Channel Fokus: Drucker & Managed Print Services Drucken und MPS in Zeiten des Homeoffice

Autor Klaus Länger

Das Jahr 2020 hat auch die Drucker- und Managed-Print-Services-Branche gründlich durcheinandergewirbelt. Plötzlich standen Drucksysteme in Firmen ungenutzt herum, während gleichzeitig kleine Drucker für das Homeoffice gefragt waren. Der Trend wird anhalten.

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Etliche Hersteller bringen spezielle Multifunktionsgeräte für das Homeoffice auf den Markt, die kompakte Abmessungen und Remote-Management vereinen.
Etliche Hersteller bringen spezielle Multifunktionsgeräte für das Homeoffice auf den Markt, die kompakte Abmessungen und Remote-Management vereinen.
(Bild: New Africa – stock.adobe.com)

Vom papierlosen Büro sind wir zwar immer noch meilenweit entfernt, aber der weltweite Verkauf von Druckern ist schon seit Jahren rückläufig. Die Branche hat darauf reagiert und sieht selbst Drucker und vor allem Multifunktionssysteme nur noch als einen Teil eines größtenteils digitalen Dokumenten-Workflows. Und für diesen wollen Hersteller und Channel den Kunden die passenden Werkzeuge liefern, gerne als Service. Denn die meisten MPS-Anbieter haben längst erkannt, dass sie sich nicht mehr nur auf die Lieferung von Verbrauchsmaterialien und die Wartung der Geräte beschränken können, wenn sie im Geschäft bleiben wollen.

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Partnerstimme

Gerhard Brosig, Abteilungsleiter Managed Print Services, MR Datentechnik.
Gerhard Brosig, Abteilungsleiter Managed Print Services, MR Datentechnik.
( Bild: MR Datentechnik )

Der Weg in die Digitalisierung ist so einfach wie er komplex ist. Eine gute Beratung und ein guter Service sind notwendig, um die Folgekosten gering zu halten und Fehlinvestitionen zu vermeiden. Diese Leistung ist wichtig und wir erbringen sie gerne. Unsere Kunden sollten bereit sein, hierfür im Vorfeld sinnvoll zu investieren, damit sich eine deutliche Kostenreduzierung im Nachgang ergibt und betriebliche Prozesse so effizient wie möglich abgebildet werden können.

Die Covid-19-Pandemie hat viele Arbeitgeber dazu bewogen, einen möglichst großen Teil der Mitarbeiter aus den Büros ins Homeoffice zu schicken. Hier waren die Unternehmen im Vorteil, die bereits Abläufe für die digitale Verarbeitung von Dokumenten etabliert hatten. Hier reicht es, wenn die Poststelle besetzt ist, die ankommende Briefe oder andere Drucksachen digitalisiert, zuordnet und dann für eine digitale Weiterverarbeitung speichert, die auch vom Homeoffice aus möglich ist. Firmen, die noch nicht so weit sind, waren dagegen gezwungen, entweder entsprechende Verfahren in Windeseile einzuführen, was schwierig ist, oder die Angestellten im Heimbüro mit Multifunktionsgeräten auszurüsten. Geräte für größere Arbeitsgruppen wurden dagegen weniger nachgefragt, da sie in leeren Büros gestanden hätten.

Der weltweite Markt für Drucker und ­MFPs ist daher laut IDC im ersten Quartal 2020 um 7,5 Prozent und im zweiten Quartal 2020 um 10,2 Prozent zurückgegangen. Im dritten Quartal des Jahres hat sich der Absatz mit einem Plus von 8,6 Prozent wieder ein Stück weit erholt, so die Marktforscher. Im deutschen Markt ist diese Aufwärtsbewegung laut einer weiteren IDC-Studie allerdings noch nicht angekommen.

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Deutscher Druckermarkt noch im Minus

Der Druckermarkt entwickelt sich laut IDC in Deutschland anders, als in den anderen westeuropäischen Staaten.
Der Druckermarkt entwickelt sich laut IDC in Deutschland anders, als in den anderen westeuropäischen Staaten.
( Bild: Vogel IT-Medien )

Laut den Zahlen von IDC über den westeuropäischen Druckermarkt hat die Nachfrage in Deutschland vor allem im zweiten Quartal 2020 stärker nachgelassen, als im westeuropäischen Durchschnitt. Im dritten Quartal musste der Channel in Deutschland noch einen moderaten Rückgang um 3,8 Prozent hinnehmen, während andere Länder bereits wieder ein deutliches Plus verbuchen konnten. Gefragt waren laut IDC vor allem Tinten-MFPs und günstige Mono-Laser-MFPs. Einige Hersteller sollen derzeit Probleme mit dem Nachschub an Geräten haben, was wohl an derzeit sehr hohen Frachtkosten aus Asien liegt.

