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Archivierungsfristen Diese Unterlagen dürfen bald vernichtet werden

Autor: Heidemarie Schuster

Welche Unterlagen dürfen wann vernichtet werden? Das Softwarebüro Krekeler zeigt auf, welche Unterlagen im neuen Jahr dem Reißwolf übergeben und welche Dateien gelöscht werden können.

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Die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen liegen zwischen sechs und zehn Jahren.
Die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen liegen zwischen sechs und zehn Jahren.
(Bild: Pixabay)

Mit dem neuen Jahr ist es an der Zeit, sich von alten Unterlagen und Dateien zu verabschieden, um Platz zu schaffen. Doch was darf alles weg?

Laut dem Softwarebüro Krekeler gilt grundsätzlich, dass Geschäfts- oder Buchhaltungsunterlagen, egal ob elektronisch oder auf Papier, über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfristen für Buchhaltungsunterlagen sind gesetzlich festgeschrieben und liegen zwischen sechs und zehn Jahren. Im Einzelnen bedeutet dies, dass Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen zehn Jahre und Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen sechs Jahre archiviert werden müssen. Unterlagen wie Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte dagegen sind nicht aufbewahrungspflichtig. Solche Papiere können nach eigenem Ermessen und bei Bedarf vernichtet werden.

Das kann weg

Ab 1. Januar 2017 dürfen Schriftwechsel und Geschäftsbriefe, Versicherungspolicen, Depotauszüge sowie Finanz- und Gehaltsberichte aber auch Betriebsprüfungsberichte und Jahresabschlusserklärungen, Kassenzettel und Preislisten vernichtet werden, die im Jahr 2010 oder zuvor erstellt wurden.

Aus dem Jahr 2006 oder früher stammende Unterlagen wie Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Bilanzunterlagen, Kassenberichte, Kredit- und Steuerunterlagen sowie Lieferscheine dürfen nun ebenfalls dem Reißwolf übergeben oder unwiderruflich gelöscht werden.

„Bei der Berechnung der Aufbewahrungsfristen sollten Unternehmer bedenken, dass die Frist stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem in einem Dokument die letzte Eintragung gemacht worden ist oder Handels- und Geschäftsbriefe abgesandt oder empfangen wurden, beginnt“, erklärt Harald Krekeler, Geschäftsführer des Softwarebüros Krekeler. „Wenn 2006 die letzte Buchung für 2004 gemacht und der Jahresabschluss erstellt wurde, können zum 1. Januar 2017 erst diese Unterlagen aus dem Jahr 2004 vernichtet werden.“

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