Anpassung der Arbeitsplatzstruktur Hybrid Offices für die Büroarbeit der Zukunft

Autor / Redakteur: Ari Albertini / Heidemarie Schuster

Die Bürowelt wird eine andere sein, wenn die Pandemie-Einschränkungen dauerhaft zurückgefahren werden. Laut einer Bitkom-Umfrage waren Ende Mai 58 Prozent der Befragten ganz oder teilweise im Homeoffice. Ende Juni läuft die Pflicht der Bundesregierung dazu aus.

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Ende Juni werden viele Bürosngestellte in die Arbeitsstätten zurück kommen.
Ende Juni werden viele Bürosngestellte in die Arbeitsstätten zurück kommen.
(Bild: Halfpoint - stock.adobe.com)

Zum 30 Juni endet die Homeoffice-Pflicht der Bundesregierung. Dann könnten Millionen Angestellte wieder komplett ins Büro geordert werden. Dass es so kommt, erscheint nach dem ungewollten Erfolg des Homeoffices unwahrscheinlich. Denn auch, wenn nicht jeder fürs Homeoffice gemacht ist, so haben die letzten 15 Monate gezeigt, dass es funktioniert. Ja, es gibt Diskussionen um indirekte Kosten, aber von Unternehmen, die pleitegehen, weil ihre Belegschaft nicht im Büro arbeitet, hört man nicht wirklich etwas.

Mit dem Büro zurück auf Los?

Vielen Unternehmen werden wahrscheinlich die Argumente fehlen, wenn in der Belegschaft der Wunsch nach teilweiser Fortsetzung des mobilen Arbeitens entsteht. Aber was ist mit denen, die aus verschiedensten Gründen lieber im Büro arbeiten? Oder auch Angestellte, deren Arbeit einfach nicht von zuhause aus machbar ist? Ein neues Büroumfeld muss alle diese Konstellationen abdecken und ihnen ein ansprechendes Umfeld bieten.

Kein Entweder-oder sondern ein Sowohl-als-auch. Ein Hybrid Office, welches die Vorteile für alle vereint. Wer mag, arbeitet Teile der Woche Zuhause und kommt gezielt ins Büro. Wer lieber die gesamte Woche ins Büro kommt, der ist jederzeit willkommen.

Ein Hybrid Office ist dabei mehr als nur ein physischer Arbeitsplatz. Besonders, wenn der direkte persönliche Kontakt zwischen Kolleg*innen nicht mehr täglich gegeben ist, ist es DER Treffpunkt des Unternehmens. Ein Ort, wo soziale Beziehungen aufgebaut und gepflegt werden und der betriebliche Zusammenhalt gelebt wird - trotz flexibler Arbeitsmodelle.

Neue Raum- und Anwesenheitskonzepte

Dabei gibt es keinen goldenen Weg für Unternehmen, denn die Transformation zum Hybrid Office bedarf der Planung und einer ehrlichen Evaluation von dem, was in der Krisenzeit gut und was nicht so gut geklappt hat.

Ein Ansatzpunkt wären neue Raumkonzepte: Einzelbüros werden zu Meeting-Räumen und Meeting-Räume werden zu Teamarbeitsplätzen. Wenn es nicht absolut notwendig ist, muss so niemand immer alleine sitzen. Gerade, wenn Firmen keine Großraumbüros haben, sollten sie so viele Räume wie möglich zu Mehrarbeitsplätzen für mehrere Abteilungen umwandeln. Eine weitere Möglichkeit hier für Abwechslung zu sorgen, bietet das regelmäßige Durchmischen der Sitzordnung: Keine festen Arbeitsplätze mehr und auch nicht immer nur im gleichen Team zusammensitzen. Das verhindert zu starkes Silo-Denken.

Wer ins Büro kommt, darf dann zum Beispiel nie mehrere Tage hintereinander am gleichen Platz sitzen. Dabei bestimmt die Größe des Unternehmens auch mit, was umsetzbar ist. Gamification-Elemente können das ergänzen. Wer so zum Beispiel in einem halben Jahr durch fünf andere Abteilungen getourt ist, bekommt ein Incentive. Quasi wie eine Stempelkarte beim Kaffeeladen um die Ecke.

