Schwächen in IT-Ausschreibungen gefährden Projekterfolg

Tipps für erfolgreiche Teilnahme an Ausschreibungen

04.12.2007 | Redakteur: Katrin Hofmann

Jörg Gruhler, Vorstand und Senior Partner der Xact4u Strategy Consulting AG
Jörg Gruhler, Vorstand und Senior Partner der Xact4u Strategy Consulting AG

Unklar formulierte Ausschreibungstexte für ITK-Dienstleistungen führen nicht selten zu Ärger im Projektgeschäft, so das Ergebnis einer Studie. Welches die häufigsten Stolperfallen sind und wie IT-Dienstleister diese umgehen können, erklärt der Vorstand Jörg Gruhler des Beratungsunternehmens »Xact4u Strategy Consulting«.

Seit Jahren führen Mängel in IT-Auschreibungstexten regelmäßig zu Projektproblemen. Dieses Resümee zieht die Beratungsagentur Xact4u Strategy Consulting aus den Ergebnissen einer von ihr durchgeführten Befragung unter 377 Mittelstands- und Großunternehmen. Demnach ist jede zweite IT-Ausschreibung mangelhaft. Bei einem Drittel der Untersuchungsteilnehmer ist deswegen jedes dritte Projekt in den vergangenen fünf Jahren ins Wanken geraten. Ein Fünftel hatte bei der Hälfte der vergebenen Aufträge mit Unstimmigkeiten zu kämpfen. Jörg Gruhler, der als Vorsitzender der Beratungsfirma Xact4u Strategy Consulting unter anderem Kunden- und Anbieter-Unternehmen zum Thema private und öffentliche Ausschreibungen berät, erläutert in einem Interview mit IT-BUSINESS, worauf Systemhäuser und Reseller beim Umgang mit Vergabetexten achten sollten, um Diskrepanzen mit dem Kunden von vornherein zu vermeiden.

ITB: Lohnt sich die Teilnahme an öffentlichen und privaten Ausschreibungen überhaupt?

Gruhler: Lösungsanbieter und Dienstleister sollten sich in jedem Fall bei den öffentlichen Ausschreibungen engagieren, auch wenn realistisch betrachtet in der Anfangsphase die Chancen eher gering sind. Aber eine regelmäßige Teilnahme schafft die erforderliche Wahrnehmung bei diesen Adressaten. Dies trägt dazu bei, dass man dann irgendwann die zweite Runde einer Ausschreibung erreichen kann und schließlich auch einmal das erste Projekt gewinnt. Das mittelfristige Denken und Stehvermögen sind hier sehr wichtig.

Ein anderes Feld sind die privaten Ausschreibungen. Daran beteiligt sich üblicherweise nur, wer über einen angemessenen Bekanntheitsgrad im Markt oder ein breites Netzwerk an substanziellen Kontakten verfügt. Zudem ist hier der Kreis von Teilnehmern erfahrungsgemäß recht klein. Insofern obliegt es dem Engagement des Anbieters, für die erforderlichen Voraussetzungen zu sorgen, damit er in den Genuss einer Teilnahme kommt.

ITB: An welchen Stellen mangelt es in Ausschreibungstexten am häufigsten?

Gruhler: Zu den typischen Defiziten in Ausschreibungen gehören vor allem unklar definierte Zielsetzungen, Anforderungen und Zeiträume. Je mehr es an der Konkretisierung mangelt, auf welchen strategischen oder operativen Nutzen die geplante Investition abzielt und auf welchem Weg dies erreicht werden soll, desto schwieriger ist zwangsläufig auch die Erstellung von Angeboten. Außerdem müssen die individuellen Besonderheiten des Unternehmens deutlich erkennbar sein. So sollte es jeden Anbieter kritisch stimmen, wenn ihm Prozesse als Anforderungsgrundlage präsentiert werden, die offensichtlich aus einem branchentypischen Standardbaukasten kommen und verbunden sind mit dem Wunsch: Das hätte ich gerne so umgesetzt.

Häufig sind es aber ganz einfach begriffliche Aspekte, die im Rahmen einer Ausschreibung zum Problem werden können. Dies gilt beispielsweise bei einer Softwarebeschaffung für den Begriff »Standard«. Das Verständnis diese Begriffes ist auf Seiten der Auftraggeber und der Anbieter teilweise ein völlig anderes: Der eine spricht davon, dass eine Funktion im Rahmen des Auslieferungszustandes einer Software vorhanden ist und durch einfache Konfiguration aktiviert wird. Die Anbieter definieren »Standard« häufig so, dass ihre Software einen upgrade-fähigen Rahmen für eine bestimmte Funktion bereitstellt, diese Funktion aber durch Programmierung an die Bedürfnisse des Anwenders angepasst werden muss.

Ein weiteres Feld für Stolperfallen bieten auch unklare Rollenverteilung für die Projektplanung und -realisierung zwischen dem Auftraggeber und Anbieter. Es muss stattdessen deutlich beschrieben werden, wer welche Ressourcen einsetzt, wer welche Aufgaben übernimmt oder wie die Entscheidungsstrukturen aussehen.

ITB: Was sind häufige Folgen dieser Stolperfallen im Projektalltag?

Gruhler: Vom Ergebnis her betrachtet heißt dies im Regelfall, dass der erwartete Nutzen nicht erreicht werden kann. Und dies vor allem deshalb, weil es der Projektarbeit an einer klaren Zielorientierung fehlt, die Projektorganisation ineffizient abläuft und unnötigen Mehraufwand erzeugt, durch Mängel in der Koordination Teilaufgaben vergessen werden oder auch emotionale Störungen und Motivationsprobleme im Projektteam entstehen. Am Ende steht dann ein Projekt, das wegen seines mäßigen Erfolgsgrades nirgendwo Begeisterung auslöst, aber dafür teurer wurde und auch länger gedauert hat. Auch wenn sich die eigentlichen Ursachen dafür bereits in der Ausschreibung verbergen: Der Lösungspartner wird für die Ergebnisse mit in die Pflicht genommen. Deshalb sollte er aus Eigeninteresse darauf achten, bei einem Projektauftrag als ersten Schritt die möglichen Unklarheiten in der Ausschreibung zu klären.

ITB: Was sollte der ITK-Dienstleister tun, wenn er solche Unklarheiten in Ausschreibungstexten findet?

Gruhler: Er sollte Fragen stellen, die ihm die notwendige Klarheit verschaffen. Hilfreich ist nach unserer Erfahrung bei Unklarheiten in den Ausschreibungen auch, die Angebote so darzustellen, dass von bestimmten Prämissen ausgegangen wurde. Damit sind klare Bezugsgrößen geschaffen und das Angebot bekommt eine nachvollziehbare Logik, selbst wenn man die Ausschreibung anders als vom Auftraggeber beabsichtigt verstanden hat. Eine Formulierung wie: »Basierend auf der Annahme…« hilft letztlich auch dem ausschreibenden Unternehmen, sein Anforderungsprofil noch einmal kritisch zu beleuchten.

 

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