Tipps von Wirtschaftskanzlei WWS Freelancer einsetzen ohne Folgen

Autor Heidi Schuster

Mit stetig steigenden Personalkosten gewinnt der Einsatz von Freelancern für viele Unternehmen an Bedeutung. Wie Firmen freie Kräfte langfristig engagieren und böse Überraschungen vermeiden, weiß die Wirtschaftskanzlei WWS.

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Um Personalkosten zu sparen, greifen Unternehmen immer öfter aus Freelancer zurück.
Um Personalkosten zu sparen, greifen Unternehmen immer öfter aus Freelancer zurück.
(Bild: Marco2811_Fotolia.com)

Immer mehr Unternehmen forcieren den Einsatz selbstständiger Kräfte, um den Mindestlohn und Sozialabgaben zu umgehen. Die Rentenversicherer haben auf diese Entwicklung reagiert und prüfen den Status selbstständiger Dienstleister besonders kritisch, so WWS. Der Einsatz von Freelancern sollte daher gut geplant werden, betont die Wirtschaftskanzlei aus Mönchengladbach. Sonst stehe schnell der Vorwurf der Scheinselbstständigkeit im Raum.

Sozialversicherungspflichtig?

Bewerten Prüfer Freelancer als sozialversicherungspflichtige Beschäftigte, habe dies fatale Folgen für die Arbeitgeber. Die ursprünglichen Kosten könnten dabei leicht um mehr als die Hälfte ansteigen. Hinzu kommen Bußgelder und strafrechtliche Konsequenzen. Viele Unternehmen wiegen sich laut WWS in trügerischer Sicherheit, doch schnell erfüllen Freelancer die Merkmale eines versicherungspflichtig Beschäftigten.

„Es ist zweitrangig, wie ein Dienst- oder Werkvertrag ausgestaltet ist“, sagt Rebekka De Conno, Rechtsanwältin der WWS. „Maßgeblich sind die tatsächliche Organisation und der Ablauf der Zusammenarbeit.“

Scheinselbstständigkeit

Die Prüfer der Deutschen Rentenversicherung vermuten eine Scheinselbstständigkeit immer dann, wenn Freelancer dauerhaft in den Betriebsablauf eingegliedert sind. Verdächtig ist auch, wenn sie über Ort, Zeit und Art ihrer Tätigkeit nicht frei entscheiden können. Dafür spricht etwa, wenn eine regelmäßige Anwesenheitspflicht besteht und detaillierte Arbeitszeitnachweise erstellt werden. Kritisch ist auch, wenn freie Mitarbeiter die gleichen Arbeiten erbringen wie feste Angestellte oder bei einem Auftraggeber mehr als 80 Prozent des Jahresumsatzes erwirtschaften.

Folgen

Der Einsatz von Scheinselbstständigen kann WWS zufolge für Unternehmen eine immense Kostenfalle werden. Firmen müssen bis zu vier Jahre rückwirkend alle Sozialversicherungsbeiträge sowie die Lohnsteuer abführen – diese sind meist sofort und auf einmal fällig. Für alle Nachzahlungen werden zudem Säumniszuschläge von einem Prozent pro Monat erhoben. Wurden die Abgaben erwiesenermaßen vorsätzlich nicht abgeführt, kann das Finanzamt Firmen für die letzten zehn Jahre in Regress nehmen, die Rentenversicherung sogar für die letzten 30 Jahre.

In besonders schweren Fällen droht ein Strafverfahren, das eine Freiheitsstrafe von maximal fünf Jahren nach sich ziehen kann. Bei Verstößen gegen das Mindestlohngesetz drohen zudem Bußgelder von bis zu 500.000 Euro.

Arbeitsverhältnis kann einklagt werden

Auch zwischen Unternehmen und Freelancer kann es Ärger geben. Scheinselbstständige können vor dem Arbeitsgericht ein Arbeitsverhältnis mit dem Auftraggeber einklagen. Aus dem vermeintlichen Freelancer wird womöglich ein Angestellter mit Anspruch auf Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Kündigungsschutz.

Unternehmen sind gut beraten, sich im Vorfeld einer Zusammenarbeit mit Selbstständigen rechtlich zu schützen. „Firmen sollten mit Freelancern immer einen schriftlichen Rahmenvertrag abschließen“, so De Conno. „Zudem ist es wichtig, vor der ersten Beauftragung den sozialversicherungsrechtlichen Status abzuklären. So ist für Rechtssicherheit gesorgt.“

Den Status von Freelancern prüfen

Unternehmen können den Status von Freelancern prüfen. Ein entsprechender Antrag kann kostenlos bei der Clearing-Stelle der Deutschen Rentenversicherung (DRV) gestellt werden. Das erforderliche Formular steht hier bereit. Die DRV teilt daraufhin mit, welche Informationen und Unterlagen sie für die Prüfung benötigt. Die Entscheidung wird den Beteiligten abschließend schriftlich mitgeteilt.

Bei Bestätigung des Freelancer-Status gilt: „Firmen sollten die ausgefüllten Antragsformulare und den Bescheid zusammen mit den Vertragsunterlagen aufbewahren“, sagt De Conno. „So lässt sich im konkreten Einzelfall immer nachvollziehen, welche Bedingungen für die Statuseinordnung maßgeblich waren.“

Eine von der DRV bestätigte Selbstständigkeit ist kein dauerhafter Freibrief. „Steigt das Auftragsvolumen, kann schleichend ein Beschäftigungsverhältnis entstehen“, warnt De Conno. „Firmen sollten daher die Zusammenarbeit mit Freelancern immer hinterfragen, wenn sich Art und Umfang der Tätigkeit ändern.“

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