Enterprise Resource Planning von Microsoft Frische Software macht flexibel

Redakteur: Nico Litzel

Wer im Supermarkt Radieschen in den Einkaufskorb legt, hat es meist mit Gemüse der Pfalzmarkt eG zu tun. Die Genossenschaft kümmert sich nicht nur um die Vermarktung, sondern beispielsweise auch um Leergutverwaltung oder Bestandsführung. Die veraltete IT-Struktur erwies sich dabei als Bremsklotz, da sich neue Anforderungen wie die Rückverfolgung der Waren nur schwer realisieren ließen.

Anbieter zum Thema

Die Pfalz gehört zu den landwirtschaftlich privilegierten Regionen. Oft sind Obst und Gemüse der „Toskana Deutschlands“ zwei bis drei Wochen früher reif als im übrigen Bundesgebiet. Für die Erzeuger ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Ihre Produkte werden zum großen Teil über die Vertriebs- und Vermarktungsgenossenschaft Pfalzmarkt für Obst und Gemüse eG verkauft. Die Aufgabe, Landwirte und Lebensmittelhandel zusammenzubringen, übernimmt der Pfalzmarkt. Die Genossenschaft beliefert Discounter und den Lebensmittelhandel im gesamten Bundesgebiet. Der Exportanteil beläuft sich auf 10 bis 15 Prozent, Tendenz steigend. Im Geschäftsjahr 2005 erwirtschaftete das Unternehmen rund 82 Millionen Euro. Um die jährliche Produktionsmenge von 160 000 Tonnen zu verteilen, verlassen täglich bis zu 250 Lkw die riesigen Lagerhallen. Der Großteil des Geschäfts läuft über vier Tochter- und zwei Beteiligungsgesellschaften.

Veraltete IT-Strukturen

Die gesicherte Marktposition ist für Thomas Schlich, Vorstandssprecher der Pfalzmarkt eG, allerdings kein Grund, sich auf den eigenen Lorbeeren auszuruhen: „Die Vermarktung von Obst und Gemüse ist ein schnelllebiges Geschäft, bei dem sich Marktanforderungen und gesetzliche Vorschriften permanent ändern. Zudem ist der Verbrauch in Europa konstant, so dass Wachstum nur über Verdrängung möglich ist.“ Um den damit verbundenen Preisdruck aufzufangen, setzt die Genossenschaft auf den Einsatz modernster Technik.

Die erforderlichen Strukturen mussten allerdings erst geschaffen werden, denn bis 2003 arbeitete der Pfalzmarkt mit veralteten betriebswirtschaftlichen Anwendungen: Während in der Finanzbuchhaltung Comet im Einsatz war, nutzte man im Bereich der Warenwirtschaft eine Eigenentwicklung. „Beide Systeme waren über eine Schnittstelle miteinander verknüpft, die manuell bedient werden musste. Allerdings gab es keinen Rückgriff von der Finanzbuchhaltung auf die Warenwirtschaft. Dadurch war es nicht möglich, Konsistenzen zu überprüfen“, beurteilt Schlich die damalige Situation. Hinzu kamen verschärfte gesetzliche Anforderungen wie die Rückverfolgbarkeit der Waren, die sich nicht ohne Weiteres umsetzen ließen.

Im Frühjahr 2003 entschloss sich der Pfalzmarkt deshalb zum Systemwechsel. Von der neuen Software hatte man bereits vor der Marktsondierung konkrete Vorstellungen. „Eine kaufmännische Lösung soll die vorhandenen Geschäftsprozesse unterstützen und nicht bremsen“, stellt Schlich klar.

Im speziellen Fall von Pfalzmarkt war das allerdings leichter gesagt als getan, denn die Strukturen der Genossenschaft sind in allen Bereichen komplex. So gibt es gleich mehrere Verkaufsverfahren mit höchst unterschiedlichen Preisfindungskonzepten. Auch im Einkauf dominieren zahlreiche Zu- und Abschläge, die bei der Erzeugerabrechnung zu berücksichtigen sind. Erschwerend kommen Kalkulationsfaktoren wie abweichende Liefermengen, Verpackungsmaterialien oder Leergut hinzu. „Uns war klar, dass es keine Software gab, die all unsere Anforderungen im Standard abdeckte. Umso wichtiger waren uns deshalb Flexibilität und Investitionssicherheit. Wenn Anpassungen schon unvermeidbar waren, wollten wir wenigstens sicherstellen, dass wir die Software möglichst lange nutzen können“, betont Hans-Jörg Friedrich, Projektleiter bei der Pfalzmarkt eG.

Als sich die Genossenschaft 2003 auf die Suche nach der neuen Unternehmenslösung machte, fiel die Wahl fiel auf Microsoft Dynamics NAV. Den Zuschlag für die Implementierung erhielten die Microsoft-Partner B.i.Team Gesellschaft für Softwareberatung mbH und BBO Datentechnik GmbH. Einen Großteil der Zusatzfunktionen steuert die Branchenlösung FreshFIN der BBO Datentechnik GmbH bei. „Beide Softwarehäuser kennen die speziellen Anforderungen des Obst- und Gemüsehandels. Für uns war es wichtig, dass alle Beteiligten die gleiche Sprache sprechen“, begründet Schlich die Entscheidung.

