Informationsreich aber papierlos – die Cisco-Expo als Trendsetter? Ein enormes Umweltengagement und RFID machen die Cisco-Expo 2008 zum ersten Kongress ohne Papier

Redakteur: Dipl.-Ing. (FH) Andreas Donner

Rund 70 Kubikmeter Papier brachten Cisco und seine Partner im vergangenen Jahr mit zur jährlichen Expo. Und vieles davon füllte, wie bei Messen und Kongressen üblich, bereits kurz nach dem Verteilen die Papierkörbe. Um eine derartige Verschwendung zu verhindern und so Ressourcen und die Umwelt zu schonen, verzichtete Cisco auf der diesjährigen Expo komplett auf den Einsatz von Papier – mit großem Erfolg, aber auch begleitet von Kritik.

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RFID-Technik war die Basis für eine vollständig papierlose Cisco Expo 2008.
RFID-Technik war die Basis für eine vollständig papierlose Cisco Expo 2008.
( Archiv: Vogel Business Media )

„Papierlose Events wie die Cisco Expo sind ein Zukunftsmodell mit Potenzial. Wir haben den Kunden unsere Dokumente komplett elektronisch zur Verfügung gestellt und konnten so Kosteneinsparungen für Druck und Logistik von Informationsmaterial realisieren“, fasst Sabine Hillenbach, Business Unit Manager Networking bei Computacenter, ihre Eindrücke vom weltweit ersten komplett ohne Papier durchgeführten Kongress zusammen.

Doch die bloße Kostenreduktion durch Einsparungen bei nicht produziertem Informationsmaterial war nur ein Aspekt, der Cisco bewogen hat, seine Hausmesse „Cisco-Expo“ in diesem Jahr erstmals komplett ohne den Einsatz von Papier auszurichten. Bei einer Veranstaltung in der Größe der Cisco-Expo fällt normalerweise ein Papierberg von rund 70 Kubikmetern an, bilanziert der Veranstalter und ergänzt, dass vieles davon, wenn nicht sogar das Meiste, bereits kurz nach der Aushändigung an den Besucher im Papierkorb landet. Im Einzelfall zu unspezifisch und insgesamt zu breit gestreut seien die gedruckten Infomaterialien. Außerdem will der Besucher auch nur wirklich das den ganzen Tag mit sicher herumschleppen, was er wirklich braucht. Der Rest wird eben kurzerhand entsorgt.

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Diese Verschwendung und die damit einhergehende unnötige Ausbeutung der Natur und Belastung der Umwelt wollte Cisco nicht länger hinnehmen und machte sich im Rahmen seines unternehmensweiten enormen Umweltengagements für eine papierlose Expo stark.

Durchdachte Informationsbereitstellung

War bei herkömmlichen Veranstaltungen jeder Aussteller für seine eigenen Infomaterialien selbst verantwortlich, verlangte die papierlose Expo hier eine frühzeitige und intensive Abstimmung aller Teilnehmer. Denn erstens mussten alle Partner erst einmal von der Papierlos-Idee überzeugt werden. Und zweitens galt es, alle Infomaterialien in eine einheitliche Form zu überführen, für eine elektronische Bereitstellung zu überarbeiten und zu indizieren sowie in das moderne Informationssystem einzuspielen.

Aber auch die Besucherführung musste ganz ohne ausgedruckte Agenda, Raumpläne und Session-Lists komplett überdacht und neu konzeptioniert werden. Zudem war ein einheitliches Lead-Management und eine elektronische Feedback-Möglichkeit für die Besucher zu entwickeln.

Diese Aufgabe griff Cisco gemeinsam mit dem Guest-Management-Spezialisten Chips at Work auf. Gemeinsam entwickelte man ein Konzept, das den Teilnehmer der Expo alle Informationen und Services elektronisch zugänglich machte. Die Grundlage dafür bildete ein interaktives Informationssystem auf Basis intelligenter RFID-Technologie (Radio Frequency Identifikation).

In die scheckkartengroßen elektronischen Namensschilder für die Expo-Besucher wurde ein individuell programmierter RFID-Transponder integriert, mit dem sich die Besucher der Expo an über 120 Terminals identifizieren konnten. An den fast 40 stationären Informationsterminals beispielsweise konnten Besucher so auf Standortpläne zugreifen, ihre individuell gebuchten Breakout Sessions anzeigen lassen oder Umbuchungen durchführen. Außerdem konnten sich identifizierte Besucher über das moderne System die Unterlagen zu den Keynotes und Breakout Sessions gezielt zusammenstellen und direkt in ihr elektronisches Postfach schicken lassen. Auch die Beurteilung der Veranstaltung war auf diesem Wege möglich.

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Visitenkarte ade?

