Tipps von Datev Bald nur noch elektronische Übermittlung: Die E-Bilanz kommt

Autor / Redakteur: IT-BUSINESS / Katrin Hofmann / Katrin Hofmann

Noch ist es möglich, Jahresabschlüsse in Papierform an das Finanzamt zu übermitteln. Für Wirtschaftsjahre, die 2013 beginnen, gilt jedoch die Pflicht zur elektronischen Übermittlung aller Informationen. Der Softwareanbieter Datev hat einige wertvolle Tipps parat.

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Manch ein Unternehmen muss künftig ihre Buchführung anpassen.
Manch ein Unternehmen muss künftig ihre Buchführung anpassen.
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Was genau ist zu beachten, wenn 2014 erstmals Abschlüsse von Wirtschaftsjahren, die 2013 begonnen haben, ausschließlich digital ans zuständige Finanzamt übermittelt werden können? Dass ein erheblicher Mehraufwand drohen könnte, glaubt der Anbieter von Software – unter anderem für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer – Datev nicht. Dies müsse genauso wenig eintreten wie der Fall, dass die eigene Firma zum gläsernen Unternehmen mutiert. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) wiederum wirbt mit „Bürokratieabbau, Verwaltungsvereinfachung, der schnellen, kostensparenden und medienbruchfreien Datenübertragung“.

Anpassungsbedarf, ja oder nein?

Oft, so Datev, seien die Veränderungen ­bezüglich der Buchhaltung eher gering. Besonders dann, wenn Firmen so genannte „Standardkontenrahmen“ – um die Betriebseinnahmen und -ausgaben beziehungsweise die Konten mit standardisierter Nummerierung abzubilden – einsetzen, sei dies der Fall. Wenn Firmen dagegen stark individualisiert arbeiten, könnten durchaus umfangreichere Veränderungen anstehen. Am schwerwiegendsten von möglichen Änderungen für ihr Buchhaltungsverhalten betroffen seien diejenigen Unternehmen, die international verflochten sind und beispielsweise Kontenrahmen einer ausländischen Muttergesellschaft nutzen.

„Die erste Anlaufstelle bei Fragen ist der Steuerberater“ so Lars Meyer-Pries, Leiter der Entwicklung der Rechnungswesen-Programme bei der Datev. Das BMF rät dazu, auch den Anbieter der Buchhaltungssoftware zu befragen. Sind die Fragen geklärt, gilt es die Daten ordnungsgemäß zusammenzustellen und mit Hilfe der passenden Software, die die Daten in eXtensible Business Reporting Language (XBRL) umwandelt, an das Finanzamt zu schicken.

Mehr Einzelheiten über die E-Bilanz erfahren Sie auf der nächsten Seite.

Einige Details zur E-Bilanz

Der Gesetzgeber hat im Rahmen der E-Bilanz so genannte „Mussfelder“ eingeführt, die allerdings – anders als der Name vermuten lassen könnte – nicht zwingend ausgefüllt werden müssen, so Datev. Vielmehr können selbige auch mit „NIL“ (Not in List) versehen werden, wenn das Mussfeld nicht anderweitig befüllt werden kann, weil beispielsweise die Rechtsform des Unternehmens entgegensteht. So „muss jeder nur das ausfüllen, was ihn tatsächlich betrifft“, erläutert Datev. Gemäß Bundesfinanzministerium soll es vor allem kleineren und mittleren Unternehmen ermöglicht werden, die E-Bilanz ohne sehr hohen Anpassungsaufwand zu übermitteln.

Auffangpositionen sollen Beständigkeit gewährleisten

Darüber hinaus können genannte „Auffangpositionen“ verwendet werden, die ebenfalls dabei helfen sollen, „dass das Buchführungswesen von Unternehmen bleiben kann wie es ist und eine dynamische Anpassung bei zukünftigen Rechtsänderungen möglich ist“, so das Finanzministerium. Auffangpositionen „sollen eine Befüllung des Datensatzes erleichtern, wenn die Information für ein Mussfeld aus der Buchführung nicht abgeleitet werden kann.“

Wer allerdings beispielsweise Auffangpositionen nutze, der müsse eher mit Nachfragen der Finanzbehörde rechnen, so Datev. Andererseits könne ein von der Norm abweichendes Buchungsverhalten im Einzelfall sinnvoll sein: unter anderem wenn ­Geschäftsführer-Gehälter nicht separat, sondern im Sammelkonto Lohn&Gehalt abgerechnet werden sollen. Wie das einzelne Unternehmen konkret mit dem Spielraum umgeht, sollte vor diesem Hintergrund gemeinsam mit dem Steuerberater entschieden werden, rät Datev.

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