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Leistungsfähigkeit mit neuen Systemen deutlich verbessert

Bei Woolworth klingelt die Kasse

22.11.2006 | Redakteur: Susanne Ehneß

Insgesamt 2.000 Kassen und 1.100 PCs von Woolworth sollten vernetzt sowie über Standard-DSL-Leitungen an das Internet angeschlossen werden.
Insgesamt 2.000 Kassen und 1.100 PCs von Woolworth sollten vernetzt sowie über Standard-DSL-Leitungen an das Internet angeschlossen werden.

Als es für Woolworth zunehmend schwierig wurde, Ersatzteile für die alten Kassensysteme zu bekommen, entschloss sich der Kaufhauskonzern zu einer Radikalkur: Alle 330 Läden sollten vernetzt, mit jeweils gleicher Hard- und Software ausgestattet und via VPN an das Rechenzentrum angeschlossen werden. Mit dem ersten Auftragnehmer erlitt das Projekt beinahe Schiffbruch, doch die Arxes NCC AG sorgte schließlich für eine moderne IT, die Raum gibt für weitere Entwicklungen im Vertrieb von Woolworth.

Woolworth durchläuft seit 2001 eine umfangreiche Restrukturierung mit dem Ziel, Leistungsfähigkeit und Rentabilität nachhaltig zu verbessern. Das erfordert erhebliche Veränderungen der IT-Landschaft, wobei auch die Kassensysteme den neuen Geschäftsprozessen anzupassen sind. »Hier standen wir vor einem sowohl veralteten als auch heterogenen System«, sagt Jürgen Flemming, Leiter der IT-Infrastruktur von Woolworth. »Die Kassen waren zum Teil 15 Jahre im Einsatz und so anfällig, dass sich ein Drittel von ihnen permanent in Reparatur befand.«

Deshalb entwickelte Woolworth bis August 2002 ein Konzept, auf dessen Grundlage die Infrastruktur vollständig erneuert und homogener gestaltet werden sollte. Insgesamt 2.000 Kassen und 1.100 PCs sollten innerhalb der Läden vernetzt sowie über Standard-DSL-Leitungen an das Internet angeschlossen werden, so dass eine verschlüsselte VPN-Kommunikation mit dem Rechenzentrum des Kaufhauskonzerns möglich wird. »Dazu mussten«, so Jürgen Flemming, »Hardware, Software und Netzwerk neu geplant, beschafft und installiert werden. Die Investitionssumme lag bei knapp 13 Millionen Euro.«

Probleme im ersten Versuch

Nachdem der Kaufhauskonzern in einer intensiven Planungsphase detailliert seine Anforderungen an ein zukünftiges System formuliert hatte, erfolgte die Ausschreibung. Nach intensiven Verhandlungen mit den in die engere Wahl genommenen Bietern erhielt zunächst einer der ganz Großen der IT-Dienstleistungsbranche den Zuschlag.

Bei der Umsetzung kam es jedoch zu massiven Problemen. Jürgen Flemming: »Diese Probleme hatten mehrere Ursachen. Vereinfacht gesagt führten technische Probleme der zugelieferten Ware, unzureichende Qualitätskontrollen und mangelnde Kompetenz der vom Dienstleister eingesetzten Techniker sowie erhebliche Probleme in der Ladenanbindung zu der Gefahr, unser Weihnachtsgeschäft massiv zu beeinträchtigen.«

Fliegender Start

Woolworth zog die Notbremse, schrieb den Rollout erneut aus und vergab den Auftrag schließlich an den ursprünglich zweiten Sieger der Ausschreibung, die Arxes NCC AG. »Die Kölner«, sagt Jürgen Flemming, »hatten sich von allen Bietern schon im Vorfeld am intensivsten mit der Aufgabe auseinandergesetzt, unsere Probleme genau analysiert und wegweisende Strategien des Rollouts zusammen mit uns entwickelt. Hartnäckig haben sie auf die Beantwortung kleinster Detailfragen bestanden – was sich schließlich in der Umsetzung positiv auswirken sollte.« Preislich lag die Arxes NCC AG im Mittelfeld der Bieter, aber »der Preis ist bei einem solchen Projekt nicht das einzige Kriterium«.

