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Lexmark Die Evolution von Managed Print Services

Das Kostenbewusstsein für das Thema Drucken hat in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Inzwischen sind sich Unternehmensmanagement und IT-Abteilungen des Einsparpotentials bewusst, das Managed Print Services (MPS) rund um das Thema Drucken und den damit verbundenen Prozessen bieten.

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MPS tragen nicht nur dazu bei, Druckaufkommen und Papierverbrauch zu verringern, sondern gehen weit darüber hinaus.
MPS tragen nicht nur dazu bei, Druckaufkommen und Papierverbrauch zu verringern, sondern gehen weit darüber hinaus.
(Bild: Lexmark)

Die Nachfrage nach MPS in deutschen Unternehmen steigt, nicht nur in Konzernen sondern gerade auch bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU). Mit MPS Core bietet Lexmark Fachhändlern ein MPS-Programm, das exakt auf die Bedürfnisse kleinerer und mittlerer Unternehmen zugeschnitten ist. Gängige Modelle bezüglich der Entwicklung von MPS in Unternehmen unterscheiden vier Phasen – vom Einstieg bis zum fortgeschrittenen Stadium.

Phase 1: Optimierung der Geräteinfrastruktur

Worauf kommt es beim Einstieg in die MPS-Welt an? Zunächst einmal wird ein erfahrener MPS-Dienstleister eine intensive Bestandsaufnahme der bestehenden Druckerlandschaft vornehmen. Dabei werden Optimierungspotenziale auf Basis der tatsächlichen Anforderungen herausgearbeitet. Anhand der Status-Quo-Analyse erfolgt die kostenoptimierte Platzierung der passenden Geräte. Lokal angeschlossene Arbeitsplatzdrucker werden dabei in der Regel durch netzwerkfähige Abteilungsdrucker und Multifunktionsgeräte mit günstigeren Seitenpreisen, hoher Energieeffizienz und deutlich mehr Funktionen ersetzt.

Phase 2 und 3: Optimierung des Gerätemanagements und Reduzierung der Druckvolumina

Im zweiten Schritt geht es vor allen Dingen, um das tägliche Gerätemangagement, das Monitoring und den proaktiven Support. Gerade die automatische Supplies-Belieferung ist häufig das entscheidende Argument, das Kunden von der Notwendigkeit von MPS überzeugt. Durch die systemische Anbindung der Druckergeräte an den MPS-Anbieter werden die Verbrauchsmaterialien „just in time“ automatisch bzw. proaktiv geliefert, denn das Gerät gibt selbst die Bestellung auf. Für den Kunden entfallen Vorratslager und er spart wertvolle Arbeitszeit. Vor allem aber entfällt die teils erhebliche Vorfinanzierung. Letzteres ist einer der größten mit MPS verbundenen Kostenvorteile.

Als Nächstes rückt die Transparenz über Druckvolumina verstärkt in den Vordergrund: Mithilfe der MPS-Tools können Unternehmen sehen, welche Geräte wie viele Seiten drucken und wie viel sie die Ausgabe tatsächlich kostet. Und diese Angaben beziehen sich nicht nur auf einen Standort. So bietet etwa Lexmark seinen MPS-Kunden mittels eines hochmodernen MPS-Portals komplette, standortübergreifende Flottentransparenz – und damit Vergleichbarkeit und Einsparpotential, unter anderem in Bezug auf Druckvolumina.

Vereinfachen Sie die Infrastruktur, optimieren Sie das Flottenmanagement und steigern Sie die Produktivität für Anwender und IT.
Vereinfachen Sie die Infrastruktur, optimieren Sie das Flottenmanagement und steigern Sie die Produktivität für Anwender und IT.
(Bild: Lexmark)

Phase 4: Geschäftsprozess-Optimierung, Big Data, Predictive Services & Cloud-Technologie

Nach einem erfolgreichen MPS-Einstieg gehen MPS-Anwender meist einen Schritt weiter und suchen nach ganzheitlichen Lösungen für die Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Dementsprechend besteht ein wichtiger Trend in der Verschmelzung der Bereiche MPS und Document Management Services (DMS). Hier kommt es auf das nahtlose Zusammenspiel zwischen intelligenten Multifunktionsgeräten (MFPs), die mit ihren Hochleistungs-Scannern als zentraler Dreh- und Angelpunkt fungieren, ausgeklügeltem Output-Management und fortgeschrittenen Dokumenten-Erfassungslösungen an.

Auch die Trendthemen „Big Data“ und „Internet of Things (IoT)“ sind aus dem MPS-Geschäft nicht mehr wegzudenken. Zusammen mit Algorithmen, welche die Daten erst nutzbar machen, wird die MPS-Flotte überwacht und ein „vorausschauender Service“ mit präventiver Wartung – auch „Predictive Service“ bzw. „Preventive Maintenance“ genannt - nutzt die Datenanalyse, um Präventivmaßnahmen zu ergreifen, mögliche Störungen im Vorfeld zu vermeiden und so den MPS-Kunden eine stets verfügbare, leistungsfähige Druckumgebung zu bieten.

Und last but not least eröffnen die Lexmark Cloud Services gerade im MPS-Geschäft weitere spannende Möglichkeiten. So ermöglicht Lexmark Cloud Fleet Management Lexmark-Vertriebspartnern die Fernverwaltung der Geräte ihrer Kunden. Techniker können Firmware, Apps und Einstellungen von jedem beliebigen Standort aus aktualisieren – dies spart Zeit und Geld. Lexmark Cloud Print Management bietet eine sichere Druckfreigabe mit flexibler Bereitstellung, um den Anforderungen jedes Kunden gerecht zu werden. Außerdem sorgt eine sogenannte Hybrid-Option dafür, dass Druckaufträge innerhalb der Firewall gehalten werden – perfekt für Umgebungen ohne ausreichende Bandbreite oder mit besonderen Compliance-Anforderungen.

Zusammenfassend läßt sich sagen, dass ein professionelles und langfristiges MPS-Konzept also Unternehmen nicht nur Kosten bis zu 30% spart. Vielmehr besteht die hohe MPS-Kunst verstärkt darin, die gesamte Outputinfrastruktur sowie die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu optimieren. MPS fungiert hier sehr häufig als strategischer Wegbereiter für Unternehmen, welche die digitale Geschäftstransformation vorantreiben wollen.

Weitere Informationen...

..finden Sie unter: www.lexmark.de

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