Herausforderungen, Trends, Strategien

Unified Communications & Collaboration im Fokus

| Autor / Redakteur: Christoph Müller-Dott / Andreas Donner

Auf der Suche nach der richtigen UCC-Strategie sollten Unternehmen die Trends kennen, die den UCC-Markt beeinflussen.
Auf der Suche nach der richtigen UCC-Strategie sollten Unternehmen die Trends kennen, die den UCC-Markt beeinflussen. (Bild: Orange Business Service)

Der Arbeitsalltag in der digitalen Welt hat sich verändert: E-Mail, Instant Messaging, soziale Netzwerke, Video- und Web-Konferenzen haben die klassischen Kommunikationswege längst ersetzt – und das über Un­ter­neh­mens­gren­zen hinaus. UCC-Lösungen gewährleisten dabei, dass Mitarbeitern stets die richtigen Tools für die neuen Kom­mu­ni­ka­tions­mö­glich­kei­ten zur Verfügung stehen.

Die Zahlen sprechen für sich: Laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens Kable wird sich der globale Markt für Unified Communications & Collaboration (UCC) in den nächsten Jahren verdoppeln. Lag der Marktumfang im Jahr 2013 noch bei etwa 25,1 Milliarden US-Dollar, erwarten die Analysten bis zum Jahr 2018 einen Anstieg auf 50,1 Milliarden US-Dollar. Die treibenden Kräfte hinter UCC sind laut Kable Mobilität und neue Technologien wie beispielsweise WebRTC – ein Open Source-Standard, der die Echtzeitkommunikation in Web-Browsern ermöglicht. Innovationen wie diese verbreiten Echtzeit-Unified-Communications weit über die Grenzen von Unternehmen hinaus.

Und dennoch: Die Herausforderungen bleiben. Denn in der Regel bestehen UCC-Systeme historisch gewachsen aus mehreren Komponenten unterschiedlicher Anbieter, die jeweils für Telefonie, Social Media, Video, Chat und vieles mehr verantwortlich sind. Doch eine so weitreichend integrierte Lösung muss auch als solche verwaltet werden. Gerade hier liegt oftmals die Schwierigkeit: Viele Unternehmen hinken bei der zentralen Verwaltung ihrer Tools für Mobilität und Social Collaboration hinterher – ganz zu schweigen vom gesamten UCC-Management. Diese organisatorische Hürde werden sie aber überwinden müssen, um Collaboration-Tools optimal nutzen zu können.

Auf der Suche nach der richtigen UCC-Strategie sollten Unternehmen deshalb die Trends kennen, die den UCC-Markt zunehmend beeinflussen, und sich nach ihnen ausrichten:

Trend 1: Mobilität

Die zunehmende Mobilität ist nach wie vor einer der Megatrends unserer Zeit – und die treibende Kraft hinter vielen IT-Investitionen. Die digitale Transformation führt dazu, dass der feste Arbeitsplatz im Büro schon bald der Vergangenheit angehören wird. Mobiles Arbeiten, Homeoffice und globale Teams sowie die zunehmende Nutzung privater Geräte am Arbeitsplatz stellen die IT immer wieder vor neue Herausforderungen. Gleichzeitig fordern auch Kunden immer mehr die Zusammenarbeit über soziale Netzwerke oder visuelle Kanäle und beeinflussen so die Art und Weise, wie Unternehmen ihre IT-Budgets aufwenden. Zudem möchten Unternehmen mithilfe von UCC agiler werden, Geschäftsprozesse vorantreiben und bessere und schnellere Entscheidungen treffen.

Die Bedürfnisse steigen – und damit auch die Herausforderungen. Gerade weil sich technologische Perspektiven ständig ändern, ist es für Unternehmen wichtig, bei der Bereitstellung und Verwaltung von Multi-Vendor-UCC-Lösungen Kosten und Komplexität genau im Blick zu behalten. Nur so können sie sich für die richtige Strategie mit der richtigen Lösung entscheiden – sei es durch Zusammenführung und Integration verschiedener bestehender Plattformen oder durch eine einheitliche UCC-Lösung.

Trend 2: Interoperabilität

Unified-Communications-Systeme bestehen aus vielen unterschiedlichen Geräten und Komponenten verschiedener Hersteller. Das bedeutet: Interoperabilität ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, damit UCC-Systeme reibungslos und einfach funktionieren. UCC-Lösungen decken in der Regel ein breites Spektrum an Standards und Technologien ab, jedoch müssen Geräte und Komponenten auf Interoperabilität getestet werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Elemente zusammenarbeiten, auch wenn sich beispielsweise durch Updates Veränderungen ergeben.

Es gibt bereits Initiativen, die sich genau dies zur Aufgabe gemacht haben. Das International Multimedia Telecommunications Consortium (IMTC) ist eine davon und veranstaltet jedes Jahr die IMTC SuperOp!. Dort werden Software, Hardware, Unified-Communications- und Multimedialösungen für Unternehmen und Service Provider getestet sowie Hersteller, Produkte und Dienste auf Basis der aktuellsten Versionen gängiger Standard-Protokolle auf ihre Interoperabilität hin überprüft.