Der Projektplan sah eine mehrstufige Implementierung vor. Den Auftakt machte im Januar 2004 die Finanzbuchhaltung. „Hier war der Anpassungsaufwand gering“, erinnert sich Friedrich. Im April 2004 folgte die Einführung der Warenwirtschaft in den vier Tochtergesellschaften. Zu den wichtigsten Änderungen gehörte die Einbindung der Rohertragskalkulation – eine Nebenrechnung, für die man bisher Microsoft Excel nutzte. „Für unsere Tochtergesellschaften sind die Einheiten – Gewicht, Stück, Kolli – beim Ein- und Verkauf unterschiedlich. Die Rohertragskalkulation berücksichtigt diese Besonderheiten sowie zusätzliche Faktoren wie Verlustabschläge, Leergut oder Transportkosten“, erklärt Friedrich. Mit der Einbindung in Microsoft Dynamics NAV entfalle die manuelle Übernahme der Parameter. Die Kalkulation sei dadurch effizienter und sicherer. Eine andere Programmerweiterung gewährleistet die flexible Beladung der Lkw, denn oft steht die genaue Route und damit der Frachtpreis erst kurz vor der Abfahrt fest. „Jetzt können wir die Beladungsreihenfolge jederzeit ändern, um die Transportkosten zu optimieren“, erläutert Schlich den Zweck der Anpassung.

Integration

Mindestens ebenso wichtig war dem Pfalzmarkt die Integration in die vorhandene Systemumgebung. Schnittstellen existieren beispielsweise zur Versteigerungsuhr, die bei den rückwärts laufenden Auktionen zum Einsatz kommt, zur Qualitätsmanagementsoftware QMG oder zu einer speziellen Software für Ernteprognosen. Zusätzlich sind in der Logistik mobile Erfassungsgeräte im Einsatz, mit deren Hilfe Wareneingänge und Reklamationen erfasst und an Microsoft Dynamics NAV übergeben werden.

Die vier Tochtergesellschaften sind als separate Mandanten auf dem Unternehmensserver angelegt. Der direkte Datenaustausch zwischen den Gesellschaften sorgt dabei für ein effizientes Intercompany-Geschäft. „Die Bestellung einer Vertriebstochter fließt beim Pfalzmarkt als Auftrag in den Geschäftsprozess ein. Dynamics NAV erstellt daraufhin einen Bestellvorschlag und veranlasst den Einkauf bei den Erzeugern“, freut sich Vorstandssprecher Friedrich über die schlanken Arbeitsabläufe. Anfang 2005 hat Microsoft Dynamics NAV das Ruder in der gesamten IT der Genossenschaft übernommen. Vor allem mit Blick auf die weichen Faktoren war der Softwarewechsel für den Pfalzmarkt ein voller Erfolg. „Wir haben gelernt, dass Arbeitsabläufe veränderbar sind. Heute stellen wir unsere Effizienz laufend in Frage und können uns dadurch verbessern“, so Schlich. Die flexible Programmstruktur von Microsoft Dynamics NAV habe den kontinuierlichen Reengineering-Prozess überhaupt erst ermöglicht. „Erst kürzlich verschärfte einer unserer Kunden seine Einkaufsbedingungen. Seitdem muss die EurepGAP-Zertifizierungsnummer auf dem Etikett angebracht sein.“ EurepGAP ist ein privatrechtliches Qualitätssicherungssystem des Einzelhandels. „Mit Dynamics NAV konnten wir die Anforderung mit geringem Aufwand umsetzen. Gleichzeitig gewährleisten Kontrollmechanismen, dass Erzeuger eine aktuelle Zertifizierung nachweisen können“, lobt Friedrich die Flexibilität der Unternehmenssoftware.

Mit Blick auf die internen Geschäftsprozesse hat insbesondere die gestiegene Datentransparenz den Pfalzmarkt einen großen Schritt vorangebracht. „Heute können wir Reklamationen, Liefermengen- und Bestandsdifferenzen schnell überprüfen. Früher haben wir Sachverhalte oft akzeptiert, weil der Vorgang für uns kaum nachvollziehbar war“, verdeutlicht Vorstandssprecher Friedrich die Vorteile einer integrierten Unternehmenssoftware.

Der weitere Ausbau ist beschlossene Sache. Die Erweiterung des Berichtswesens, die Einbindung eines Archivs und der Aufbau einer Mitgliederverwaltung stehen dabei ganz oben auf dem Wunschzettel.

Wissen, was läuft

Täglich die wichtigsten Infos aus dem ITK-Markt

Mit Klick auf „Newsletter abonnieren“ erkläre ich mich mit der Verarbeitung und Nutzung meiner Daten gemäß Einwilligungserklärung (bitte aufklappen für Details) einverstanden und akzeptiere die Nutzungsbedingungen. Weitere Informationen finde ich in unserer Datenschutzerklärung.

Aufklappen für Details zu Ihrer Einwilligung

(ID:2001353)