gesponsertWeniger Routine, mehr Zeit fürs Wesentliche Automatisierung ist Kultursache

Die Anforderungen an IT-Teams werden nicht geringer – anders als ihre Ressourcen. Nur mit Automatisierung lässt sich mit dieser Dynamik nachhaltig umgehen. NinjaOne zeigt, wie Teams sich so den anspruchsvollen Herausforderungen widmen können.

“Work smarter, not harder!” Bei diesem Grundsatz werden viele IT-Verantwortliche sicherlich zustimmend nicken. Zur Betreuung der IT-Landschaft eines Unternehmens zählen viele zeitaufwändige Aufgaben – und nicht alle davon sind unbedingt intellektuell anspruchsvoll. Gleichzeitig machen sich Fachkräftemangel und wirtschaftliche Rezession auch im Arbeitsalltag von immer mehr Teams bemerkbar: Die Anzahl der Aufgaben steigt, die Ressourcen dafür aber nicht.

Automatisierung ist also das Gebot der Stunde. Doch wie lässt sie sich eigentlich bewerkstelligen? Welche Prozesse und Abläufe können Sie automatisieren, welche sollten Sie als erstes angehen? Und wie sorgen Sie dafür, dass Automatisierung einen festen Platz in der Unternehmenskultur bekommt? Widmen wir uns einmal diesen Fragen.

Was sollten Sie als erstes automatisieren?

Zeit ist Geld – und die Zeit von seniorigen Mitarbeitenden ist teurer als die von jenen auf einem niedrigeren Level. Wenn Sie also eine Aufgabe automatisieren können, für die ein Level 3 Support eine Stunde braucht, hat das eine höhere Priorität als die Automatisierung eines Tasks, für die ein Level 1 Support fünf Minuten braucht? Nicht unbedingt.

Grundsätzlich gilt, dass Sie die ersten Erfolge dann besonders schnell erzielen können, wenn Sie die Aufgaben automatisieren, die sowohl einfach sind als auch häufig vorkommen. Routineaufgaben, Administratives, und Dinge, die mehrmals in der Woche oder im Monat Zeit fressen. Hierzu können Sie das Ticket-Aufkommen analysieren und sich bei der häufigsten Art von Aufgabe fragen: Könnte ich das nicht auch mit einem Klick lösen?

Sind die ersten besonders zeitfressenden Routineaufgaben erfolgreich abgehakt, hat Ihr IT-Team direkt einen großen Teil an Ressourcen freigeschaltet, die es nun anderen Tasks sowie der Automatisierung komplexerer Prozesse widmen kann. Stellen Sie sich hierfür Fragen wie:

• Welche Aufgaben, für die wir aktuell Fernzugriff einsetzen, könnten sich auch mit Skripts erledigen lassen?

• Welche Aufgaben sind besonders fehleranfällig?

• Welche Aufgaben könnten automatisch erledigt werden, ohne dass ein Mensch eingreifen oder auch nur informiert werden muss? (sogenannte Closed-Loop-Automatisierung – beispielsweise der Neustart eines abgestürzten Print-Spoolers)

• Wie können Sie die Automatisierung bewerkstelligen?

Der oder die findige Systemadministrator:in verfügt sicherlich bereits über ein ganzes Repertoire an Skripts für Windows PowerShell zur Ausführung diverser Aufgaben. Doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. IT-Management-Softwarelösungen wie die Plattform von NinjaOne erlauben einen tiefen Einblick in sämtliche Server und Workstations, die sie verwalten, um auf dieser Basis mächtige Automatisierungen durchzuführen. Diese einzurichten ist dank der intuitiven Benutzeroberfläche leicht erledigt, und die NinjaOne-Community teilt umfangreiches Wissen und unzählige Skripts zur weiteren Verwendung.

Wichtig ist, gerade bei komplexeren Prozessen die Abläufe noch einmal gut zu durchdenken und ggf. mit weiteren Stakeholdern zu besprechen. Denn wenn ein schlechter oder ineffizienter Prozess automatisiert wird, ist das Ergebnis ein schlechter und ineffizienter automatischer Prozess. Automatisierung ist also eine gute Gelegenheit, um “das haben wir schon immer so gemacht”-Rufe zum Verstummen zu bringen und Abläufe vor der Umsetzung zu optimieren.

Wie bekommt Automatisierung einen festen Platz in der Unternehmenskultur?

Womit wir zur möglicherweise wichtigsten Lektion kommen. Denn eine Automatisierung ist immer nur so gut, wie das Team, das sie umsetzt. Auch mit der bloßen Einrichtung der Automatisierungslösungen ist es nicht getan: Eine Strategie muss her. Sie legt eindeutig messbar fest, was die Ziele sind, die erreicht werden sollen.

Um Ihr Team auf Ihre Seite zu bringen, sprechen Sie die Mitarbeitenden auf Augenhöhe an. Ermitteln Sie ihre Bedürfnisse und etablieren Sie ein System an Anreizen, um Automatisierungsansätze zu ermitteln und die richtigen Maßnahmen umzusetzen. Hier kann Gamification ein nützliches Tool sein. Etablieren Sie einen oder mehrere “Automation Evangelists” – Mitarbeitende, die ihre Teams motiviert halten und vertraulich bei Fragen oder kritischem Feedback zur Verfügung stehen können.

Damit es nach den ersten “Quick Wins” nicht getan ist und die Automatisierungskultur nicht einrostet, sollte das Thema regelmäßig in relevanten Meetings angesprochen werden. Hierbei können Sie Tickets genauer unter die Lupe nehmen, umgesetzte Automatisierungslösungen besprechen, analysieren und verbessern sowie weitere Vorschläge entgegennehmen. Zur Bewertung und Erfolgsmessung bieten sich Kennzahlen an, wie beispielsweise die eingesparte Zeit durch eine Automatisierung, oder die Fehleranfälligkeit eines manuell durchgeführten Prozesses.

Fazit

Automatisierung macht IT-Teams nicht nur effizienter, sondern fördert auch die detaillierte Auseinandersetzung mit Abläufen. Daher ist sie nicht nur ein technisches, sondern auch ein kulturelles Thema. Erfahren Sie auf www.ninjaone.de, wie Sie Ihrem Team die technischen Mittel geben, um mit der richtigen Automatisierungskultur Zeit und Ressourcen optimal einzusetzen.

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