Nach den bisherigen Erfahrungen mit diesem Projekt gingen nun die beiden Partner auf Nummer sicher. Hans-Joachim Winter, der das Projekt auf Arxes-Seite leitet: »Unsere regionalen Teams haben mit jedem Ladenleiter ein Gespräch geführt, so dass wir auch die individuellen Belange der jeweiligen Woolworth-Filiale berücksichtigen konnten.« Parallel dazu übernahm die Arxes NCC AG vom vorigen Dienstleister 355 Paletten mit Ware für den Rollout.

Innerhalb von nur acht Tagen wurden 31.500 Teile erfasst, sortiert und eingelagert. Jedes der insgesamt rund 2.000 Kassensysteme enthält 63 einzelne Teile vom Barcode-Scanner über die eigentliche Kasse bis zum EC-Kartenleser. Gleichzeitig begannen Arxes-Teams damit, die vorhandene IT-Infrastruktur in jedem Laden zu überprüfen – vom WAN-Datenübertragungsnetz bis zur Verkabelung.

Testlauf in Neuss

Hans-Joachim Winter: »Unterdessen haben wir in unserem Rollout-Center in Neuss zehn Pilotläden unterschiedlicher Größen aufgebaut, die uns einen Live-Test der gesamten Konfiguration einschließlich Anbindung an das Rechenzentrum von Woolworth ermöglichten.« Im Februar 2004 startete Arxes mit Pilotinstallationen in sechs Läden ebenfalls sehr unterschiedlicher Größe, um die Umsetzung des sorgfältig vorbereiteten Konzeptes in der Praxis zu überprüfen.

Die Installationen für die jeweiligen Läden wurden in Neuss vorkonfiguriert, um die Umstellung vor Ort so schnell wir möglich zu bewältigen. »Je nach Ladengröße«, so Jürgen Flemming, »nahm die komplette Umstellung die halbe oder die ganze Nacht in Anspruch«. Zwei Wochen vor dem Umstellungstermin wurde das neue und sehr einfach zu bedienende System bereits im jeweiligen Laden angeliefert, so dass die dortigen Mitarbeiter sich schon an ein bis zwei PCs und Schulungskassen damit vertraut machen konnten.

Zum Termin der Umstellung selbst rückte das Arxes-Team vier Stunden vor Ladenschluss an und bereitete die Hard- und Software vor. Der Kassenabschluss des laufenden Tages erfolgte noch mit dem alten System. Nach Geschäftsschluss wurde dieses abgebaut und die neuen Kassen aufgebaut und angeschlossen. Dann erfolgten Tests – beispielsweise, ob die Stammdaten der zwischen 70.000 und 150.000 Artikel richtig übertragen worden waren. Ebenfalls ausführlich getestet wurden die Druckfunktionen des Systems. Daraufhin wurde der Tagesabschluss mit dem neuen System wiederholt.

»Bei kleinen Läden«, so Hans-Joachim Winter, »war unsere Arbeit meistens bis 23 Uhr erfolgreich beendet. Bei größeren dauerte es normalerweise bis zwei Uhr. Und manchmal haben wir die Filiale erst zwischen vier und fünf Uhr morgens verlassen.« Die Umstellung der größeren Läden erfolgte zwischen Freitag und Samstag, wobei an jedem Wochenende zwischen zwölf und 16 Läden neu ausgerüstet wurden.

Web-Interface unterstützt

Zur schnellen Unterstützung der Teams vor Ort entwickelte Arxes ein Web-Interface als Teil einer umfangreichen Datenbank. So lassen sich alle Ladendaten bis hin zu den Inventarnummern der einzelnen Bestandteile des Kassensystems abfragen und noch im Laufe der Installation auf den neuesten Stand bringen.

