Bessere Unternehmensentscheidungen am Business Cockpit Armaturen statt Tortendiagramme

Autor / Redakteur: Dr. Peer Schwieren / Philipp Ilsemann

Bauchgefühl. Trotz moderner Computerunterstützung und intelligenter Auswertung von Informationen entscheiden Manager immer noch lieber intuitiv als sich auf ausgewertete Fakten zu verlassen. Grund dafür sind die meist vielfältigen und gleichzeitig unübersichtlichen Reports. Hilfestellung bieten Management Cockpits, mit denen die aufbereiteten Daten leicht verständlich präsentiert werden und die bei kritischen Entwicklungen sogar selbstständig Alarm schlagen.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Deutschlands Manager tappen bei ihren Entscheidungen häufig im Dunklen. Laut einer Erhebung unseres Hauses fühlt sich nur jede fünfte Führungskraft dabei immer ausreichend sicher. Etwa doppelt so viele der fast 400 befragten Firmenverantwortlichen haben zumindest überwiegend ein positives Gefühl, aber bei immerhin 39 Prozent schwingt bei den Entscheidungen oftmals Skepsis mit. Interessant ist zudem, dass trotz aufwändiger Technologien zur Aufbereitung von Daten nicht faktenbezogene sondern intuitive Entscheidungen meistens von größerem Erfolg gekrönt waren. Offenbar sind die Informationen häufig nicht ausreichend nutzbar, auch wenn die Unternehmen heute größtenteils die Integration der operativen Datenbestände erfolgreich lösen konnten, sich Datewarehouse-Lösungen etabliert haben und auch Business Intelligence längst kein Fremdwort mehr ist.

Eine der wesentlichen Ursachen ist in der Art der Informationsdarbietung zu suchen. Obwohl sich Manager bei ihren Entscheidungen im Regelfall auf moderne Computersysteme stützen können, steht ihnen meist nur eine verwirrende Vielfalt an unübersichtlichen Tabellen und Tortendiagrammen zur Verfügung. Doch diese Präsentation der mühsam gesammelten, aufbereiteten und verknüpften Daten entspricht oftmals wenig den Erfordernissen in der Praxis. Denn je weniger transparent die Informationen sind, desto risikoreicher sind die Entscheidungen, zumal die Manager oftmals keine Zeit haben, sich die Informationen aus den standardisierten Reports herauszusuchen. Das belegt auch die Novem-Erhebung: Auf die Frage nach besseren Voraussetzungen für sichere Business-Entscheidungen nennen 57 Prozent der Führungskräfte den Zeitfaktor. Noch mehr, nämlich zwei Drittel, erachten genauere und aktuellere Information als erforderlich. Auch deren Komplexität sollte nach Meinung von 62 Prozent geringer sein.

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Geringere Komplexität

Diese Anforderungen können so genannte Management- oder Business-Cockpits mit ihren grafisch gestalteten Informationen erfüllen. Hier werden zur besseren Übersicht Dashboards mit Visualisierungen wie Diagrammen, Ampelfunktionen, Tachometern und Landkarten benutzt. Die Entscheider erkennen so auf einen Blick den Grad ihrer Zielerreichung und sehen, ob Schlüsselindikatoren innerhalb definierter Toleranzbereiche bleiben.

Weil Business-Cockpits auf Echtzeitinformationen beruhen, analytische Auswertungen in operative Abläufe integrieren, sich mit relativ geringen Kosten einführen lassen und trotz ihres Namens nicht nur die Manager im Unternehmen adressieren, finden sie verstärkt den Weg in die Praxis. Doch wie immer bei der Planung neuer Technologielösungen oder Methoden sind auch hierbei verschiedene erfolgskritische Faktoren zu berücksichtigen, die maßgeblichen Einfluss auf die Optimierung der Nutzungs- und Entscheidungsqualität haben.

Erforderlich ist zunächst ein Konzept zur Umsetzung der Unternehmensstrategie, wie sie etwa mit der Balanced Scorecard von Robert Kaplan und David Norton definiert ist. Darin wird zwischen vier Kennzahlenbereichen unterschieden:

• Kundenperspektive mit Präsentation der Kennzahlen dazu, wie gut das Unternehmen aus Sicht seiner Kunden dasteht.

• Geschäftsprozessperspektive mit Kennzahlen, die Aufschluss darüber geben, wie gut das Unternehmen seine zentralen Geschäftsprozesse beherrscht.

• Mitarbeiterperspektive mit Kennzahlen darüber, wie die eigenen Mitarbeiter das Unternehmen bewerten.