Tests wie diese müssen stets die neuesten Standards berücksichtigen. In diesem Jahr wurde beispielsweise WebRTC zum ersten Mal thematisiert. Solche Innovationen eröffnen zwar viele neue Möglichkeiten, stellen Unternehmen aber auch vor große Herausforderungen. Schließlich müssen die unterschiedlichen WebRTC-Anwendungen aufeinander abgestimmt sein, um miteinander kommunizieren zu können.

Trend 3: Cloud

Die Cloud hat längst den IT-Markt erobert – auch im Bereich UCC. Laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens Nemertes Research zum Thema Unternehmenstechnologie nutzten im vergangenen Jahr 63 Prozent der Unternehmen mindestens eine UC-Anwendung in der Cloud, allen voran Lösungen für Web-Conferencing. Laut Nemertes treiben Vorteile wie Kosteneinsparungen und ein schneller Zugang zu den Anwendungen den Trend zur Cloud weiter an.

Ein Beispiel: Früher mussten Unternehmen eigens für Videokonferenzen ausgestattete Räume reservieren. Stattdessen nutzen sie heute Cloud-basierte Systeme, der Zugriff erfolgt mobil oder vom Desktop aus. Diese Lösungen sind kostengünstiger, robuster und können bei Bedarf mit den lokalen Systemen verknüpft werden.

Und doch sind Unternehmen nach wie vor mit schwierigen Entscheidungen konfrontiert – so zumindest das Fazit der Analysten von Gartner, die den UCC-Markt mithilfe ihres Magic-Quadrants untersuchen. Denn sie müssen den richtigen Weg zwischen einem On-Premise-Konzept und einer Cloud-Strategie finden. Je nachdem, welche langfristige UCC-Strategie Unternehmen wählen – davon hängt letztendlich ab, für welche Hersteller und Lösungen sie sich entscheiden.

Trend 4: Social

Social Media wird zunehmend auch in Unternehmen ein wichtiger Faktor, der die Zusammenarbeit fördert und erleichtert. Deshalb bauen UC-Anbieter vermehrt Extras wie Activity Streams in ihre Lösungen ein. IBM, Jive Software und Microsoft haben bereits Produkte in diesem Bereich – und je größer die Nachfrage, desto größer auch die Innovationskraft. So hat Orange Business Services kürzlich die Business Sharespace vorgestellt, eine Lösung für Social Networking innerhalb von Unternehmen.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, bereits bestehende UCC-Lösungen mit zusätzlichen Social-Add-ons aufzurüsten. Ziel ist es, eine ganzheitliche Plattform zu schaffen, die Mitarbeitern die Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten erleichtert. Dabei haben sich die UC-Anbieter von sozialen Netzwerken wie etwa Facebook inspirieren lassen. So lassen sich beispielsweise Gruppen einrichten, was die Organisation von Meetings sowie deren Vor- und Nachbereitung um ein Vielfaches erleichtert.

Dieses Prinzip steckt auch hinter der Software Jive Chime, die Jive erst kürzlich vorgestellt hat. Die Echtzeit-Messaging-App basiert auf dem Mobile First-Ansatz und ist in erster Linie für mobile Endgeräte konzipiert. Ähnlich wie beim Text- oder Instant-Messaging können Mitarbeiter ohne Risiko untereinander kommunizieren. Weitere Bestandteile der Lösung sind speziell für Arbeitsgemeinschaften oder Kunden-Communities entwickelte Tools.

Vom Trend zur Strategie

Mobilität, Interoperabilität, Cloud Computing und Soziale Netzwerke sind mehr als nur Medienhypes – sie alle bringen Bewegung in den UCC-Markt. Der größte Fehler, den Unternehmen machen können: Trends ignorieren und Veränderungen blockieren. Stattdessen sollten sie ihre Mitarbeiter bei deren Zusammenarbeit unterstützen und die richtigen Tools zur Verfügung stellen – sei es über mobile Endgeräte, Cloud-Sharing oder mobile Anwendungen. Das fördert nicht nur die Innovationskraft des Unternehmens, sondern bietet auch entscheidende Wettbewerbsvorteile.

Dafür steht den Verantwortlichen ein breites Spektrum an Tools, Lösungen und Diensten zur Verfügung. Doch wer die Wahl hat, hat auch die Qual: Denn wie finden Unternehmen die Lösung, die für ihre Bedürfnisse die Beste ist?

Ein allgemeingültiges Rezept wäre hier sicherlich der falsche Ansatz. Vielmehr ist die Entscheidung für die richtige Lösung und den richtigen Anbieter stets eine individuelle, bei der mehrere Faktoren berücksichtigt werden müssen. So hat jede Organisation bestimmte Kriterien, was Anrufsteuerung, End-User-Profile, UCC-Anwendungen, Kosteneinsparungen und Kostenvorteile angeht. Diese gilt es zunächst festzustellen und dann in die Entscheidung mit einfließen zu lassen.

Christoph Müller-Dott
Christoph Müller-Dott (Bild: Orange Business Service)

Und dennoch: UCC-Tools alleine sind nur die halbe Miete. Genauso wichtig sind eine Strategie, Mitarbeiterschulungen und eine Atmosphäre, die Kooperation und das Miteinander fördert. In anderen Worten: Die Technologie allein bringt noch keinen Fortschritt – das Ziel muss auch sein, die Mitarbeiter dafür zu begeistern.

Über den Autor

Christoph Müller-Dott ist Geschäftsführer Orange Business Services Deutschland und Österreich.

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