Fokus im Büro auf Zusammenarbeit und Zusammenkommen legen

Dezidierte Time-Slots für kleinere Meetings, auch innerhalb der Arbeitszeit, sind eine weitere Möglichkeit, den Austausch zu fördern. Warum nicht mal eine Kaffeepause, in der man auf dem Tablet direkt die Kollegin im Home-Office dazu holt? Oder auch ein Nachmittagstee, bei dem jede Woche eine andere Abteilung etwas über sich erzählt? Je mehr man als Unternehmen in diese Richtung denkt, desto mehr Ideen entstehen. Das hybride Büro ist sehr dynamisch. Deswegen dürfen Dinge nicht nur ausprobiert werden – sie müssen es sogar.

Das Ende von Provisorien bedeuten Chancen für den ITK-Handel

Allerdings braucht ein solches dynamisches Bürokonzept ein gewisses technologisches Fundament. Das beginnt bei den Remote-Arbeitsplätzen an sich. Wenn Unternehmen vermehrt und bewusst hybride Bürostrukturen etablieren, bedeutet das auch eine dauerhafte technische Aufwertung vom Büro zu Hause. Workarounds und Provisorien, wie die Nutzung des privaten Rechners lassen sich dann immer weniger rechtfertigen.

Im Umkehrschluss heißt das, dass Angestellte dann auch für Zuhause die gleiche oder zumindest ähnliche Hardware benötigen wie im Büro. Hier ist also mit einem akuten Bedarf an etwa Monitoren, Laptops, Peripheriegeräten oder auch Druckern zu rechnen. Nicht jeder kann oder möchte ein ganzes Büro in den eigenen vier Wänden integrieren: Besonders kompakte Geräte werden also interessant.

Kommunikation muss schnell und unproblematisch möglich sein

Schließlich fällt besonders in kleineren Unternehmen die Möglichkeit weg, mal eben persönlich bei Kollegen vorbeizuschauen. Im hybriden Büro muss es immer problemlos möglich sein, passend zu kommunizieren. Einige Firmen legen hier fest, wie welcher Kanal zu verwenden ist. Neben Messenger- und Videokonferenz-Lösungen könnte hierbei auch das gute alte Telefon in Form der Cloud-Telefonie mehr Verbreitung finden.

Zu Krisenbeginn hatten viele Firmen zu wenige VPN-Zugänge. Obwohl sich diese Situation teilweise gebessert hat, können zu viele gleichzeitige Zugriffe die Firmen-IT und die Netzwerkkapazitäten belasten. Besonders interessant werden daher cloudbasierte Tools für die Zusammenarbeit, die keine VPN-Verbindung erfordern, etwa Datenräume oder sichere Datentransferlösungen. So lassen sich die Anzahl der benötigten VPN-Verbindungen reduzieren und gleichzeitig die Datensicherheit steigern.

Veränderungen brauchen gezielte Investitionen

Jetzt ist für viele Unternehmen der geeignete Zeitpunkt, die Erfahrungen aus dem bisherigen Provisorium zu nutzen, um ihre Arbeitsplatzstruktur anzupassen und auf die neuen Anforderungen auszurichten. So können alle Stakeholder im Unternehmen davon profitieren. Für Hard- und Software-Anbieter ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, sich auf diese neuen Bedürfnisse einzustellen.

Ari Albertini
ist Revenue Flow Manager sowie Mitglied der Geschäftsleitung des Datentransferspezialisten FTAPI Software GmbH. Nach Stationen in der Wissenschaft und der Projektberatung ist er seit 2015 bei FTAPI. Als Wirtschaftsinformatiker (M.Sc.) und Alumni der TU München verfügt er über mehr als 10 Jahre Erfahrung im Bereich der Strategieentwicklung, IT-Beratung, Software-Development sowie Produktkonzipierungen. Bei FTAPI kümmert er sich zudem um Themen wie agiles Arbeiten und Innovationen und ist regelmäßig als Autor von Fachbeiträgen sowie als Sprecher bei Branchen-Events tätig.

Bildquelle: FTAPI Software GmbH

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