Projektschieflagen vermeiden Exakt formulierte IT-Verträge verringern Kostenrisiken

Autor / Redakteur: Rechtsanwalt Jürgen Beckers / Katrin Hofmann

Häufige Folgen von Fehlern bei der Vertragsgestaltung sind ausufernde Zusatzkosten, Projektschieflagen und zeitraubende Konflikte mit dem Kunden. Um das zu vermeiden, müssen Anbieter und Auftraggeber ihre Erwartungen genau im Vertrag dokumentieren.

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Bei IT-Verträgen handelt es sich um komplexe Gebilde, die geschäftliche Interessen der Systemhäuser mit denen der Anwenderfirmen in Einklang bringen müssen. Weder das Bürgerliche Gesetzbuch noch das Handelsgesetzbuche enthalten dazu spezielle Vorschriften. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Rechte und Pflichten im Vertrag genau spezifiziert werden, um Auseinandersetzungen im Nachhinein zu vermeiden.

Die Besonderheit von IT-Verträgen wird bereits anhand der Produktbeschreibung deutlich. Während es bei Serienprodukten wie Autos ausreicht, die Typenbezeichnung in den Kaufvertrag aufzunehmen, ist das im IT-Sektor unzureichend. Bei einer ERP-Software sagt die Bezeichnung im Lizenzvertrag allein nichts darüber aus, welche Funktionen der Käufer erwarten kann.

Die Funktionen sollten im Vertrag detailliert beschrieben werden. Andernfalls könnte es sein, dass gewünschte Funktionen nur gegen Aufpreis realisiert werden können. Sollte der Vertrag keine Angaben zum nötigen Hardwarekonzept enthalten, es wegen des anfallenden Datenvolumens aber notwendig werden, dass die Hardware aufgerüstet werden muss, trägt die daraus resultierenden Zusatzkosten mangels entsprechender Vereinbarungen der Auftraggeber.

Folgekosten können auch nach erfolgreicher Implementierung auftreten, beispielsweise bei einem Releasewechsel. Aber was passiert, wenn der Kunde individuelle Zusatzfunktionen programmieren lässt, die mit dem neu gelieferten Release nicht kompatibel sind? Taucht ein Problem mit der Standardsoftware auf, muss der Kunde das hinnehmen oder Entwicklungsaufwand bezahlen, damit die Zusatzfunktionen auch auf dem neuen Release-Stand vorhanden sind. Beinhaltet der IT-Vertrag jedoch die Aufwärtskompatibilität von Individualanpassungen, muss das Systemhaus den nötigen zusätzlichen Entwicklungsaufwand leisten, darf ihn aber nicht berechnen.

Stolperfalle Nutzungsrechte

Auch im Abfassen von Nutzungsrechten in IT-Verträgen verbergen sich Fallstricke. Die Standard-Nutzungsbedingungen der Softwareanbieter sehen meist vor, dass die Software nur durch Mitarbeiter des Käufers (Lizenznehmers), nicht durch Mitarbeiter von Tochtergesellschaften genutzt werden darf. Wächst das Kundenunternehmen nach Vertragsabschluss, zum Beispiel durch den Erwerb von Tochtergesellschaften, sind deren Mitarbeiter erst zur Nutzung berechtigt, wenn der Lizenznehmer für sie eine Lizenz kauft. Die Praxis zeigt aber immer wieder, dass Kunden von solchen zusätzlichen Lizenzkosten überrascht werden. Hier ist es ratsam, sich bereit in den Vertragsverhandlungen über Nutzungsrechte künftiger Tochterfirmen zu unterhalten.

Die aufgeführten Aspekte zeigen, dass in IT-Verträgen versteckte Kostentreiber enthalten sein können und die Verhandlung der Verträge mehr als nur den gesunden Menschenverstand voraussetzt, nämlich juristisches, kaufmännisches und technisches Know-how erfordert. Diese unterschiedlichen Facetten müssen miteinander in Einklang und in eine vernünftige Vertragsform gebracht werden. Erst wenn alle Aspekte, die Konfliktpotenzial in sich bergen, bei den Vertragsverhandlungen beachtet wurden, ist das Investitionsrisiko kalkulierbar.

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