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QSC-tengo - Arbeitsplatz aus der Cloud

Das allgegenwärtige Büro

| Autor / Redakteur: Sven Buhre * / Florian Karlstetter

Die Arbeitswelt wird immer mobiler. Damit ändern sich auch die Anforderungen an die Kommunikation und Zusammenarbeit - Stichwort UCC. Eine Bestandsaufnahme.
Die Arbeitswelt wird immer mobiler. Damit ändern sich auch die Anforderungen an die Kommunikation und Zusammenarbeit - Stichwort UCC. Eine Bestandsaufnahme. (Bild: QSC)

Ein Arbeitsplatz aus der Cloud ermöglicht immer und überall eine effiziente Kommunikation mit Kunden, Lieferanten sowie Geschäftspartnern. Der große Vorteil einer Cloud-Lösung: Unternehmen müssen sich dann nicht mehr selbst um Aufbau, Betrieb und Weiterentwicklung der benötigten Infrastruktur kümmern.

Die Arbeitswelt wird immer mobiler. Mitarbeiter haben ein Meeting nach dem anderen, arbeiten tageweise im Home Office oder sind per Bahn, Flieger oder Auto auf dem Weg zu Kundenterminen. Es wird immer weniger mit dem Festnetz telefoniert und mehr mit Smartphones, der E-Mail-Anteil bleibt konstant hoch und neue Kommunikationsformen wie Instant Messaging und Videokonferenzen sind hinzugekommen.

Lange Zeit haben diese Tools ein Eigenleben geführt. Erst mit Unified Communications & Collaboration (UCC) hat sich das geändert. UCC führt für die Anwender Sprache, Daten und Videobilder auf einer einheitlichen Benutzeroberfläche zusammen, wobei die dahinter stehenden Applikationen zentral verwaltet werden. Funktional integriert UCC die unterschiedlichen Kommunikationskanäle und die von den Mitarbeitern eingesetzten Endgeräte direkt in die Benutzeroberflächen von Microsoft-Office-Anwendungen oder CRM- und ERP-Applikationen. Dabei ist es letztlich egal, ob die Mitarbeiter einen PC, ein Notebook, ein IP-basiertes Schreibtischtelefon, ein Tablet oder Smartphone verwenden.

Befördert wird dieser Trend zu einer Zusammenführung verschiedenartiger Kommunikationskanäle durch die Art, wie Mitarbeiter im Privatleben kommunizieren. Sie nutzen ihre Smartphones und Tablets schon lange für die vielfältigsten Aktivitäten wie die Vereinbarung von Terminen mit der Familie und Freunden, die Abstimmung organisatorischer Anliegen, den schnellen und komfortablen Austausch von Fotos und Dokumenten sowie für den Videochat mit Bekannten und entfernt wohnenden Verwandten. Services und Apps aus der Cloud spielen dabei eine entscheidende Rolle, damit all dies so reibungslos und komfortabel funktioniert. Und im Grunde genommen erwarten die Mitarbeiter dies auch an ihrem Arbeitsplatz im Büro oder unterwegs.

Solche Anforderungen lassen sich mit einer UCC-Lösung umsetzen. In Unternehmen, die ihre Büroarbeitsplätze mit Microsoft-Office ausgestattet haben, bietet sich in dem Fall Microsoft Skype for Business (vormals Lync) an. Vorhanden sind Funktionen für Chats, Onlinebesprechungen, Audio- und Videoanrufe und Präsenzanzeige. Die entscheidende Frage aber ist, ob Unternehmen die UCC-Lösung On-Premise betreiben oder als Cloud-Service nutzen wollen.

UCC im eigenen Rechenzentrum oder aus der Cloud?

Eine Virtual Private Cloud eignet sich ideal dafür, ausgewählte Applikationen, Rechen- und Speicherkapazitäten sowie Testumgebungen bereitzustellen. Von diesen Möglichkeiten machen die Unternehmen auch gerne Gebrauch. Deutlich zurückhaltender sind sie dagegen, wenn es um gängige Anwendungen für einen Büroarbeitsplatz geht. Damit verpassen sie aber beachtliche Möglichkeiten, die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu steigern und die Betriebskosten ihrer IT-Infrastruktur zu senken.

