IDC-Studie zu Mobile Content Management

Wildwuchs der Dokumentenspeicherung ist frustrierend

| Autor: Heidemarie Schuster

69 Prozent der Anwender in mittelständischen Firmen haben ihren privaten File Sharing Account schon einmal geschäftlich genutzt.
69 Prozent der Anwender in mittelständischen Firmen haben ihren privaten File Sharing Account schon einmal geschäftlich genutzt. (Bild: www-pixabay.com)

Viele Knowledge Worker in Deutschland haben einen unzureichenden Zugang zu Dateien und Dokumenten, die sie für ihre Arbeit benötigen. Der über die Jahre entstandene Wildwuchs an Speichermöglichkeiten trägt laut einer IDC-Studie mehr zur Behinderung als zur Produktivität der Anwender bei.

Die Marktforscher von IDC haben im Januar 2016 250 IT- und Fachbereichsverantwortliche in Deutschland aus Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern zum Thema Mobile Content Management (MCM) befragt. Ziel der Studie war es, die Situation im Hinblick auf Vorbereitung und Pläne sowie Hürden und Herausforderungen beim Thema MCM besser einschätzen zu können.

Dabei kam heraus, dass trotz der Wichtigkeit von Dokumenten Anwender im Durchschnitt nur auf 61 Prozent der für sie relevanten Dateien geräteunabhängig Zugriff haben. Dies liegt zum einen an fehlenden adäquaten Enterprise-Lösungen, zum anderen an einer unzureichenden Digitalisierung von Papierdokumenten. Jeden vierten Anwender frustriert daher auch der Umgang mit geschäftlichen Dokumenten.

In den vergangenen Jahren sind laufend neue Möglichkeiten für Anwender zur Speicherung und zum Teilen von Dokumenten entstanden, wie File Server, Social Networks, Sharepoints und ECM-Systeme. Dies hat in vielen Unternehmen zu einem Wildwuchs geführt. Laut IDC sind im Durchschnitt mehr als vier Unternehmenslösungen pro Organisation im Einsatz. Die Vielzahl an Enterprise- und Consumer-Lösungen trägt den Studienergebnissen zufolge allerdings offenbar mehr zur Behinderung als zu Produktivität der Anwender bei – beispielsweise im Hinblick auf Dateiversionen.

Frust führt zur Schatten-IT

IT-Entscheider haben das Potenzial von File-Sharing-Diensten offenbar zu lange unterschätzt. Damit haben sie nicht nur zur Frustration der Kollegen und Mitarbeiter beigetragen, sondern auch die Schatten-IT gefördert, so IDC. Diese sei insbesondere im Mittelstand aufgrund der schleppenden Einführung von Enterprise-File-Sharing- und Synchronisation-Tools groß. Die Befragung zeigt: Mehr als zwei Drittel der Anwender in mittelständischen Firmen haben ihren privaten File Sharing Account schon einmal geschäftlich genutzt.

„IT-Entscheider können es sich im Hinblick auf die Schatten-IT nicht länger leisten, untätig zu bleiben“, sagt Mark Schulte, Consultant bei IDC und Projektleiter der Studie.

Dass Unternehmen dies auch erkannt haben, zeigen die Einführungspläne von EFSS (Enterprise File Sharing und Synchronisation Tools). Demnach haben zwar erst 15 Prozent der mittelständischen Unternehmen EFSS im Einsatz, 59 Prozent planen aber zumindest die Einführung innerhalb der nächsten zwölf Monate.

Verunsicherung dank Safe Harbor

Das gekippte Safe-Harbor-Urteil hat die Unsicherheit, was die externe Datenspeicherung betrifft, bei einigen IT-Verantwortlichen geschürt. Die Sensibilität hinsichtlich Datenschutz und Compliance ist der Studie zufolge dadurch gestiegen. So gaben 82 Prozent der Befragten an, dass der Standort des Rechenzentrums in Deutschland für sie wichtig ist und 71 Prozent sagten, dass die Bekämpfung der Schatten-IT seit dem Urteil noch wichtiger geworden sei.

Fazit von IDC

Dateien und Dokumente sind fundamentale Bestandteile unseres digitalen Arbeitsstils. Deren orts- und geräteunabhängige Verfügbarkeit wirkt sich nicht nur auf die Produktivität der Anwender positiv aus, sondern bietet auch für die IT beachtliche Vorteile, so IDC. Die befragten Firmen und Organisationen führen der Studie zufolge als größte Hürde bei der Umsetzung von MCM-Initiativen Bedenken hinsichtlich Sicherheit, Compliance und Kontrolle an. Anbieter müssen diese Sorgen ernst nehmen und diesen in ihren Angeboten Rechnung tragen, mahnen die Marktforscher. Allerdings sollten sich Anwenderunternehmen auch darüber bewusst sein, dass eine Datenspeicherung in Deutschland nicht alle Probleme löst. Zum Beispiel würden im Ausland tätige Mitarbeiter eine schlechtere Performance beim Dokumentenaustausch und -synchronisieren mittels deutscher Server zu spüren bekommen. Interessanterweise sehen laut IDC die Mitarbeiter der Fachabteilungen noch häufiger als die IT-Entscheider selbst die Umsetzung eines Mobile Content Managements als Chance, die Sicherheit von Firmendateien zu verbessern, da ihnen das Ausmaß der Schatten-IT stärker bewusst ist.

Der EFSS-Markt in Deutschland erfährt laut dem Marktforschern ein dynamisches Wachstum. Das führte zu einer wachsenden Anzahl der Anbieter und einer gesteigerten Wettbewerbsintensität. Ein spürbarer Preisverfall sei die Folge, was unter anderem daran deutlich werde, dass Anbieter unbegrenzte Speicherkapazitäten anbieten. Diese Entwicklung in Kombination mit einem hohen Innovationsdruck mache EFSS zu einem herausfordernden Markt, der letztendlich für einige Lösungsanbieter zu wenig abwerfen werde. IDC erwartet daher in den kommenden Jahren weitere Übernahmen und Marktaustritte.

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