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Funktionsübergreifende Teams treiben ein neues Collaboration-Paradigma voran

Die Schlüssel für effektive Teams und Meetings

| Autor / Redakteur: Christopher Jaynes / Andreas Donner

Christopher Jaynes, Gründer und CTO von Mersive, nimmt die technische Unterstützung der Meetingkultur unter die Lupe.
Christopher Jaynes, Gründer und CTO von Mersive, nimmt die technische Unterstützung der Meetingkultur unter die Lupe. (Bild: Mersive Technologies)

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In der Regel wissen Unternehmen nicht genau, wie effektiv Meetings sind und wie gut die dafür eingesetzte Technologie dazu beiträgt. Was macht also ein gutes und effizientes Meeting aus? Und wie begegnet man dem Trend, dass viele kollaborative Meetings immer öfters in Räumen stattfinden, die gar nicht für Meetings konzipiert sind?

„Eine Konstante während meiner Karriere war es, professionelle Beziehungen durch persönliche Interaktion aufzubauen”, so Anita McBride, Senior Advisor des George W. Bush Institute und ehemalige Stabschefin von First Lady Laura Bush in einem Beitrag auf der Webseite von Meetings Mean Business.

„Keine E-Mail oder virtuelle PowerPoint-Präsentation ersetzt ein Händeschütteln und das Teilen eines größeren Sinnesgefühls durch die Kraft der menschlichen Verbindung.“ Diese Ansicht teilen auch Inhaber kleiner Unternehmen. Laut einer Studie von Meetings Mean Business sagen mehr als zwei Drittel der Geschäftsinhaber (77 Prozent), dass persönliche Treffen einen guten Return on Investment bringen. Bei den Technikspezialisten in Unternehmen ist diese Zahl mit 95 Prozent sogar noch deutlich höher.

Effiziente Teams

Was macht also ein gutes und effizientes Meeting aus? Google hat mit dem Projekt Aristoteles die wohl detaillierteste Studie über effiziente Teams durchgeführt. Als die Forscher die Gruppen untersuchten, bemerkten sie jedoch Verhaltensweisen, die alle guten Teams teilten: Alle Mitglieder sprachen im etwa gleichen Verhältnis. Ein Phänomen, das die Forscher als „Gleichheit in der Verteilung der Gesprächsumschaltung“ bezeichneten.

In einigen Teams sprachen alle Mitglieder bei jeder Aufgabe; in anderen wechselte die Führung unter den Teammitgliedern von Aufgabe zu Aufgabe. Aber in jedem Fall hatten am Schluss der Meetings alle etwa die gleichen Gesprächsanteile. Solange jeder im Team die Möglichkeit zum Reden hatte, schnitt das Team gut ab. Aber wenn nur eine Person oder eine kleine Gruppe die ganze Zeit sprach, ging die kollektive Intelligenz zurück.

Wie unterstützen technologische Entwicklungen das sich ändernde Kollaborationsmodell?

Der Schlüssel für effektive Teams und Meetings ist das persönliche Treffen. Hierfür müssen Werkzeuge und Technologien bereitgestellt werden, die eine echte kollaborative Arbeit ermöglichen. Teams müssen kontinuierlich Informationen austauschen, damit der Standpunkt jedes Einzelnen im Team vollständig erfasst und in das Endergebnis einbezogen wird.

Die Herausforderung besteht darin, dass verschiedene Personen unterschiedliche technische Plattformen nutzen, um Informationen zu sammeln und zu analysieren. Ihre Plattformpräferenzen sind oft eng mit ihrer beruflichen Spezialisierung verbunden. So verwendet beispielsweise ein Geophysiker eine 3D-Visualisierungsanwendung auf einem Android-Tablett, der Teambuchhalter wird sich mit Tabellenkalkulationen auf einem Laptop auskennen, und Business-Analysten haben ihre eigenen Business Intelligence Tools in der Cloud, auf die sie möglicherweise über ein iPad zugreifen. Es ist wichtig, dass Collaboration Tools vollkommen flexibel sind, sodass Informationen aus jeder Anwendung und auf jedem Gerät nahtlos mit dem gesamten Team ausgetauscht werden können.

