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Mit interdisziplinärer Strategie überzeugen

Beratungspotenzial der eMail-Archivierung nutzen

24.04.2009 | Autor / Redakteur: Rechtsanwalt Prof. Dr. Thomas Wilmer / Katrin Hofmann

Den Umgang mit geschäftlichen eMails regeln zahlreiche Gesetze.
Den Umgang mit geschäftlichen eMails regeln zahlreiche Gesetze.

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Stetig steigende rechtliche Anforderungen bieten Systemhäusern einen idealen Nährboden, sich gegenüber Unternehmenskunden als Beratungspartner zu positionieren. Das Archivieren von eMails macht deutlich, welche Aufklärungsarbeit geleistet werden kann.

Die Chance als Beratungspartner wahrgenommen zu werden, besteht künftig darin, über eine ganzheitliche, individuelle Strategie ein Projekt aufsetzen. Hier empfiehlt es sich, sowohl im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zu arbeiten, als auch Organisationsvorteile zu vermitteln.

Jeder Kunde sollte darüber informiert werden, welche Vorgaben der Gesetzgeber macht. Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung verlangen eine dauerhafte Aufbewahrung bestimmter geschäftlicher Unterlagen. Die Archivierung ist nach Paragraf 238, Absatz 2 des Handelsgesetzbuches (HGB) vorgeschrieben. Kaufleute sind demnach verpflichtet, eine Kopie der abgesendeten Handelsbriefe aufzubewahren. Paragraf 257, Absatz 1 des HGB sieht die gleiche Verpflichtung für empfangene Handelsbriefe vor. Die Aufbewahrungsdauer beträgt in beiden Fällen sechs Jahre.

Nach Paragraf 147 der Abgabenordnung (AO) sind auch eMails aufzubewahren, die steuerrechtlich relevant sind. Schließlich enthält Paragraf 146 der AO die Verpflichtung zur Aufbewahrung »originär digitaler Unterlagen«, für die eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt. Daneben sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB) und die Grundsätze ordnungsgemäßer datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GOBS) zu beachten. Hinzu kommen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Hier kann das Systemhaus sich als Lösungspartner für das eMail-Management einbringen.

Welche Vorteile Sie außerdem vermitteln können, erfahren Sie auf der nächsten Seite.

 

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Inhalt des Artikels:

  • Seite 1: Beratungspotenzial der eMail-Archivierung nutzen
  • Seite 2: Tipp

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