Minimale Administration und maximale Interpretation Das Ausgabenmanagement der Zukunft

Autor / Redakteur: André Reimers / Sarah Gandorfer

Zeit ist Geld. Wer Daten in Echtzeit hat, besitzt eine valide Entscheidungsgrundlage. Gerade bei den Unternehmensfinanzen ist ein schneller Rundumblick auf die Lage wichtig. Eine manuelle Verwaltung kann zu Verzögerungen und Verlusten führen.

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Der Kostendruck zwingt Unternehmen umzudenken.
Der Kostendruck zwingt Unternehmen umzudenken.
(Bild: Bits and Splits-stock.adobe.com)

Mit der Unternehmensgröße nimmt auch die Datenmenge zu, die durch den Betrieb fließt. Werden diese Daten manuell verwaltet, wie in der Buchhaltung noch gang und gäbe, geht das zulasten der Agilität des Unternehmens. Daher sollte jeder Cent, der im und für das Unternehmen ausgegeben wird, digital administriert und interpretiert werden. Und noch mehr: Für eine Rundumsicht auf das Unternehmensgeschehen bedarf es einer ad-hoc Auswertung aller Unternehmensausgaben in Echtzeit. Die Herausforderung ist klar: Wie schaffen es Unternehmen, Herr über ihre Daten zu werden und aus den daraus gewonnen Informationen einen Mehrwert für ihren Betrieb zu generieren?

Die größte Hürde – anfangen

Unternehmen brauchen einen 360°-Blick auf ihre Ausgaben. Vor allem in schwierigen Zeiten haben Ausgaben mehr Gewichtung; es besteht weniger Spielraum für Fehlinvestitionen oder vermeidbare Kosten, wie etwa ungenutzte Abonnements. Alle Unternehmensausgaben müssen verständlich, interpretierbar und visuell aufbereitet, sowie in Echtzeit verfügbar sein. Aber wo und vor allem wie fängt man am besten an? SaaS-Lösungen bieten hier eine geringe Einstiegshürde. Die Leistungspakete können maßgeschneidert auf die Bedürfnisse des Unternehmens gebucht werden, Wartung und Compliance sind weitestgehend ausgelagert.

Im Idealfall ist an dieser Stelle schon der schwierigste Schritt getan. Wenn Unternehmen in digitale Tools im Ausgabenmanagement investieren, müssen diese das Kostencontrolling so einfach wie möglich machen. Wo fallen unnötige Kosten an? Wo und wie geben Mitarbeiter oder gar ganze Abteilungen Geld aus? Welche Händler sind Hauptkostentreiber – lohnt sich gegebenenfalls eine Nachverhandlung? Die richtige digitale Anwendung ist nicht nur ein starkes Monitoring-Tool – richtig interpretiert, erkennen Entscheider so auch Opportunitäten für das Unternehmen. Genau hier kommt eine benutzerfreundliche Handhabe und visuelle Aufbereitung komplexer Daten in kleinen Verständnisbrocken ins Spiel. Die besten Daten bringen nichts, wenn sie erst zwei Wochen später vorliegen oder unverständlich für Entscheider sind. Die Gefahr ist groß, dass Probleme verschleppt und wirtschaftliche Chancen nicht ergriffen werden. Dies gilt nicht nur für das hier exemplarisch dargestellte Ausgabenmanagement, sondern für jeden Bereich des Unternehmens.

So gelingt der Umstieg

1. Die Drei E's: erkennen – eruieren – Chance ergreifen: Gerade in schwierigen Zeiten möchten Entscheider einen genauen Blick auf die Ausgaben im Unternehmen haben. Nicht zuletzt, weil falsche Schlüsse, in Zeiten unternehmerischer Misslage, verheerende Folgen für den gesamten Betrieb nach sich ziehen können. Aber auch für Firmen in der Wachstumsphase ist ein Rundumblick auf die Unternehmensausgaben ausschlaggebend. Werden Kosten in Echtzeit erfasst und den Entscheidern – visuell aufbereitet – an Ort und Stelle bereitgestellt, verkürzen sich Freigabezeiten und Entscheidungswege – das führt zu mehr Agilität. Diesen Ansatz kann man sogar noch weiterdenken: Was würde passieren, wenn allen Mitarbeiter im Unternehmen, die für sie relevanten Informationen in Echtzeit zur Verfügung stünden? Chancen würden ad hoc erkannt, eruiert und ergriffen werden.

2. Teams und Unternehmenskultur stärken mit Transparenz: Nicht nur Mitarbeiter in Führungspositionen sind Entscheider. Jedes Teammitglied trifft im Berufsalltag Entscheidungen für das Unternehmen. Jede Ausgabe, die ein Mitarbeiter tätigt, soll dem Zweck dienen, das Unternehmen voranzubringen. In der Buchhaltung laufen all diese Mikro-Entscheidungen als Ausgabenposten zusammen. Zeile um Zeile füllen sich Excel-Sheets mit Entscheidungen Einzelner – Abonnements, Spesen, Ausgaben für Bürotechnik oder Software. Spielt man diese Daten aufbereitet an die Teams zurück, entstehen aus Informationen, die sonst in der Buchhaltung verschwinden würden, Verantwortlichkeiten. Denn Informationen sind viel mehr als nur Einträge in Excel Tabellen – sie bedeuten Verantwortung. Verteilt man die Informationshoheit im Arbeitsalltag von wenigen auf viele, stärkt dieser Schritt letzten Endes nicht nur den Betrieb, sondern befähigt die Mitarbeiter zu mehr Eigeninitiative. Teams werden nicht nur agiler, sondern agieren in mehr Eigenverantwortung. Transparent Informationen zu teilen bedeutet also einander zu vertrauen und gemeinsam am großen Ganzen zu arbeiten.

André Reimers ist Head of Sales Deutschland bei Pleo.
André Reimers ist Head of Sales Deutschland bei Pleo.
(Bild: Pleo)

3. Alles im Blick – von überall: Es zeichnet sich ab, dass dezentrales Arbeiten – eine der Grundsäulen von New Work – ein fester Bestandteil unserer neuen Arbeitskultur wird. Daneben ziehen auch zusehends mobile Geräte und Smartphones in unser alltägliches Berufsleben ein. Der Mitarbeiter der Zukunft jongliert Daten nicht nur unterwegs, sondern bekommt diese auch auf vielen Kanälen zugespielt. Was bedeuten diese Neuerungen für Unternehmen? Wie behält man in dieser neu definierten Arbeitswelt den Überblick, wenn Mitarbeiter sowohl remote, als auch auf unterschiedlichen technischen Geräten und Kommunikationskanälen unterwegs sind? Besonders in einem dezentralen Unternehmensalltag ist es umso wichtiger, visualisierte Echtzeitdaten für alle Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen. So bleiben im wahrsten Sinne des Wortes alle im Bilde – trotz räumlicher Trennung.

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