Aktueller Channel Fokus:

IT-Fachkräfte-Recruitment

Wie Social Collaboration das IT Management fordert

Collaboration-Strategien: mehr als Videos und Wikis

| Autor / Redakteur: Siegfried Lautenbacher / Andreas Donner

Social-Collaboration im Unternehmen zu etablieren braucht mehr als bloße Bereitstellung von Tools und Plattformen
Social-Collaboration im Unternehmen zu etablieren braucht mehr als bloße Bereitstellung von Tools und Plattformen (Bild: Beck et al. Services)

Die IT-gestützte Zusammenarbeit über Standorte und Abteilungen hinweg ist für viele Unternehmen zum strategischen Thema geworden. Doch bloße Implementierung neuer Collaboration-Tools fördert weder Teamarbeit noch Produktivität. Welchen Anteil an erfolgreichen Collaboration-Projekten die IT-Abteilungen haben, zeigt dieser Beitrag.

Die IT-Abteilung eines Unternehmens ist im Bereich der Collaboration nicht der alleinige Treiber. Vielmehr muss sie mit den Fachbereichen und dem Top-Management bei Planung und Umsetzung von Collaboration-Vorhaben eng zusammenarbeiten.

Ihre Rolle ist hier klar: die IT muss den Kollaborationsbedarf der Anwender technisch umsetzen. Denn technisch gut vorbereitete Change-Projekte fördern die produktive Zusammenarbeit und stärken die Wettbewerbsposition von Unternehmen.

Collaboration-Projekte sind eine gute Gelegenheit für IT-Abteilungen, sich gerade jetzt stärker als strategischer Partner gegenüber dem Business zu positionieren und Einfluss auf Investitionsszenarien zu nehmen. Dies bedeutet aber auch den Abschied vom gelernten Handwerk der Tool-Erweiterung – nicht nur in Bezug auf Collaboration.

Wer hat es nicht schon erlebt: die IT-Abteilung stellt neue Systeme mit einer breiten Funktionsvielfalt bereit – und keiner will sie nutzen. Zusammenarbeit lässt sich eben nicht allein durch das nächste Update oder schnellere Tools verbessern. Stattdessen müssen neue kollaborative Web-Werkzeuge in ein Gesamtkonzept für die neue Form der Zusammenarbeit einfließen, um die gewünschte Akzeptanz zu erreichen. Das stellt besonders die IT, die meist als erstes mit Veränderungen in Richtung kollaborativer Arbeitsweisen mit „social“-Faktor konfrontiert ist, vor große Herausforderungen.

Social Collaboration

Es fängt schon damit an, dass Social Collaboration nicht über ein klassisches Anforderungsmanagement abbildbar ist. Die neue Form der Zusammenarbeit wird meist durch die Mitarbeiter selbst an die Firmen herangetragen.

Das sieht dann so aus, dass die Einführung von Social Software auf Seiten der IT, die breitgefächerten Netzwerke und Social-Media-Ansprüche auf Seiten des Business aufeinandertreffen und nicht selten irgendwo zwischen Management und IT hängenbleiben; oder auf schnell zu realisierende Einzellösungen eingedampft werden, die wiederum vom IT-Management eingerichtet werden.

Von einer organisierten Abfrage der Nutzer, deren Einbettung in ein ganzheitliches Konzept für einen Transformationsprozess, den die IT dann wirksam technisch unterstützen könnte, keine Spur! Vielleicht liegt der Grund darin, dass sich Unternehmen gerade in der Kommunikation ungern von gewachsenen Strukturen verabschieden. Denn das bedeutet ein höheres Risiko auch in Bezug auf die Kosten.

Ergänzendes zum Thema
 
Social Collaboration Features im Überblick

Aber was genau hat die IT auf dem Weg zur erfolgreichen Umsetzung von Collaboration-Projekten denn nun zu tun? Wie sieht ihre Rolle im Transformationsprozess aus?

Die Rolle der IT in Collaboration-Projekten

Dabei ist zunächst das Management gefragt. Wie bereit ist das Unternehmen für die offene Arbeitskultur von Social Collaboration? Wenn die Arbeitsergebnisse immer mehr von der Zusammenarbeit dezentraler Teams abhängen, sollte darüber nachgedacht werden.

Gute Anhaltspunkte liefern auch die Art der Führung und die Wertschätzung der Arbeit aus Sicht des Mitarbeiters. Setzt das Unternehmen auf einen kooperativen Führungsstil, werden die Mitarbeiter durch Coaching oder Mentoring unterstützt? Dann haben Zusammenarbeit und Miteinander für sie einen hohen Stellenwert und sie werden eine kollaborative Arbeitsweise eher adaptieren.

Ist das Unternehmen dagegen eher durch Hierarchien, Effizienzsteigerung und Controlling geprägt, wird die Einführung einer kollaborativen Arbeitsweise entsprechend mehr Aufwand bedeuten. Hier geht die Einführung mit einem ungleich stärkeren kulturellen Shift einher. Ungeachtet der Unternehmenskultur, ist ein grundlegendes Vertrauen in die Mitarbeiter das A und O.

Social- Initiativen aufspüren und analysieren

Anwendererwartungen zu kennen, bedeutet mehr, als ein Interface mit einem „social“ Prägestempel zu versehen, darunter eine Lotus-Notes-Datenbank oder SharePoint Library zu packen und zu glauben, dass das Social Business damit steht!

