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Anforderungen für ein rechtssicheres Mail-Archiv

E-Mail-Archivierung: Mehr als nur Compliance

04.01.2011 | Autor / Redakteur: von Dirk O. Wolbeck, GFI / Andreas Bergler

Eine strukturierte E-Mail-Archivierung empfiehlt sich nicht nur aufgrund von Compliance-Aspekten.
Eine strukturierte E-Mail-Archivierung empfiehlt sich nicht nur aufgrund von Compliance-Aspekten.

Compliance und Rechtssicherheit sind in vielen Unternehmen treibende Faktoren bei Überlegungen zur E-Mail-Archivierung. Dabei gibt deutlich gewichtigere Gründe für eine Archivierung des elektronischen Schriftverkehrs.

Es ist ein weit verbreitetes Missverständnis, dass die manipulationssichere Archivierung des gesamten E-Mail-Verkehrs zwingend erforderlich sei, um den Anforderungen des Handels- und Steuerrechts zu genügen. Richtig ist dabei natürlich, dass eine geordnete Aufbewahrung relevanter Unterlagen gefordert wird – hier die Handelsbücher, Handelsbriefe und Buchungsbelege, dort alle steuerlich relevanten Unterlagen. Etliche E-Mails sind Handelsbriefe im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB), und viele enthalten auch steuerrelevante Inhalte. Für solche Mails existieren also in jedem Falle Aufbewahrungspflichten. Allerdings schreibt etwa das HGB keine elektronische Archivierung vor, im Gegenteil: § 257 (3) erlaubt ausdrücklich auch die Aufbewahrung in Form von Ausdrucken. Dass dies in vielen Fällen nicht praktikabel und unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten eher kontraproduktiv ist, steht auf einem anderen Blatt.

Unterschiedliche Vorgaben

Anders sieht es im Bereich des Steuerrechts aus. Hier ergibt sich eine Pflicht zur elektronischen Archivierung auch für E-Mails aus § 147 AO sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen(GDPdU). Gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) muss hier zudem die Unveränderbarkeit des Datenbestandes gewährleistet sein. Diese Pflichten beziehen sich jedoch ausschließlich auf E-Mails mit steuerlich relevanten Inhalten, mithin nur auf einen meist kleinen Anteil am gesamten E-Mail-Verkehr.

Eine unveränderliche Archivierung aller E-Mails ist vom Unternehmer also nicht gefordert – mehr noch, sie würde ihn in Konflikt mit anderen gesetzlichen Regelungen wie dem Bundesdatenschutzgesetz bringen. So dürfen beispielsweise Personaldaten nur so lange aufbewahrt werden, wie es für berechtigte Verwendungszwecke notwendig erscheint – etwa zur Abwendung von Rechtsansprüchen des ehemaligen Mitarbeiters. Auch Bewerbungsunterlagen dürfen ausschließlich im Rahmen des laufenden Bewerbungsverfahrens verwendet werden und sind nach Abschluss des Verfahrens zu löschen. Nur Daten, die gegebenenfalls zur Abwehr von Ansprüchen wegen Verletzung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes dienen, dürfen bis zum Ablauf der Verjährungsfrist solcher Ansprüche aufbewahrt werden. Eine komplette per E-Mail eingegangene Bewerbung unveränderlich zu archivieren, ist dagegen unter Compliance-Aspekten kontraproduktiv.

Die rechtlich in der IT zu beachtenden Vorschriften nehmen zu. Die Ausbildung eines Mitarbeiters zum IT-Compliance-Manager hilft Unternehmen, auch bei komplexen Themen wie Risikomanagement oder Datenschutz und -management den Überblick zu behalten.

Vorteile nutzen

Wenngleich das deutsche Recht also keinesfalls die Archivierung des gesamten E-Mail-Verkehrs erfordert, gibt es dennoch genügend andere Gründe, dies zu tun. Eine flexible Archivierungslösung kann den Mailserver erheblich entlasten und die Administratoren vom Management umfangreicher PST-Dateien befreien. Die Wiederherstellung verlorener Mails wird erleichtert, und im Falle von Rechtsstreitigkeiten sind beweiskräftige E-Mails jederzeit verfügbar. Allerdings ist es wegen der teilweise konfliktierenden rechtlichen Anforderungen wichtig, bei der Auswahl einer Archivierungslösung auf sehr flexibel gestaltbare Retention Policies zu achten.

 

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