In 10 Schritten zum erfolgreichen „Bring your own Device“-Programm

Wie Unternehmen mit privaten iPhones, iPads und Smartphones umgehen sollten

12.05.2011 | Autor / Redakteur: Thomas Krampe / Andreas Donner

Kosten und steuerliche Aspekte

Immer mehr Unternehmen starten Pilotprogramme für den kostengünstigen und effektiven Einkauf von IT-Equipment. Teilweise finanzieren Unternehmen bereits heute die Anschaffung privater Endgeräte mit Zuschüssen in der Größenordnung von bis zu 1.500 Euro für das IT-Equipment der Mitarbeiter. Diese Art der IT-Beschaffung kann so maßgeblich zur Zufriedenheit der Nutzer beitragen. Laut einer Gartner Studie können Unternehmen so zudem teilweise bis zu 40% der Anschaffungs- und Unterhaltskosten sparen, die sie heute für die Anschaffung von Endgeräten der Mitarbeiter aufwenden müssten.

Der Zuschuss des Arbeitgebers zum Endgerät des Mitarbeiters muss allerdings auch steuerrechtlich betrachtet werden. Hier stellt sich die Frage, inwieweit der gewährte geldwerte Vorteil zu versteuern ist oder ob der Betrag, der gegebenenfalls über dem Zuschuss des Arbeitgebers liegt, sogar als Werbungskosten beim Finanzamt geltend gemacht werden kann. Geregelt werden muss schließlich auch, wem die möglicherweise ebenfalls angeschaffte Software bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gehört. Ein Zuschuss zum Endgerät kann aber auch als eine Art Darlehen gewährt werden. Hier muss dann geregelt sein, wie entsprechende Raten zurückzuzahlen sind, sollte das Arbeitsverhältnis vorzeitig beendet werden.

Dabei muss auch beachtet werden, wer bei einem Ausfall oder Defekt der privaten Hardware haftet. Dies bedeutet auch, dass vor der Anschaffung privater Endgeräte genau geregelt werden muss, wie beispielsweise Wartung und Reparatur der privaten Endgeräte durchzuführen sind. Ob und auf welchem Wege vom Unternehmen Ersatz beschafft werden muss, ob eventuell Leihgeräte für die Ausfallzeit bereitgehalten werden und wer für den Verlust eines Gerätes letztlich haftet, sollte hier auf der Agenda keinesfalls fehlen. Denn normalerweise muss ein Betriebsmittel dem Mitarbeiter kostenfrei zur Verfügung gestellt werden und ein Ausfall dieses Arbeitsmittels fällt dann ganz klar in die Zuständigkeit der Unternehmens-IT. Verschiedene Hersteller von Hardware bieten hier allerdings seit geraumer Zeit Support- und Wartungsmodelle, die auch Szenarien für den Einsatz und eventuellen Ausfall privat genutzter Geräte beinhalten.

Checkliste Kosten

• Welches Modell eignet sich steuerlich besser (einmaliger Zuschuss, Ratenbasis)?
• Wie sehen die Kosten aktuell aus (Leasing, Kauf, Wartung) und wie sieht die zukünftige Erwartung aus?
• Wie wirkt sich BYOD auf die Infrastrukturkosten aus?
• Welche Software muss zusätzlich angeschafft werden (Endpoint-Protection, Sicherheitslösungen) und wer trägt die Kosten?
• Wie sehen die Lizenzmodelle der Hersteller bei Standard Software aus (Microsoft Home Use Program)?
• Anschaffung des PCs absetzbar als Werbungskosten oder Anrechnung des geldwerten Vorteils bei Überlassung von Firmen-Software zu privater Nutzung?
• Welche Kosten entstehen für Wartung und Support der privaten Endgeräte?

Gewinn oder Verlust von Produktivität

Die Frage, ob sich die Produktivität der Mitarbeiter durch ein „Bring your own Device“-Programm letztendlich erhöht oder sogar doch sinkt, kann nur durch eigene Beobachtungen beurteilt werden. Während sich die Analysten derzeit alle über einen Zuwachs der Produktivität durch eine höhere Motivation der Mitarbeiter einig sind, gibt es aber auch Stimmen, die dem sehr kritisch gegenüber stehen.

In vielen Abteilungen werden die Mitarbeiter mit ihrem bekannten Endgerät sicher motivierter und auch produktiver arbeiten können. Wobei es sicher auch Abteilungen gibt, die von einem solchen Programm überhaupt nicht oder nur gering profitieren werden. Eine allgemeingültige Aussage wird hier niemand treffen können, da dies zusätzlich auch noch Branchenabhängig ist und immer Schwankungen unterliegt.

An dieser Stelle hilft es nur, ein entsprechendes Pilotprojekt ins Leben zu rufen und die Ergebnisse dann im Unternehmen auszurollen. Für einen leichteren Start sollen hier zehn Schritte zu einer erfolgreichen Implementierung eines BYOD-Programms vorgestellt werden.

weiter mit: 10 Schritte zum erfolgreichen BYOD-Programm