Mangelhafte Archivierung elektronischer Post hat Konsequenzen Gesetzliche Vorgaben für die eMail-Archivierung

Autor / Redakteur: Rechtsanwalt Max-Lion Keller / Katrin Hofmann

Nach wie vor werden eMails häufig in ihrer rechtlichen Bedeutung unterschätzt. Dies geschieht völlig zu Unrecht, da sie absolut rechtsrelevant sind und für ihre Speicherung zahlreiche Vorschriften gelten. Bei Verletzung der Archivierungspflichten drohen empfindliche Strafen.

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Max-Lion Keller ist Partner der Münchner IT-Recht-Kanzlei. Neben Datenschutz und IT-Security beschäftigt sich der Rechtsanwalt schwerpunktmäßig mit den Themen eCommerce, Software-Lizenzrecht und IT-Vertragsrecht.
Max-Lion Keller ist Partner der Münchner IT-Recht-Kanzlei. Neben Datenschutz und IT-Security beschäftigt sich der Rechtsanwalt schwerpunktmäßig mit den Themen eCommerce, Software-Lizenzrecht und IT-Vertragsrecht.
( Archiv: Vogel Business Media )

Zum Leidwesen der Betroffenen sind die Vorschriften zur Archivierung von eMails nicht einheitlich in einem Gesetz kodifiziert. Vielmehr gibt es eine ganze Reihe von Vorschriften, die sich über diverse Gesetze verteilen. Insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) beinhalten unmittelbare Handlungsverpflichtungen.

Zu erfüllende Pflichten

In Paragraf 238, Absatz 2 des HGB schreibt der Gesetzgeber für einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der abgesendeten »Handelsbriefe« zurückzubehalten beziehungsweise sicher aufzubewahren – sei es in Papierform, als Grafik- oder Textdatei. Da man unter einem Handelsbrief jedes Schreiben versteht, welches »der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts« dient, ist damit auch die gesamte in eMails gehaltene ausgehende Geschäftskorrespondenz betroffen.

Dasselbe gilt für eingehende elektronische Post. Nach Paragraf 257, Absatz 1, Nummer 2 des HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, empfangene Handelsbriefe geordnet aufzubewahren. Die Archivierungspflicht gilt für jeden Kaufmann, für Handelsgesellschaften, eingetragene Genossenschaften sowie juristische Personen nach Paragraf 33 des HGB. Gemäß Paragraf 147 der AO sind neben den Handels- und Geschäftsbriefen auch die gesendeten eMails aufzubewahren, die steuerrechtlich bedeutsam sind.

Welche Strafen bei Nichteinhaltung der Vorschriften drohen, erfahren Sie auf der nächsten Seite.

Eine Verletzung der Pflichten kann empfindliche Konsequenzen haben. Eine vorsätzliche oder fahrlässige Verletzung kann eine Ordnungswidrigkeit im Sinne einer Steuergefährdung gemäß Paragraf 379 der AO darstellen. Im schlimmsten Fall kann die Verletzung der Archivierungspflichten strafbar sein, etwa wenn durch eine unzureichende oder gar manipulative Archivierung eine Firma vorsätzlich die Übersicht über ihren Vermögensstand erschwert mit dem Ziel, Vermögensbestandteile, die im Falle eines möglichen Insolvenzverfahrens zur Insolvenzmasse gehören, beiseite zu schaffen oder gar zu verheimlichen (Paragraf 283 und folgende des Strafgesetzbuches).

Außerdem drohen steuerrechtliche Konsequenzen oder zivilrechtliche Sanktionen in Form von Schadensersatzansprüchen sowie die persönliche Haftung des Vorstands. Dieser kann zur Verantwortung gezogen werden, wenn er Entwicklungen, die ein Risiko für den Betrieb darstellen könnten – wie eine durch Mitarbeiter unterlassene Speicherung relevanter eMails – nicht durch ein Risikomanagement überwacht und durch geeignete Maßnahmen Rechtsverletzungen vorbeugt (Paragraf 91, Absatz 2 und Paragraf 93, Absatz 2 Aktiengesetz).

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