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Zwei von drei Kleinunternehmern können ohne Daten nicht arbeiten

Die Datensicherung sollte endlich mal einfacher umsetzbar sein

| Autor / Redakteur: Walter Schadhauser / Rainer Graefen

Nur noch wenige Unternehmen können ohne IT auskommen. Doch Backup-Strategien sind heute so schwer umsetzbar wie vor 50 Jahren.
Nur noch wenige Unternehmen können ohne IT auskommen. Doch Backup-Strategien sind heute so schwer umsetzbar wie vor 50 Jahren. (Bild: Kroll Ontrack)

Die Gefahren für den Betrieb nach einem gedachten Datenverlust wären schwerwiegend, trotzdem überwiegt bei vielen IT-Entscheidern der Glaube an die Qualität der eigenen IT. Anscheinend sind Backup-Strategien immer noch zu schwer umsetzbar, so dass viele Kleinunternehmer die Umsetzung scheuen.

Für 67 Prozent der deutschen Kleinunternehmen würde ein Datenverlust das laufende Geschäft schwer behindern. Dennoch verzichtet jeder Zweite darauf, regelmäßig zu prüfen, ob die Daten im Verlustfall auch tatsächlich wiederherstellbar wären. So die wichtigen Ergebnisse einer Umfrage des Datenrettungsspezialisten Kroll Ontrack unter 260 IT-Entscheidern in deutschen Unternehmen bis 50 Mitarbeiter.

Datenschutz häufig persönlich gemanaged

Für 42 Prozent der Befragten sind ihre Daten ihre Arbeitsgrundlage. Jeder Datenverlust bedeutet für sie Downtime und wirtschaftlichen Schaden. Weitere 25 Prozent können im Fall von Datenverlust nur wenige Stunden überbrücken und müssen die Daten schnellstmöglich wiederbeschaffen, um produktiv weiterarbeiten zu können.

17 Prozent kommen wenige Tage ohne Datenzugriff aus. Lediglich sieben Prozent der Befragten können auch eine Woche oder länger ohne ihre Daten auskommen – und nur für zehn Prozent ist der Zugriff auf ihre Daten nicht entscheidend für den Fortbestand des Unternehmens.

Obwohl die meisten SMBs anscheinend ohne den jederzeitigen Datenzugriff ihr Geschäft nicht betreiben können, ist der Umgang mit der eigenen IT nicht dementsprechend. Der Kostendruck ist bei vielen Firmen so hoch, dass sich 66 Prozent der befragten Geschäftsführer entscheiden, die IT selbst zu managen. Nur 16 Prozent haben die Betreuung ihrer IT vollständig an einen Dienstleister ausgelagert. Und 18 Prozent greifen zumindest dann auf externe Ressourcen zu, wenn sie an ihre Grenzen stoßen.

Wohin mit den Daten und der Sicherung?

68 Prozent der Befragten speichern ihre Daten zunächst auf einer lokalen Festplatte, 58 Prozent lediglich auf dem Desktop oder Laptop. 26 Prozent legen ihre Daten auf einem Server ab und 21 Prozent nutzen Cloud-Speicherdienste. Auf ein NAS-System mit RAID-Schutz als File-Server greifen nur acht Prozent zurück.

In Punkto Datensicherung gaben 40 Prozent der befragten IT-Verantwortlichen an, täglich oder gar mehrmals täglich ein Backup dieser Daten durchzuführen, um sich vor Datenverlust zu schützen. 29 Prozent tun dies immerhin noch wöchentlich. 22 Prozent sichern ihre Daten nur einmal im Monat, fünf Prozent einmal im Jahr und vier Prozent gar nicht.

Dabei vertrauen 67 Prozent der IT-Verantwortlichen auf eine externe Festplatte; 26 Prozent auf eine interne Festplatte. 22 Prozent nutzen ihren Server für das Backup und 20 Prozent einen Cloud-Service. Ebenfalls 20 Prozent greifen auf USB-Sticks und Wechsellaufwerke zurück, zehn Prozent auf CDs und nur neun Prozent nutzen NAS-Systeme.

Der Restore ist "die große Unbekannte"

Obwohl für 67 Prozent der befragten Unternehmen die Datenverfügbarkeit eine hohe Bedeutung hat, prüft die Hälfte der Befragten nicht regelmäßig, ob die im Backup gesicherten Daten im Ernstfall auch tatsächlich wiederherstellbar wären. Nur 24 Prozent kontrollieren das wöchentlich, 27 Prozent immerhin monatlich.

15 Prozent sagen aus, dass sie die Wiederherstellbarkeit der Daten „vielleicht einmal im Jahr“ überprüfen, neun Prozent können sich nicht erinnern, wann sie dies das letzte Mal gecheckt hätten. Sieben Prozent sagen, sie haben das noch nie kontrolliert. Der Rest weiß nicht, dass man die Wiederherstellbarkeit seiner Daten kontrollieren sollte oder findet es vollkommen unwichtig.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten beachten

Gründe für ein funktionierendes Backup mit den eigenen Daten gäbe es einige. Doch nach monatelangen Kampagnen über die DSGVO und die im Mai 2018 bevorstehende Beendigung der Schonfrist, sollte es langsam klar sein, dass es bei der Datensicherung vor allem um den Schutz fremder Daten geht.

„Insbesondere das Steuer- und Handelsrecht verpflichten zur Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen über einen längeren Zeitraum. Für elektronisch aufbewahrte Unterlagen gelten die ‘Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)‘ des Bundesministeriums der Finanzen. Unternehmen haben danach ihre DV-Systeme gegen Verlust – etwa Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang und Diebstahl – zu sichern und gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen – beispielsweise durch Zugangs- und Zugriffskontrollen – zu schützen. Werden die entsprechenden Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig“, gibt Lennart Schüßler, Partner und Datenschutzexperte bei der Kanzlei Bird & Bird zu bedenken.

„Die Unterlagen müssen zudem über den gesamten Aufbewahrungszeitraum von bis zu zehn Jahren lesbar bleiben. Um die Lesbarkeit bei elektronisch aufbewahrten Unterlagen sicherzustellen, werden regelmäßige Updates, etwa der Speichermedien, erforderlich sein.“

Das Bewusstsein dafür ist erstaunlicherweise nur bei zwei von drei Befragten gegeben. 63 Prozent sind sich bewusst, dass ihr Unternehmen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Daten unterliegt. 32 Prozent sagen, dass für ihr Unternehmen keine Aufbewahrungspflichten gelten – und das über verschiedenste Branchen wie Einzelhandel (37 %), Transport & Logistik (33 %), Werbung & PR (50 %) oder Touristik (40 %) hinweg. Fünf Prozent wissen noch nicht einmal, ob es für sie solche gesetzlichen Pflichten gibt.

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