Abnehmendes Druckvolumen erfordert neue Strategien

Das Druckvolumen hat natürlich in etlichen Branchen stark abgenommen, beispielsweise in der Gastronomie, der Hotellerie oder der Luftfahrt. Auch an Schulen standen die Drucker lange still. In Behörden und im Gesundheitswesen wurde dagegen mehr gedruckt, aber nicht genug, um den Rückgang abzufedern. Davon waren vor allem die Anbieter von Managed Print Services betroffen, die ja auch von den Consumer-MFPs nicht profitieren, die von vielen Firmen für das Homeoffice ihrer Angestellten beschafft wurden. Für die MPS-Firmen sollte das ein Anlass sein, noch intensiver über Abrechnungsmodelle nachzudenken, die weniger stark von Clicks abhängig sind, ­sondern Drucker- und Dokumentenmanagement in den Vordergrund rücken. Hier bieten sich gerade für Multifunktionsdrucker im Homeoffice cloudbasierte Modelle an, die ohne zentralen Printserver auskommen.

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Partnerstimme

Sebastian Willger, Business Development Manager Printing & MPS, Jacob Elektronik.
Sebastian Willger, Business Development Manager Printing & MPS, Jacob Elektronik.
( Bild: Jacob Elektronik )

Bedingt durch Covid-19 müssen MPS-Lösungen flexibler werden. Starre Abrechnungsmodelle („Click Verträge“) mit verfallenden Freiseiten, weil niemand im Büro ist, sind nun endgültig veraltet.

Denn auch wenn die Pandemie überstanden ist, wird ein größerer Anteil von Arbeitsplätzen im Homeoffice bleiben. Laut IDC Research haben vor Covid-19 weltweit 14,4 aller Beschäftigten mit Bürotätigkeiten im Homeoffice gearbeitet. Ende Oktober dieses Jahres lag der Anteil bei 44,6 Prozent und hat damit den Anteil der in den Firmenbüros verbliebenen Arbeitskräfte übertroffen, der bei 39,3 Prozent lag. Für die nähere Zukunft gehen die IDC-Analysten davon aus, dass das Homeoffice wieder auf etwas mehr als 22 Prozent zurückgehen wird. Allerdings werden immer mehr Menschen flexibler arbeiten und zwischen Büro. Homeoffice und mobiler Arbeit wechseln.

Einige Druckerfabrikanten reagieren bereits auf diesen Trend mit dem Bau kompakterer Geräte für ein niedrigeres Seitenaufkommen, die aber trotzdem über alle Management- und Fernwartungsfunktionen der größeren Modelle verfügen. Wichtige Eigenschaften sind hier zudem ein niedriger Energieverbrauch und eine geringe Lautstärke. Gefragt sind hier eher Multifunktionsdrucker als Single-Function-Geräte, die zudem auch das Drucken von Mobilgeräten aus, wie Smartphones, Tablets odet per WLAN verbundenen Notebooks, erlauben sollten. Hersteller und Channel können hier auf ein zusätzliches Geschäft hoffen, da sicher etliche Firmen feststellen werden, dass sich günstige Consumergeräte für einen professionellen Einsatz im Heimbüro nur bedingt eignen und diese durch kompakte Profi-MFPs ersetzen, die dann auch einfacher von der eigenen IT oder einem MPS-Anbieter verwaltet und mit Verbrauchmaterial wie Toner, Tinte und Papier ausgestattet werden können.

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Partnerstimme

Myrko Rudolph, Geschäftsführer bei Exapture.
Myrko Rudolph, Geschäftsführer bei Exapture.
( Bild: Dirk Pagels )

Wir verstehen Drucksysteme und hier im Besonderen MFP-Systeme als Servicestation im Unternehmen. Diese können mehr als nur drucken und scannen. Die Integration dieser in Unternehmensprozesse sollte immer mehr in den Vordergrund rücken. Sonst sind diese nur eine austauschbare IT-Komponente.