Unternehmen – und vor allem mittelständische Firmen – äußern in erster Linie Bedenken hinsichtlich der Sicherheit ihrer Daten in der Cloud. Ein Teil dieser Einwände ist nachvollziehbar; gerade dann, wenn der Rechenzentrumsbetreiber ein US-Unternehmen ist und damit US-Behörden ungehindert Zugang zu den hierzulande gespeicherten Daten erhalten. In einer rein deutschen Virtual Private Cloud ist die gewünschte Vertraulichkeit aber gewährleistet, denn hier gilt ausschließlich die strikte deutsche Datenschutzgesetzgebung.

Die Anwender eines Cloud-Service erwarten, dass der Provider einen sicheren und kontinuierlichen Betrieb rund um die Uhr gewährleistet; die Details dazu sollten in einem individuellen Service-Level-Agreement geregelt werden. Der Provider muss dazu beispielsweise nachweisen, dass er in seinem Rechenzentrum höchstzuverlässige Server und Speichersysteme einsetzt und die zentralen Infrastrukturbestandteile redundant ausgelegt sind. Das gilt etwa die Strom- und Klimaversorgung, die Gebäudeleittechnik und doppelt ausgelegte Internetanbindungen.

Ergänzendes zum Thema
 
Ein Arbeitsplatz aus der Cloud

Eine sichere Virtual Private Cloud nutzen

Die wichtigsten Bestandteile einer Virtual Private Cloud mit einer eigenen virtuellen Umgebung im Rechenzentrums des Cloud-Providers.
Die wichtigsten Bestandteile einer Virtual Private Cloud mit einer eigenen virtuellen Umgebung im Rechenzentrums des Cloud-Providers. (Bild: QSC)

Zuverlässig abgesichert bietet eine Virtual Private Cloud umfangreiche Vorteile bei der Bereitstellung typischer Bürofunktionalitäten. Davon profitieren vor allem Unternehmen mit einer Vielzahl kleiner Niederlassungen, mit Mitarbeitern, die überwiegend im Außendienst tätig sind, oder die in verschiedenen Filialen beziehungsweise in ihrem Home-Office arbeiten. Üblicherweise muss die IT eines Unternehmens in diesen Fällen die benötigte Arbeitsumgebung mehrfach an verschiedenen Orten installieren und pflegen. In Zeiten sinkender IT-Budgets und eines spürbaren Fachkräftemangels sollten Unternehmen das nicht länger akzeptieren.

Cloud-Services dagegen ermöglichen es, die Basisdienste eines Büroarbeitsplatzes allen Mitarbeitern komfortabel bereitzustellen. Es ist keine neue Hard- und Software erforderlich und auch der Administrationsaufwand entfällt. Die eigene IT wird damit entlastet, denn diese Aufgabe übernimmt der Betreiber der Private Cloud.

Wenn gewünscht, können die Services auch webbasiert bereitgestellt werden, wodurch die Mitarbeiter diese auch mit ihren private Smartphones oder Notebooks von unterwegs oder zuhause nutzen können.

Sven Buhre, Produktmanager ITK Produkte bei der QSC AG in Hamburg.
Sven Buhre, Produktmanager ITK Produkte bei der QSC AG in Hamburg. (Bild: QSC)

Der Büroarbeitsplatz als Cloud-Service bietet überzeugende Perspektiven. Unternehmen können damit standortunabhängig eine standardisierte und jederzeit verfügbare Arbeitsumgebung einrichten. Dazu kommt eine einfache Skalierbarkeit bei nutzungsabhängigen Kosten. Die bislang für Bürokommunikation zuständige interne IT kann sich auf andere Aufgaben konzentrieren und Mitarbeiter erhalten neue Freiheiten, um flexibel und bequem mit Kollegen in anderen Niederlassungen Projekte zu besprechen, technische Anfragen zu bearbeiten oder Ausschreibungen zu bearbeiten. Zudem eröffnen sich damit Optionen, vorhandene Geschäftsprozesse neu zu gestalten und zu optimieren.

* Sven Buhre ist Produktmanager ITK Produkte bei der QSC AG in Hamburg

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