Distri-Award
– Jetzt zur Umfrage!

Suchen

Datenschutz Darf mein Chef auf mein E-Mail-Konto zugreifen?

| Autor: Melanie Krauß

Ist das dienstliche E-Mailpostfach eigentlich trotzdem privat? Oder darf der Arbeitgeber darauf zugreifen? Welche Voraussetzungen gelten und was Unternehmen beachten müssen, weiß Volker Serth, Arbeitsrechtsexperte bei der Wirtschaftskanzlei FPS.

Firmen zum Thema

Schnell ist eine private E-Mail mit dem beruflichen Konto geschrieben.
Schnell ist eine private E-Mail mit dem beruflichen Konto geschrieben.
(Bild: ©sitthiphong - stock.adobe.com)

Kurzarbeit, Krankheit oder auch der wohlverdiente Sommerurlaub – ungünstig, wenn genau dann eine E-Mail mit besonders wichtigem Inhalt ins Postfach flattert, wenn der Mitarbeiter abwesend ist. Ob der Arbeitgeber in so einem Fall auf dessen E-Mail-Konto zugreifen darf, ist unter anderem davon abhängig, ob er die private Nutzung des Kontos gestattet oder nicht. Welche Faktoren darüber hinaus noch eine Rolle spielen, soll im Folgenden gezeigt werden.

Wenn das Konto auch privat genutzt werden darf

Das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter ist durch das Grundgesetz geschützt. Dadurch ist es für den Arbeitgeber zunächst einmal nicht so einfach, Zugriff auf das E-Mail-Konto zu bekommen. Das gilt ganz besonders dann, wenn er seinen Mitarbeitern erlaubt, das Postfach auch privat zu nutzen. Das Persönlichkeitsrecht muss dann gegen das betriebliche Interesse abgewogen werden. „In den meisten Fällen wird das an der sogenannten Verhältnismäßigkeit scheitern“, sagt Volker Serth, Arbeitsrechtsexperte bei der Wirtschaftskanzlei FPS. „Wenn die private Nutzung eines E-Mail-Kontos geduldet oder sogar genehmigt wurde, ist die Zugriffsmöglichkeit für den Arbeitgeber nur sehr gering.“

Es gibt jedoch Ausnahmen:

  • Der Arbeitnehmer willigt ein und erlaubt seinem Arbeitgeber, auf das Postfach zuzugreifen.
  • Der Arbeitgeber will etwaige dienstliche Pflichtverletzungen oder sogar Straftaten des Beschäftigten aufklären. Beispiele dafür wären: Der Mitarbeiter beleidigt einen Kunden, begeht Betrügereien oder verbreitet rechtsradikale E-Mails. Es muss jedoch zunächst ein hinreichender Tatverdacht bestehen. „In der Praxis ist das häufig schwieriger, als es zunächst klingt“, so der Experte.

Wenn das Konto nur dienstlich genutzt werden darf

Darf das E-Mail-Postfach ausschließlich dienstlich genutzt werden, fällt die Abwägung der Interessen eher zugunsten des Arbeitgebers aus. Der Grund: Das Persönlichkeitsrecht ist weniger stark eingeschränkt. Denn verhält sich der Mitarbeiter vertragstreu, dürften ja eigentlich auch keine privaten Informationen betroffen sein.

Das bedeutet jedoch nicht, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer permanent überwachen darf. Auch wenn das Konto rein dienstlich genutzt wird, muss immer noch eine Abwägung stattfinden – wenn auch im kleineren Umfang. Der Begründungsaufwand für das Unternehmen fällt hier in der Regel jedoch geringer aus. „Das ist ein klassischer Fall, bei dem man meistens gar keine Probleme hat“, sagt Serth.

Aber Achtung: Auch bei rein dienstlicher Nutzung hat der Arbeitgeber laut DSGVO Dokumentations- und Hinweispflichten. So muss er es dem Mitarbeiter beispielsweise mitteilen, wenn er dessen Daten verarbeitet, und muss ihm auch den Zweck nennen. Zudem muss er ihn darauf hinweisen, dass er das Recht hat, etwaige Einwilligungen wieder zurückzunehmen.

Ergänzendes zum Thema
Was gilt, wenn es keine Regel zur privaten Nutzung gibt?
  • Damit Mitarbeiter ihre dienstlichen E-Mail-Postfächer auch privat nutzen dürfen, muss das zunächst ausdrücklich vom Arbeitgeber zugelassen werden. Gibt es keine Regelung, ist dies also auch nicht erlaubt.
  • Arbeitgeber sind grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, die private Nutzung zuzulassen. Arbeitnehmer haben keinen Anspruch darauf.
  • Besonders tückisch: Es reicht bereits, wenn der Arbeitgeber duldet, dass der Arbeitnehmer sein Konto auch privat nutzt. Unabhängig davon, ob das offiziell erlaubt ist oder nicht. Auch dann greifen die gleichen Regelungen wie bei der erlaubten Privatnutzung. Dulden heißt: Dem Unternehmen ist bekannt, dass die Mitarbeiter auch privat E-Mails versenden, es untersagt dies jedoch nicht und unternimmt auch nichts dagegen.

Praxistipp: Vorher regeln!

Den größten rechtlichen Spielraum hat ein Unternehmen, wenn es seinen Mitarbeitern die private Nutzung der E-Mail-Accounts untersagt. Das empfiehlt Serth auch seinen Mandanten. Ist das nicht gewünscht, sollten zumindest klare Regelungen getroffen werden – und zwar bevor die private Nutzung gestattet wird.

So sollte sich der Arbeitgeber zum einen eine Einwilligung des Arbeitnehmers einholen, dass er grundsätzlich die E-Mail-Postfächer überprüfen kann, zum Beispiel wenn dieser im Urlaub ist. Am besten wird dabei eine Urlaubsvertretung festgelegt und der Mitarbeiter richtet die Umleitung selbst ein.

Zum anderen sollte der Zugang auch im Falle einer plötzlichen unvorhergesehenen Abwesenheit ganz klar geregelt werden, beispielsweise wenn der Mitarbeiter krank wird. Er kann dann zwar nicht selbst aktiv werden, er kann jedoch im Vorfeld eine Person namentlich benennen, die auf das Postfach zugreifen darf.

Dieser Artikel erschien zuerst auf unserem Partnerportal MM Maschinenmarkt.

* Weitere Informationen: Volker Serth ist Arbeitsrechtsexperte bei der Wirtschaftskanzlei FPS in 60322 Frankfurt am Main, Tel. (0 69) 9 59 57-2 13, serth@fps-law.de, www.fps-law.de/de

(ID:46843624)

Über den Autor

 Melanie Krauß

Melanie Krauß

Redakteurin Management & IT und Karriere & Weiterbildung