• Finanzperspektive mit Kennzahlen, die zeigen, wie sich das Unternehmen seinen Shareholdern oder Eigentümern gegenüber präsentiert.

Als Erstes sollte das Unternehmen jedoch die strategischen Grundlagen klären. Dies ist meist der schwierigste Punkt für die Umsetzung im Unternehmen. Hierfür sollten so genannten Strategy-Maps als Werkzeug benutzt werden. Anschließend gilt es, aus festgelegten Strategien erst die Ziele abzuleiten und daraus wiederum die Kennzahlen. Sie müssen – Kaplan empfiehlt hier nicht mehr als 25 Parameter – dann in einem Ursache-/Wirkungs-Diagramm positioniert werden.

Visualisierung mit Alarmfunktionen

Alle wichtigen Informationen sollten für den Anwender in einem individuell anpassbaren Cockpit übersichtlich präsentiert werden. In der Praxis zeigt sich, dass eine Mischung der Visualisierungen dem Nutzer den besten Überblick bietet: Auf der einen Seite der grafischen Anordnung Armaturen wie zum Beispiel tachometerähnliche Zeiger, Welt-, Land-, oder speziell definierte Karten mit farbigen Bereichen, die kritische oder normale Werte darstellen. Auf der anderen Seite vertraute Tabellen und Diagramme aus dem Tagesgeschäft. Zusätzlich gehört die Integration eines individuell gestaltbaren Berichtsbereiches dabei ebenfalls zum Erfolgsrezept.

Allerdings behindern statische Visualisierungen die Akzeptanz der Lösung, deshalb sollten durchgängig Drill-Down-Funktionalitäten zum Einsatz kommen. So können die Anwender detailliertere Informationen zu allen auf der obersten Ebene des Dashboards angezeigten Informationen abrufen. Unterschreiten zum Beispiel die Kennzahlen eines Prozesses einen vorgegebenen Schwellenwert, wird der Wert im Dashboard in einem warnenden Rot dargestellt. Der Anwender kann dann über das Cockpit Detailinformationen darüber abrufen, welche Prozessfaktoren für die Unterschreitung verantwortlich sind und welche Gegenmaßnahmen getroffen werden sollten.

Mit integrierten Alarmfunktionen und Echtzeitmonitoring lassen sich auch große Mengen von Kennzahlen aktiv überwachen. So erhalten Entscheider die Kontrolle auf allen Informationsebenen, unabhängig, ob es sich dabei um Kennzahlen oder individuell definierte Detaildaten handelt. Die Alarmfunktionen stellen sicher, dass relevante Informationen rechtzeitig angezeigt werden. Neben der reinen Benachrichtigung über eine Abweichung oder Veränderung sollten diese Alarmfunktionen auch umgehend Aktionen wie das Senden von eMails, SMS oder die Weitergabe von Befehlen an Anwendungen anstoßen können.

Zudem lässt sich das Business-Cockpit nicht nur als wichtigste Informationsstelle, sondern auch als zentrales Kommunikationsinstrument der Anwender einsetzen. Es ermöglicht den Anwendern, sich untereinander über Projekte, Prozesse und Zahlen auszutauschen. Dadurch entsteht zudem eine höhere Akzeptanz solcher Lösungen im Unternehmen.

Webbasierte Lösung vorteilhaft

Eine weitere Anforderung betrifft die technische Ausrichtung des Cockpit-Systems. Empfehlenswert sind übergreifende webbasierte Lösungen, die alle Reporting-Aufgaben aus einer Hand erfüllen. Deshalb sollte sich ein Unternehmen für ein flexibles System entscheiden, das den Wert der bestehenden IT-Infrastruktur wahrt, hochgradig skalierbar ist und sich an veränderliche Rahmenbedingungen anzupassen vermag. Denn wo es der Software für das Berichtswesen an einem vollständigen Funktionsumfang und an einer einfachen, intuitiv verständlichen Handhabung fehlt, müssten Organisationen zu viele ihrer ohnehin knappen Ressourcen darauf verwenden, den Reportingkreislauf in Gang zu halten.

Auch der DataWarehouse-Infrastruktur kommt eine wesentliche Bedeutung zu, um die Möglichkeiten einer Cockpit-Lösung optimal nutzen zu können. Es gilt daher der so genannte Single Point of Truth. Nur eine einheitliche, integrierte und firmenweite Datawarehouse-Plattform ist in der Lage, einen umfassenden und damit auch tatsächlich entscheidungssicheren Blick auf die Kennzahlen zu geben.

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