gesponsertDokumentenmanagement und KI Für mehr Sicherheit - KI muss geschult werden

Smart arbeiten – das ist das Ziel vieler Unternehmen in Deutschland. Im Rahmen der digitalen Transformation werden deshalb fortlaufend innovative Lösungen und Dienstleistungen eingeführt. Doch wie rechtssicher sind die neuen Dokumentenmanagement-Lösungen?

Wenn heute von Digitalisierung und Zukunft die Rede ist, fallen auch Schlagwörter wie KI, Smart Factory oder Metaverse. Dabei scheint das Thema Künstliche Intelligenz (KI) für viele Unternehmen oft noch etwas abstrakt zu sein. Dabei verspricht KI mehr Effizienz, Dynamik und den Ausbau neuer Geschäftsmodelle. Bevor jedoch KI im Unternehmen eingeführt werden kann, muss eine Grundlage geschaffen werden: smarte Prozesse dank fortschrittlicher Automatisierungslösungen. Ein wichtiger Katalysator für die umfassende Automatisierung von Geschäftsprozessen ist die elektronische Rechnungsstellung. Die E-Rechnung gilt insbesondere in Kombination mit einem individuellen Druck- und Dokumentenmanagement als Wegbereiter für unternehmensweite Transformationsprozesse und hilft Unternehmen dabei, unter anderem wichtige Bestellungen, Aufträge, Rechnungen oder Lieferdokumente in automatisierter Form zu empfangen und zu verschicken.

E-Rechnung auf Wachstumskurs

Kein Wunder, dass E-Rechnungen weiter auf dem Vormarsch sind. Dies unterstreicht auch die E-Rechnungspflicht, die im Rahmen des Wachstumschancengesetzes noch in diesem Jahr verabschiedet werden könnte. Viele, vor allem größere Unternehmen sind bereits gut vorbereitet. Marktstudien zeigen jedoch, dass insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen Nachholbedarf besteht, sowohl kurzfristig als auch im Laufe des nächsten Jahres. Kleinere Unternehmen stehen oft erst am Anfang dieser Automatisierungsprozesse. International agierende Unternehmen wiederum müssen die unterschiedlichsten nationalen Anforderungen erfüllen. Für alle gilt aber, dass es sich lohnt, denn die E-Rechnung ist ein wichtiger Baustein, um bestehende Büroprozesse zu digitalisieren und insbesondere die Buchhaltung von Routineaufgaben zu entlasten. Dies ist wichtig, da die Grundlage für die Einführung von KI-Lösungen in Unternehmen Lösungen zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben sind.

Eine aktuelle Studie von Ricoh zeigt allerdings auf, dass obwohl der Einsatz von KI-Tools am Arbeitsplatz rapide zunimmt, viele Unternehmen bei der Bereitstellung von Richtlinien und Schulungen für den Einsatz dieser Technologien noch hinterherhinken. Diese Kluft zwischen der Nutzung neuer Technologien durch die Arbeitnehmer und den Bemühungen der Unternehmen, diese zu unterstützen und zu verwalten, entsteht vor dem Hintergrund des wachsenden Interesses der Unternehmen an der Einführung von Automatisierungslösungen. Nur jedes fünfte Unternehmen (18 %) bietet Schulungen zur Nutzung von KI-Tools an. Hier wird eine Chance verpasst: Ohne eine angemessene Anleitung zur Nutzung der Technologie entgehen den Unternehmen jedoch möglicherweise die erhofften Produktivitäts- und Geschäftsvorteile. Weitere Probleme könnten im Zusammenhang mit der falschen oder unbeabsichtigten Nutzung der KI auftreten, wie z. B. die Verbreitung von Fehlinformationen.

Risikomanagement muss ausgebaut werden

Nur 20 Prozent der Unternehmen haben entsprechende Maßnahmen zum Risikomanagement ergriffen, um den sicheren und transparenten Einsatz von KI zu gewährleisten – trotz der damit verbundenen Urheberrechts- und Datenschutzrisiken. Dabei sind 60 Prozent der Befragten davon überzeugt, dass sie mit den entsprechenden Automatisierungstechnologien einen Mehrwert für ihr Unternehmen schaffen könnten. Wiederum 60 Prozent sind jedoch der Meinung, dass sie mehr über die Vorteile dieser Automatisierungstools erfahren müssen, bevor sie sie bei der Arbeit einsetzen. Schulungen und Richtlinien würden die nötige Klarheit schaffen und können die Mitarbeitenden für die Vorteile und Möglichkeiten begeistern, die diese neuen Technologien bieten.

Die aktuelle Ricoh-Studie verdeutlicht, dass Arbeitnehmer von ihren Arbeitgebern nicht ausreichend über die sichere Nutzung von KI informiert werden, obwohl viele von ihnen diese tagtäglich nutzen. Unternehmen sollten sich bewusst werden, dass sie mit den richtigen, auf ihre Bedürfnisse abgestimmten Automatisierungslösungen ihre Abläufe intelligenter, schneller und effizienter gestalten können. KI hat das Potenzial, unsere Arbeitsweise zu revolutionieren, muss aber mit anderen Automatisierungswerkzeugen kombiniert werden. Sobald die grundlegende Prozessautomatisierung angewandt wird, zum Beispiel zur Optimierung sich wiederholender Arbeitsabläufe und Aufgaben, können Unternehmen auf dieser soliden Grundlage aufbauen, indem sie fortschrittlichere KI-Funktionen und -Technologien einbeziehen. Insgesamt müssen Unternehmen besser evaluieren, wie sie ihre Mitarbeiter durch Maßnahmen der Digitalisierung effektiver unterstützen können. Moderne, hybride Arbeitsplätze sowie cloudbasierte Lösungen und automatisierte Workflows machen Unternehmen zu einem attraktiven Arbeitgeber - und das kann im Wettbewerb um Talente entscheidend sein.

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