Das alte Paradigma des „single presenter“ bricht zusammen, denn Zusammenarbeit bedeutet, dass mehrere Personen Gedanken, Ideen und Inhalte frei über einen einzigen Bildschirm austauschen können. Die gemeinsame Nutzung von Inhalten mit mehreren Geräten, von mehreren Teammitgliedern standortunabhängig und unabhängig von Anwendung und Datentyp, kann nur mit drahtloser Konnektivität erreicht werden.

Wo findet Kooperation statt?

Kollaborative Meetings finden immer mehr in verschiedenen Räumen statt, die gar nicht für Meetings konzipiert sind – beispielsweise in Fluren und Kantinen. Die Architektur, Möbel und die Technologie, die in und außerhalb von Besprechungsräumen bereitgestellt werden, müssen die Art der Interaktionen unterstützen. Ein kreatives Treffen könnte in einem Raum stattfinden, der mit Whiteboards und anderen Werkzeugen ausgestattet ist, um das freie Denken zu unterstützen. Eine Entscheidungssitzung könnte dagegen in einem Konferenzraum stattfinden, um ein lineareres Denken mit einer moderierten Diskussion zu fördern. Die in diesen Räumen eingesetzte Technologie muss flexibel genug sein, um den Anforderungen des Raumes und der Diskussionsart gerecht zu werden. Um Gespräche in Übergangs- oder Gemeinschaftsräumen zu unterstützen, sollte jeder Bildschirm im Gebäude für die Zusammenarbeit zur Verfügung stehen und den Mitarbeitern den Zugang ermöglichen, um so die Interaktion zu fördern.

Wie effektiv ist die Zusammenarbeit?

In der Regel wissen Unternehmen nicht genau, wie effektiv Meetings sind und wie gut die dafür eingesetzte Technologie dazu beiträgt. Um technische Lösungen hinsichtlich ihrer Unterstützungsfähigkeit zu qualifizieren, sind aussagekräftige Daten zu den jeweiligen Meetings erforderlich, die mit Managementlösungen gewonnen werden. Diese Lösungen sollten über die Fehlerbenachrichtigung hinausgehen und Live-Daten darüber liefern, wie die Technologie eingesetzt wird.

Welcher Anteil der Meeting-Teilnehmer nutzt die Technologie aktiv, um Informationen auf dem Bildschirm zu platzieren? Welcher Anteil beobachtet passiv? Wurden Remote-Benutzer in das Meeting einbezogen und inwieweit haben sie interagiert? Wie bewerten die Teilnehmer das Meeting und die Zusammenarbeit? Damit Unternehmen beurteilen können, wo die Zusammenarbeit erfolgreich ist und wo sie scheitert, gibt es Managementlösungen wie beispielsweise das cloudbasierte Monitoring Tool Kepler von Mersive.

Die Zukunft der Zusammenarbeit

Derzeit gibt es zwei große Zukunftstrends für die Zusammenarbeit. Der erste besteht darin, entfernte Teilnehmer stärker einzubeziehen und ihnen die gleichen Möglichkeiten des Informationszugangs und der gemeinsamen Nutzung zu ermöglichen, wie Teilnehmern in Meeting-Räumen. Der zweite Trend sind Videokonferenzlösungen, die sich aus der Telefonie entwickelt haben.

Es ist an der Zeit, dass diese Technologien die Benutzerfreundlichkeit und die kollaborativen Funktionen von In-Room-Meetings spiegeln, wie zum Beispiel die gleichzeitige Nutzung von Inhalten durch mehrere Teilnehmer oder die Hervorhebung von Inhalten (so genannte Laserpointer-Funktion) mit dem mobilen Gerät, um auf wichtige Aspekte in einer Diskussion hinzuweisen. Dies ermöglicht eine flexiblere Nutzung von Bildschirmen für die Zusammenarbeit in einem Gebäude außerhalb von Konferenzräumen.

Christopher Jaynes.
Christopher Jaynes. (Bild: Mersive Technologies)

Über den Autor

Christopher Jaynes ist Gründer und CTO von Mersive. Er erhielt seinen Bachelor of Science-Abschluss mit Auszeichnung von der School of Computer Science an der University of Utah und promovierte anschließend an der University of Massachusetts, Amherst, wo er sich mit künstlicher Intelligenz und Mensch-Computer-Interaktionstechnologien beschäftigte. Seine Arbeit in der Wissenschaft und bei Mersive hat zu über 100 veröffentlichten wissenschaftlichen Artikeln, über 20 Patenten und dem National Science Foundation Career Award geführt.

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