Um überhaupt eine wirksame neue Arbeitskultur einführen zu können, sollte man sich zunächst vergewissern, ob es bereits innovative Ansätze für Social Collaboration gibt, die Vorbildcharakter aufweisen und technisch noch optimiert werden könnten. Wie wird gemeinsam an Kundenprojekten gearbeitet? Wie tauschen sich Projektteams standortübergreifend aus? Wie funktionieren Wissensaustausch und Expertensuche derzeit?

Gibt es hier erste vielversprechende Ansätze, sollten die Mitarbeiter als „interne Botschafter“ aufgebaut und gefördert werden. Das allein reicht meist aber noch nicht aus, um auch die Mehrheit für Social Collaboration zu gewinnen. Auch hier muss die Initiative vom Betroffenen ausgehen, der seinen Mehrwert erkennen sollte. Fachbereiche, IT und Management sind hier mit vereinten Kräften gefordert, mehr über das Kommunikationsverhalten ihrer Mitarbeiter zu erfahren, um den Reifegrad der Interaktion sowie der entsprechend verwendeten Tools ableiten zu können. Genauer gesagt: über dieses Feedback erhält das IT-Management valide Informationen zu Arbeitsweisen, Arbeitsmitteln, Wege des Informationsaustausches und des Wissensmanagements.

Social Collaboration vs. Knowledge-Management-Systeme

Wer jetzt glaubt, Social Collaboration ist die moderne Interpretation der Knowledge-Management-Systeme der neunziger Jahre, befindet sich auf dem Holzweg. Zwar klangen die Vorgaben damals ähnlich wie heute: Zusammenarbeit auf Basis von geteiltem Wissen. Aber die Dynamik ist heute eine ganz andere. Das ist auch der Grund dafür, warum Intranets mit statischen Informationen vielfach nicht mehr oder kaum noch genutzt werden. Anwender wollen flexiblere Formate und keine redundanten Wissenspakete, die bereits veraltet sind.

Ein weiterer gravierender Unterschied zwischen dem klassischen Knowledge -Management-System und Social Collaboration: die Initialzündung geht vom Endanwender aus. Der Informationsfluss eines Unternehmens wird nicht länger zentral gesteuert, vielmehr ergreifen die Anwender die Initiative zum Austausch über alle Ebenen hinweg. Wird dieser Informationsfluss mit entsprechenden Werkzeugen klug unterstützt, können Mitarbeiter ihr Wissen problemlos teilen, filtern und überall verfügbar machen.

Erst Akzeptanz, dann Implementierung

Um eine lebendige kollaborative Arbeitskultur zu etablieren, muss jeder Einzelne verstehen, wie offene Arbeit funktioniert und welchen persönlichen Mehrwert er von Anfang an daraus ziehen kann. Damit Mitarbeitern der Umstieg erleichtert und der Mehrwert verdeutlicht wird, sollte die IT auf Basis ihrer Kenntnis von Arbeitsmustern sowie den Erwartungen der Mitarbeiter die Usability der bisherigen Social Software und der angeschlossenen Collaboration-Tools prüfen.

Die IT-Werkzeuge, die das IT Management dafür einsetzt, sollten nach den individuellen Präferenzen der Anwender ausgewählt werden. Größere Unternehmen arbeiten hier eher auf Basis von IBM Connections oder MS Sharepoint. Für kleinere Firmen eignet sich Jive Software.

Erhalten die Projektverantwortlichen positives Feedback der Anwender, stimmen die Arbeitsabläufe. Sehen die Mitarbeiter die neue Form des Austausches als Bereicherung an, da sie schneller zu Erfolgserlebnissen gelangen? Dann hat die IT ihr Ziel erreicht, da Anwendungen wieder Spaß machen und einen individuellen Nutzen haben.

Siegfried Lautenbacher, Geschäftsführender Gesellschafter Beck et al. Services
Siegfried Lautenbacher, Geschäftsführender Gesellschafter Beck et al. Services

Um Social Collaboration in einem Unternehmen erfolgreich zu etablieren, muss die IT allerdings dennoch auf bestimmte Regeln achten. Das gilt vor allem für das Aufsetzen entsprechender Sicherheitsszenarien, um die Unternehmens-IT vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Über den Autor

Siegfried Lautenbacher ist Geschäftsführender Gesellschafter des IT-Dienstleisters Beck et al. Services (www.bea-services.de)

Kommentare werden geladen....

Sie wollen diesen Beitrag kommentieren? Schreiben Sie uns hier

Der Kommentar wird durch einen Redakteur geprüft und in Kürze freigeschaltet.

Anonym mitdiskutieren oder einloggen Anmelden

Avatar
Zur Wahrung unserer Interessen speichern wir zusätzlich zu den o.g. Informationen die IP-Adresse. Dies dient ausschließlich dem Zweck, dass Sie als Urheber des Kommentars identifiziert werden können. Rechtliche Grundlage ist die Wahrung berechtigter Interessen gem. Art 6 Abs 1 lit. f) DSGVO.
  1. Avatar
    Avatar
    Bearbeitet von am
    Bearbeitet von am
    1. Avatar
      Avatar
      Bearbeitet von am
      Bearbeitet von am

Kommentare werden geladen....

Kommentar melden

Melden Sie diesen Kommentar, wenn dieser nicht den Richtlinien entspricht.

Kommentar Freigeben

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

Freigabe entfernen

Der untenstehende Text wird an den Kommentator gesendet, falls dieser eine Email-hinterlegt hat.

copyright

Dieser Beitrag ist urheberrechtlich geschützt. Sie wollen ihn für Ihre Zwecke verwenden? Infos finden Sie unter www.mycontentfactory.de (ID: 34129010 / Technologien & Lösungen)