Neben der reinen Besucherführung und -information war aber auch der gesamte Besucher/Aussteller-Kontakt im Messebereich der Expo auf die RFID-Technik ausgelegt. Sowohl für die Identifikation gegenüber und den Informationsaustausch mit den ausstellenden Partnern repräsentierte RFID die Basistechnik. So übermittelten interessierte Besucher ihre persönlichen Daten über den Scan ihres RFID-Badges ganz ohne die sonst obligatorische Aushändigung der Visitenkarte an den Aussteller. Nach einem Gespräch konnten Interessenten dann ebenfalls über das intelligente System die von ihnen individuell benötigten Unterlagen ganz bequem am Bildschirm auswählen und bestellen. Geliefert wurde das Material dann entweder direkt per E-Mail oder als Download-Auswahl im für jeden Besucher individuell eingerichteten Bereich auf der Cisco-Expo-Homepage.

„Der innovative Einsatz von RFID-Technik war der Schlüssel zu einer papierlosen Expo,“ erklärt Werner Schiffer, Geschäftsführer von Chips at Work. „RFID ermöglichte es uns, den gesamten Informationsbedarf von Besuchern und Ausstellern ausschließlich elektronisch zu bedienen.“ Doch nicht immer hat alles so perfekt geklappt wie geplant. Und so resümiert Sabine Hillenbach von Computacenter beispielsweise, dass „die elektronische Aufnahme der Leads auf der Cisco Expo zwar ein guter Ansatz war, die Erfahrung aber gezeigt hat, dass es einfacher ist, mit Kunden ins Gespräch zu kommen, wenn man deren Daten und Interessen einzeln abfragen kann. Letztendlich wurden in vielen Fällen also doch wieder Visitenkarten ausgetauscht“.

Ganz ähnliche positive und negative Erfahrungen hat man auch bei ASC Telecom gemacht. Im Interview mit IT-BUSINESS schildern Harald Zapp, CEO von ASC Telecom, und Stephan Bieber, Sales Manager bei ASC, ihre Eindrücke von der ersten Cisco Expo ohne Papier.

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IT-BUSINESS fragt nach: Papierloser Kongress – ein Zukunftsmodell?

IT-BUSINESS, gemeinsam mit IP-Insider exklusiver Medienpartner der Cisco-Expo, war mit einem eigenen Redaktionsteam während der gesamten Veranstaltung vor Ort und sammelte zahlreiche Eindrücke rund um das papierlose Konzept sowohl von Besuchern als auch Ausstellern. Mehr oder weniger unisono wurde das vollkommen neue Konzept von Ausstellern wie Besuchern gelobt. Aber auch bei den kritisierten Punkten herrschte weitestgehend Einigkeit. Fast schon exemplarisch lesen sich diesbezüglich die Antworten vom Cisco-Partner und Aussteller ASC Telecom, den IT-BUSINESS nach der Expo befragt hat:

IT-BUSINESS: Herr Zapp, haben Sie gedruckte Unterlagen auf der Cisco Expo vermisst?

Zapp: Ja und Nein. Wir sind es ja von jeher gewohnt, Informationen anfassen und mitnehmen zu können, um sie gewissermaßen physisch in Besitz zu nehmen. Wie alle innovativen Geschäftsmodelle verlangt auch „Information on Demand“ veränderte Erwartungs- und Verhaltensmuster, erst recht auf einem so großen Event wie die Cisco Expo mit mehr als 3.000 Besuchern.

IT-BUSINESS: Hat der papierlose Netzwerkgipfel so reibungslos geklappt, wie Sie sich das vorgestellt haben?

Bieber: Nicht ganz. Zwar liegen die Vorteile zentralisierter Datenhaltung und elektronischer Dokumentenbestellung auf der Hand. Doch mit der technischen Umsetzung haperte es in Berlin noch an einigen Stellen. Als Partner fehlten uns zum Beispiel ausreichend Möglichkeiten, Informationen schnell genug anzubieten. Auch das RFID-System funktionierte nicht hundertprozentig, was den Zugang der Teilnehmer zu personalisierten Dokumentenfächern erschwerte. Aber das sind nur Kinderkrankheiten – die Idee an sich hat uns sofort überzeugt. Schließlich saßen wir bei Vorjahres-Expo noch auf Bergen von Flyern und Broschüren, die wir vielen Besuchern nachsenden mussten, da verständlicherweise kaum jemand Lust hat, stapelweise Papier auf einem Kongress hin- und herzuschleppen.

IT-BUSINESS: War die papierlose Cisco Expo ein einmaliger Testfall?

Zapp: Bestimmt nicht. Denn außer gestiegenem Besucher-Komfort und mehr Effizienz für Partner vor und während des Events geht es nicht zuletzt auch um Ressourcenschonung. Immerhin wurden enorme Papiermengen und entsprechend viel CO2 für Herstellung und Transport eingespart. Trotz mancher Startschwierigkeit. „Information on Demand“ ist definitiv ein Zukunftsmodell, auch für andere Messen und Kongresse.

IT-BUSINESS: Herr Zapp, Herr Bieber, herzlichen Dank für das Gespräch.

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