»Das gesamte Projekt«, so Jürgen Flemming, »hatte für uns eine entscheidende strategische Bedeutung. Zwischen unserem Geschäftsführer Bernd Szymanski und dem Vorstand von Arxes bestand während des gesamten Umstellungsprozesses ein kurzer Draht – beide Manager wurden jeden Abend durch Statusberichte über den Projektfortschritt informiert.« Arxes, so Jürgen Flemming weiter, hatte strenge Qualitätskriterien als Grundlage für dieses Projekt gemacht, wozu auch selbst entwickelte Checklisten sowie ein Protokoll jeder Konfiguration und der eigentlichen Umstellung zählten.

Ende Mai 2004 wurde dann der Rollout erfolgreich und termingerecht beendet. »Arxes hat unsere Bedürfnisse verstanden, die Probleme zu ihren eigenen gemacht und sie mit einem strukturierten, pragmatischen sowie flexiblen Vorgehen erfolgreich gelöst«, resümiert Woolworth-Geschäftsführer Bernd Szymanski.

Die Lebensdauer der nun installierten Infrastruktur ist auf 15 Jahre angelegt, die Kassen werden voraussichtlich nach sechs bis sieben Jahren ausgetauscht. Für die PCs wurde ein Wartungsvertrag über fünf Jahre abgeschlossen. Damit steht Woolworth nun ein höchst effizientes System der Abrechnung und Steuerung zur Verfügung, das neuartige Vertriebsmöglichkeiten bietet. Es ermöglicht beispielsweise die schnelle Umsetzung gezielter Rabatt-Aktionen ebenso wie die unterschiedliche Preisauszeichnung derselben Produkte an unterschiedlichen Standorten.

Die Umstellung hat sich gelohnt, wie Jürgen Flemming sagt: »Wir sparen damit 40 Prozent unserer bisherigen Kosten für die Anbindung der Läden an das Rechenzentrum und haben zudem eine deutliche Qualitätssteigerung erzielt.« Entscheidend sind aber die besseren vertrieblichen Möglichkeiten, die wesentlich kürzere Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter sowie die Erweiterbarkeit des Gesamtsystems. Schließlich stellt die neue Laden-Infrastruktur den ersten Schritt eines größeren Optimierungsprogramms dar.

Infrastruktur

Ausgeliefertes Kassensystem im Rahmen des Rollout:

  • Beetle M-Systeme von Wincor-Nixdorf

Warum hat sich Woolworth für dieses System entschieden?

  • Bei vergleichbarer Leistung haben Preis und Qualität den Ausschlag gegeben

PoS-Lösung im Rahmen des Rollout?

  • Anwendung Lucas der Firma Logware

Was kann die Lösung?

  • Mit Lucas kann neben den Standard-Auswertungen (Tagesabschluss, Marktbericht) und der üblichen Standard-Funktionalität auch ein zentraler Kassenserver genutzt werden, der alle Transaktionen der Läden in frei wählbaren, kurzen Zeitabständen zur Verfügung stellt. Weiterhin bietet das System auch die Funktion »Loss Prevention«, bei der über eine Analyse der Transaktionen eventuelle Betrugsfälle in Läden aufgedeckt werden können.

Der Kunde

Der erste deutsche Woolworth-Laden öffnete 1927 in Bremen seine Türen. 47 Jahre zuvor hatte Frank Winfield Woolworth aus den USA die bahnbrechende Idee, in einem Kaufhaus erstmals die Ware nicht hinter der Theke, sondern auf Tischen zu präsentieren. Alle Teile waren zunächst für einen Einheitspreis von fünf Cent erhältlich. Das Konzept kam an – auch in Deutschland, wo man 1927 als Einheitspreise zunächst 25 und 50 Pfennig festsetzte.

Die heute unabhängig von der ehemaligen US-amerikanischen Muttergesellschaft operierende Deutsche Woolworth GmbH & Co OHG betreibt hierzulande sowie in Österreich derzeit 330 Läden. Rund 200 davon sind Kaufhäuser mit einer Verkaufsfläche zwischen 700 und 6.000 Quadratmetern. Hinzu kommen mehr als 130 Mini-Kaufhäuser.

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