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Blue Jeans Smart Meetings Gegen unproduktive Meetings

Autor / Redakteur: Bernhard Lück / Dipl.-Ing. (FH) Andreas Donner

Blue Jeans Network möchte Unternehmen dabei unterstützen, weniger Zeit mit unproduktiven Meetings zu verschwenden. Dazu bietet Blue Jeans Smart Meetings neue Funktionen wie Video-Zusammenfassungen und Echtzeit-Transkription.

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Mit BlueJeans Smart Meetings können u.a. Meeting-Highlights erfasst und geteilt werden.
Mit BlueJeans Smart Meetings können u.a. Meeting-Highlights erfasst und geteilt werden.
(Bild: BlueJeans)

In Unternehmen werden immer mehr Meetings abgehalten und ein Drittel der Meetings wird als reine Zeitverschwendung angesehen – zu diesem Ergebnis kommt die von Blue Jeans Network durchgeführte Umfrage The Painful Reality of Meetings unter 700 Berufstätigen in den USA. Durch solch unproduktive Meetings kommen, so ein Bericht von Doodle, allein im Jahr 2019 zusätzliche Kosten von über 64 Milliarden Euro auf die deutsche Wirtschaft zu.

Kollaborations-Tools von Blue Jeans wie Smart Meetings zielen darauf ab, die organisatorische Ausrichtung zu verbessern, die Nachbearbeitung zu optimieren und Kapazitäten freizusetzen, um die Effizienz von Meetings zu steigern. Helfen sollen dabei neue Funktionen wie:

  • Erfassen und teilen von Meeting-Highlights,
  • konsistente Zuordnung von Handlungsanweisungen,
  • Meeting-Zusammenfassungen auf Abruf.

Erfassen und teilen von Meeting-Highlights

Der Ansatz von Blue Jeans zur Dokumentation von Meetingprotokollen kombiniert künstliche Intelligenz (KI) mit Crowdsourcing, um die wichtigsten Themen, die während eines Meetings diskutiert wurden, aufzuzeichnen. Dadurch könne jeder Standpunkt erfasst werden. Auch Teilnehmer, die nicht aktiv am Meeting beteiligt oder sogar abwesend waren, könnten im Nachgang zum Meeting-Dialog beitragen.

  • Automatisierte Meeting-Zusammenfassungen: Teilnehmer erhalten automatische E-Mail-Zusammenfassungen, die auf ihre jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittene Highlights und Aktionen enthalten.
  • Download für Offline-Konsum: Transkriptionen, Highlights und Videoinhalte können zur Offline-Ansicht heruntergeladen werden.
  • Mit Abschriften angereicherte Meeting-Notizen: Meeting-Highlights können mit 40 Sekunden Live-Meeting-Transkription ergänzt werden.

Konsistente Zuordnung von Handlungsanweisungen

In-Line-Action-Items sollen dafür sorgen, dass To-dos, die während eines Meetings identifiziert werden, schnell markiert und den Verantwortlichen zugewiesen werden können. Automatische Warnmeldungen und Follow-up-Flags würden die Sichtbarkeit erhöhen und es Unternehmen ermöglichen, eine Kultur der Verantwortlichkeit zu entwickeln.

  • Teilnehmer gesteuerte Priorität-Rankings: Meeting-Teilnehmer haben die Möglichkeit, Gesprächspunkte zu bewerten und kritische Meeting-Momente zu priorisieren.
  • Social Tagging und Benachrichtigungen: Interessengruppen können über relevante Handlungsanweisungen und zugewiesene Verantwortlichkeiten benachrichtigt werden.

Meeting-Zusammenfassungen auf Abruf

Mit BlueJeans Smart Meetings soll es möglich sein, Meetings fernzubleiben, ohne etwas zu verpassen. Unter anderem stehen automatisch erstellte Video-Zusammenfassungen der kritischsten Meeting-Momente bereit. Außerdem ist laut Blue Jeans ein interaktiver Meeting-Hub verfügbar. Dabei handelt es sich um ein persistentes, dynamisches Meeting-Repository mit einem vollständigen Meeting-Register und einem konsolidierten Satz der Meeting-Highlights.

Sicherheit in der Cloud

Blue Jeans zufolge werden alle Meeting-Highlights und Aufnahmen in sicheren Containern in der Cloud gespeichert. Diese Videos sind im verschlüsselt (256 Bit AES) und nur dem Urheber der Aufzeichnung zugänglich. Sie könnten vom Absender der Aufzeichnung unter Verwendung von E-Mail-Adressen über die Web-Benutzeroberfläche freigegeben werden – als verschlüsselter Playback-Stream (128 Bit AES) über den Webbrowser oder als Download auf einen lokalen Medienserver oder ein Speichergerät. Nutzer könnten über eine Web-Benutzeroberfläche ihre Aufnahmen jederzeit von Blue Jeans entfernen.

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