Provision für Reseller Gotomaxx schenkt Unternehmen Signatur für eMail-Rechnungen

Redakteur: Katariina Hoffmann-Remy

Prinzipiell müssten Unternehmen schon seit dem Jahr 2001 dafür sorgen, dass ihre über eMail verschickten Rechnungen rechtssicher signiert sind, so sieht es der Gesetzgeber vor. Tatsächlich aber tun dies nur wenige der kleinen und mittelgroßen Unternehmen. Mit einer Gotomaxx-Lösung können Firmen jetzt damit starten – und sich außerdem kostenlos Rechnungen signieren lassen.

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Via Gotomaxx können Unternehmen kostenlos rechtssicher digitale Rechnungen versenden.
Via Gotomaxx können Unternehmen kostenlos rechtssicher digitale Rechnungen versenden.
( Archiv: Vogel Business Media )

Wer die ordnungsgemäße Signatur seiner Rechnungen anstrebt, muss dazu einen Signatur-Anbieter einschalten, der von der Regulierungsbehörde als sogenanntes Trust Center zertifiziert ist. Zu den drei der größten Trust Center in Deutschland, die eine solche Zertifizierung besitzen und damit Rechnungen signieren dürfen, gehören Sign-Trust, ein Tochterunternehmen der deutschen Post, die Telecom-Tochter T-Systems sowie die Sparkassentochter Deutscher Sparkassenverlag (DSV). Liegt keine digitale Signatur vor, darf der Empfänger einer Rechnung die enthaltene Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer geltend machen.

Manche Firmen, die Rechnungen per eMail zugesandt bekommen haben, drucken diese einfach aus und versehen diese Ausdrucke mit Poststempeln. »Das ist aber im Zweifelsfall nicht gültig«, sagt Corinna Becker, Marketing-Managerin bei Gotomaxx.

Problematisch ist dies, sofern der Wirtschaftprüfer bei der Begutachtung der Jahresbilanz auf digital-korrekte Abwicklung besteht. Laut Corinna Becker, Sprecherin beim PDF-Mail-Anbieter Gotomaxx, sind die meisten Prüfer mittlerweile mit der Abwicklung elektronischer Bilanzen vertraut und fordern dies.

Firmen mit sehr geringem Rechnungsaufkommen tun sich mit der nachträglichen Bereitstellung eines Rechnungs-Originals weniger schwer. Aber was ist mit Firmen, die täglich viele Rechnungen aussenden?

Fortschrittliche Zielgruppe

Die Interessenten für das aktuelle Gotomaxx-Signierungs-Angebots sind »meist eher die Innovativen«, meint Becker: »Das Thema steckt noch in den Kinderschuhen«.

Gotomaxx will daher Appetit machen. Das Unternehmen bieten Kunden an, die gesamte, für die Signierung von Rechnungen erforderliche Prozesskette, mit kostenlosen Gotomaxx-Lösungen abzuwickeln. Die pro Signaturvergabe anfallenden Kosten von üblicherweise 10 bis 15 Cent übernimmt das Unternehmen ebenfalls. Dabei handelt es sich auch nicht um ein zeitlich begrenztes Angebot. Vielmehr kann die kostenlose PDF-Mailer-Version inklusive der Belegkosten, die von Gotomaxx übernommen werden, ohne Zeitlimit genutzt werden. Einzige »Einschränkung«: Eine im Kopf der Rechnung angebrachte werbliche Zeile weist auf den PDF-Mailer von Gotomaxx hin.

Maxx Portal XML

Gotomaxx arbeitet mit dem Trust Center Sign Trust zusammen. Der Rechnungsersteller versendet seine Rechnungsdatei daher per eMail an dieses Unternehmen. Diese vergibt einen sogenannten Hashwert – dabei handelt es sich um einen kurzen Datensatz, der nach Anwendung einer Hashfunktion aus der Datei berechnet wird und die Integrität einer Datei eindeutig belegt. Zurück kommt eine verschlüsselte Signaturdatei. Der Vorgang dauert im Normalfall kaum mehr als eine Sekunde. Die Signaturdatei muss anschließend zusammen mit der Datei archiviert werden. Über das Online-Portal maxxPortal XML kann der Rechnungsempfänger die dort hinterlegte Signatur im Bedarfsfall abrufen.

Bei Zufriedenheit: Premium-Version

Wer mit dem Produkt zufrieden ist und professionell starten will, muss keine großen Beträge investieren. Die günstigste »Premium«-Version des PDF-Mailers kostet 147 Euro. Darin ist der PDF-Druck auf Geschäftspapier enthalten. Hinzu kommen 20 Euro pro Monat Mitgliedsgebühr sowie die anfallenden Belege.

Stellt man diesen Betrag dem bisherigen Portoaufwand, den Kosten für Briefumschläge sowie den mit dem Postversand anfallenden Prozesskosten (Poststellenverteilung, Skontoverlust) gegenüber und macht man dabei einen guten Schnitt, dann sollte man mit der Signaturlösung starten.

Wer die professionelle Variante nutzt, wird zudem von der Werbezeile erlöst und muss seine Kunden nicht mehr wie bei der kostenlosen Variante auf das Gotomaxx-Portal mit dem entsprechende »wo-bin-ich-denn-jetzt-gelandet-Faktor« lotsen, sondern kann die Ansicht des Webportals ganz dem Look and Feel des eigenen Unternehmens anpassen.

Für Kunden mit hohem Belegaufkommen bietet Gotomaxx auch Flatrate-Lösungen an.

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