterstützt die Telefon- oder Kommunikationsplattform LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), so liefert die Lösung eine für das Display von Systemtelefonen optimierte Ansicht und bereitet die Daten so auf, dass Kontakte direkt angerufen werden können.

Auch die Integration in das firmeneigene Intranet ist durch das web-basierte, eigenständige Adressbuch von Virtual Directory möglich. Dank LDAP kann über alle LDAP-fähigen Anwendungen, wie beispielsweise Unified-Communications- oder CTI-Lösungen, auf Unternehmenskontakte zugegriffen werden. Viele Unternehmen nutzen Microsoft Outlook als Kontaktzentrale. Durch Einsatz von Xphone Virtual Directory können Anwender direkt aus der gewohnten Suchmaske ihres Outlook-Clients in allen angebundenen Unternehmensdaten suchen.

Zugriff auf alle Daten auch für mobile Mitarbeiter

Das Mobiltelefon gehört für Berufstätige heute zur Standardausrüstung und Mitarbeiter sollten stets Zugriff auf alle Kontaktdaten haben – auch wenn sie unterwegs sind. Virtual Directory stellt alle Kontakte im LDAP-Browser des iPhones und anderer Smartphones bereit, ohne die Daten auf dem Endgerät zu speichern. So stehen mobilen Mitarbeitern aktuelle Kontaktdaten jederzeit zur Verfügung und bei Verlust des Gerätes geraten die wertvollen Daten nicht in unbefugte Hände. Einen besonderen Vorteil haben Apple-Mac-Anwender. Mit wenigen Mausklicks integriert sich Xphone Virtual Directory in das Apple-Adressbuch, so dass der Anwender einfach auf alle Unternehmenskontakte zugreifen kann. Aufgrund des offenen LDAP-Standards und der vorkonfigurierten Schnittstellen in der C4B-Software muss der Anwender nichts auf seinem Arbeitsplatz installieren.

Straffere Kommunikationsprozesse

Mit XPhone Virtual Directory erhält der Anwender einen einheitlichen, direkten und schnellen Zugriff auf Kontaktdaten verschiedenster Datenquellen ohne Veränderung der Originalkontakte und mit Standardschnittstellen zu geschäftskritischen Anwendungen und Systemen. Diese Lösung hilft, Kommunikationsprozesse zu straffen und dadurch die Produktivität und die Servicequalität der Mitarbeiter zu erhöhen.

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