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Workflow-Automatisierung Automatisierung zentraler Geschäftsprozesse als Schlüsselfaktor für erfolgreiches Remote Working

Zuhause, im Büro oder unterwegs – die Arbeit von überall ist zur Normalität geworden. Jedoch reichen Technologielösungen für das Remote Working nicht aus. Voraussetzung und Schlüsselfaktor zugleich für das flexible, standortunabhängige Arbeiten sind die planvolle Digitalisierung und Automatisierung geschäftskritischer Prozesse.

Remote Working ist in vielen Unternehmen zur Normalität geworden.
Remote Working ist in vielen Unternehmen zur Normalität geworden.
(Bild: ©BullRun - stock.adobe.com)

Durch die Corona-Pandemie mussten sich viele Unternehmen nicht nur intensiv und kurzfristig mit Remote-Working-Konzepten auseinandersetzen – es wurde ihnen dabei auch bewusst, was sie in puncto Digitalisierung bisher versäumt hatten. Ganz konkret haben sich die aufgeschobenen Digitalisierungsmaßnahmen der letzten Jahre zu Beginn der Pandemie bemerkbar gemacht: Wer kann sich im Büro um eingehende Rechnungen und Verträge oder die Verarbeitung der Hauspost kümmern, wenn der Großteil der Belegschaft im Homeoffice arbeitet? Gerade diese vermeintlichen Standardprozesse können schnell zu einem Problem werden, wenn sie noch nicht digital ablaufen. Damit die standortunabhängige Zusammenarbeit funktioniert, werden daher nicht nur flexible Remote-Working-Lösungen und eine sichere IT-Infrastruktur benötigt. Um effektiv zusammenarbeiten zu können, müssen gleichzeitig zentrale Geschäftsprozesse digitalisiert und automatisiert werden.

Viele der Digitalisierungsmaßnahmen, die ursprünglich mittel- bis langfristig angedacht waren, müssen nun schnellstmöglich umgesetzt werden, was viele Unternehmen vor große Herausforderungen stellt. Doch damit bietet sich auch die Chance für eine digitale, zukunftssichere Aufstellung, um sich in einem häufig disruptiv geprägten Marktumfeld zu behaupten. Durch die Einführung einer Dokumentenmanagement- und Workflow-Softwarelösung lassen sich zentrale Abläufe beispielsweise in der Buchhaltung, im Human Resources Management oder im Vertrieb standardisieren und automatisieren, wodurch die Mitarbeiter nicht nur produktiver arbeiten können, sondern auch bei Routineaufgaben entlastet werden. Jedoch setzen laut der Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ aktuell gerade mal ein Fünftel der mittelständischen Unternehmen auf eine unternehmensweite Lösung für das digitale Dokumenten- und Workflow-Management. Und das, obwohl die Befragten den eingesetzten Softwarelösungen einhellig Effizienzvorteile, eine höhere Sicherheit vor Datenverlust, die Steigerung der Informationsqualität sowie eine verbesserte Compliance bescheinigen.

Plattformen für die Workflow-Automatisierung: Das gilt es zu beachten

Wer langfristig Remote Working im Unternehmen etablieren möchte, sollte bei der Wahl einer Plattform für Dokumentenmanagement und Workflow-Automatisierung auf eine Cloud-Lösung setzen, mit der die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit und überall Zugriff auf die benötigten Informationen und Dokumente haben und auch remote auf Freigabeprozesse zugreifen können. Auch zentrale Geschäftsprozesse wie die Rechnungsverarbeitung können dann wie gewohnt ablaufen, egal ob die Mitarbeiter im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeiten. Cloud-basierte Lösungen zeichnen sich darüber hinaus durch eine große Flexibilität aus, da hohe Anfangskosten entfallen und sie sich schnell skalieren lassen. Aus diesen Gründen setzt auch der Mittelstand nach anfänglicher Skepsis zunehmend auf Cloud-Lösungen: Über die Hälfte der mittelständischen Unternehmen betreibt laut Bitkom ihre DMS- oder ECM-Lösungen inzwischen in der Cloud.

Neben der Art der Bereitstellung gilt es außerdem darauf zu achten, welche weiteren Anforderungen die Software erfüllen muss. Viele Unternehmen stehen aktuell vor der Herausforderung, dass der Daten- und Dokumentenaustausch mit Behörden künftig komplett digital ablaufen muss, wie beispielsweise mit den Datenmodellen XRechnung oder ZUGFeRD in der Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern. Bei der Vielzahl der verschiedenen Formate, die hierbei zum Einsatz kommen, sollte ein Dienstleister gewählt werden, der den Austausch mit digitalen Services ermöglicht und vereinfacht.

Als Startpunkt der Workflow-Automatisierung bietet sich der Einsatz im Bereich der Rechnungsverarbeitung an. Diese ist in vielen Unternehmen oftmals noch mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden und geradezu ein Paradebeispiel für einen Prozess, der sich relativ problemlos automatisieren lässt. Mit der Softwarelösung lassen sich Eingangsrechnungen mit einer intelligenten Indexierung digitalisieren. So sind die Dokumente jederzeit abrufbar und können schnell und einfach in Workflows zur direkten oder mehrstufigen Freigabe eingebunden werden. Dadurch wird der Prozess nicht nur vereinfacht und beschleunigt, sondern auch eine schnelle Zahlung gewährleistet.

Schlüsselfaktoren für den langfristigen Erfolg

Bei all diesen Punkten stellt sich natürlich die Frage: Wo und wie anfangen? Wie bereits erwähnt, bietet sich die Rechnungsverarbeitung bei vielen Unternehmen als Einstieg in die Prozessautomatisierung an. Grundsätzlich gilt allerdings, dass alle Maßnahmen stets Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie sein sollten, damit die Umstellungsprojekte aufeinander aufbauen und ineinandergreifen können. Für die Ausarbeitung und Implementierung dieser Strategie lohnt es sich daher, einen erfahrenen Partner an die Seite zu holen, der zu den verschiedenen Möglichkeiten und Anwendungsbereichen von Technologielösungen für die Prozessautomatisierung berät und die individuellen Voraussetzungen und Rahmenbedingungen im Unternehmen berücksichtigt. Denn die Workflow-Automatisierung ist nach wie vor einer der wichtigsten Enabler für die digitale Transformation des Unternehmens insgesamt und spielt eine ganz entscheidende Schlüsselrolle nicht nur für die Arbeit im „New Normal“, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit und den nachhaltigen Erfolg.

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