Sicherheit hat hohe Priorität

Die Absicherung der Geräte und des Dokumentenworkflows wird durch die Dezentralisierung sogar noch wichtiger, da die Zahl der Angriffspunkte wächst. Dass das Thema wichtig ist, zeigen Aktionen wie die der auf Security spezialisierten Newsseite Cybernews, die mit einem „ethischen” Hack Mitte des Jahres fast 28.000 unzureichend gesicherte Drucker mit einem speziellen Script dazu brachte, eine Warnmeldung und einen Sicherheitsleitfaden auszudrucken. Über die spezialisierte Suchmaschine Shodan konnten sie weltweit sogar etwa 500.000 angreifbare Drucker und Multifunktionsgeräte finden. Sie können entweder als Startpunkt für einen weitergehenden Angriff auf ein Firmennetzwerk dienen, für DDoS-Attacken oder als Spamschleuder missbraucht werden. Da gerade MFPs mit immer stärkeren Prozessoren ausgerüstet sind, sind sie für Cyberkriminelle ein lohnenswertes Ziel.

Die Hersteller beteuern, dass für sie die Sicherheit der Geräte absolute Priorität besitzt. So haben sie die jüngeren Generationen ihrer Geräte inzwischen mit zusätzlichen Sicherheitsfunktionen ausgestattet, die beispielsweise Angriffe über das Internet erkennen, eine Manipulation der Firmware verhindern oder für automatische Updates sorgen. Zudem muss die Konfiguration der Geräte passen: Sichere Passwörter oder andere Authentifizierungsformen, keine überflüssigen offenen Ports und eine Einschränkung des WLAN-Zugriffs. Hier können auch MPS-Anbieter durch Kompetenz überzeugen. Bei Cloud-MPS-Lösungen wird der Dienstleister über erkannte Angriffe in Echtzeit benachrichtigt, kann Maßnahmen ergreifen und seine Ansprechpartner im Unternehmen warnen. Hier sollen künftig mehr KI-Funktionen zum Einsatz kommen, um Attacken schneller zu identifizieren. Allerdings ist die Cloud-Anbindung der Geräte natürlich ein weiteres Sicherheitsrisiko, das entsprechende Schutzmaßnahmen wie eine leistungsfähige Firewall nötig macht.

Nachhaltigkeit bleibt ein wichtiges Thema

Das Thema Nachhaltigkeit nimmt einen immer höheren Stellenwert ein. Hier geht es nicht nur darum, die Zahl überflüssiger Ausdrucke zu reduzieren, sondern auch bei der Anschaffung der Geräte auf Umweltverträglichkeit zu achten. Die Hersteller von Tintendruckern verweisen hier auf die geringere Leistungsaufnahme im Vergleich zu Geräten mit Laser- oder LED-Druckwerk. Tintendrucker mit großen Tanks oder Beuteln statt herkömmlicher Patronen machen ein aufwendiges Recycling der Patronen überflüssig, wenn diese nicht sogar im Müll landen. Aber die Hersteller von Laser- und LED-Geräten reduzieren die Leistungsaufnahme ihrer Geräte und führen Tonerkartuschen aus Recyclingmaterial ein. Zudem gibt es hier erste Drucker und MFPs mit Nachfülltoner aus der Spritze. Allerdings derzeit nur Mono-Geräte.

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Kommentar: Bestehender Trend nur beschleunigt

Die Covid-19-Krise hat mit stark sinkendem Druckaufkommen in vielen Branchen und vielen Beschäftigten im Homeoffice nur einen schon bestehenden Trend noch einmal verstärkt. Der Verkauf von MFPs und vor allem der reinen Drucker ist schon längere Zeit rückläufig.

Für die Hersteller, den Channel und vor allem die MPS-Anbieter bedeutet das, dass sie bei der fortschreitenden Digitalisierung von Abläufen in Firmen selbst eine Führungsrolle einnehmen müssen und ihre eigene Transformation hin zum Anbieter von digitalen Dokumenten- und Output-Management-Lösungen noch beschleunigen müssen. Dazu gehören zwingend Managed Print Services in der Cloud.

(ID:46913306)