So schützen Sie sich effektiv gegen Liquiditäts-Engpässe

10 Tipps, um Forderungsausfällen vorzubeugen

Besonders für KMUs kann der Ausfall einer oder mehrerer Rechnungen verheerende Konsequenzen haben, die bis zur Zahlungsunfähigkeit und letztlich zur Insolvenz führen können. Denn meist sind Unternehmer bereits lange in Vorleistung gegangen. Material wurde angeschafft und Personalkosten sind angefallen. Fällt dann eine Forderung aus, droht der finanzielle Engpass. Factoring-Anbieter Vantargis Factoring, der Forderungen von Unternehmen aufkauft und sich für diese um das Debitoren-Management kümmert, hat auf Anfrage von IT-BUSINESS wichtige Tipps zusammengestellt, die Forderungsausfällen vorbeugen helfen.

1. Kunden vorab überprüfen

Ein kostenloser Blick ins Handelsregister lohnt zur Überprüfung von Unternehmensdaten. Dort ist zum Beispiel die Eröffnung eines möglichen Insolvenzverfahrens vermerkt, aber auch Informationen darüber, wer das Unternehmen bei Geschäften rechtswirksam vertreten darf. Auch die Internetseite eines Unternehmens kann Aufschluss über den potenziellen Geschäftspartner geben. Im Impressum finden sich zum Beispiel der Geschäftsführer oder die Handelsregisternummer. Bevor Verträge abgeschlossen werden, sollten die Bonität des Kunden geprüft werden. Greifen Sie dabei auf alle verfügbaren Informationen zurück, die Ihnen eine Bonitätsbewertung erlauben. Quellen dafür sind unter anderem die IHK, das schon erwähnte Handelsregister, Wirtschaftsauskunfteien und weitere. Auch bei Bestandskunden bietet es sich an, parallel dazu Ihre Mitarbeiter zu Erfahrungen aus früheren Auftragsabwicklungen zu befragen und achten Sie auf „weiche Anzeichen“ möglicher Risiken. Das können zum Beispiel Änderungen im Zahlungsverhalten oder im Bestellverhalten sein. Werten Sie alle Daten aus und prüfen Sie, welche Risiken sich eventuell ergeben und wie Sie diese absichern können.

2. Zahlungsziele festlegen

Es sollte eine vertragliche Ausgestaltung über Zahlungsbedingungen und -ziele erfolgen. Diese ist von mehreren Faktoren abhängig. Dazu gehören die Kreditwürdigkeit, die Intensität der Geschäftsbeziehung, Auftragswert, -umfang und -dauer und eigene Lieferkonditionen und die Kapitalausstattung. Nehmen Sie zudem detaillierte Zahlungsmodalitäten mit Fristen, Zahlungsweise etcetera auf.

3. Klar definiertes Vertragswerk über Leistungen

Definieren Sie die genaue Erbringung der Leistung im Vertrag mit Angaben zu Leistungsvolumen sowie Spezifikation der Leistung und Gewährleistungsfristen.

4. Zeitnahe Rechnungsstellung

Ist die vereinbarte Leistung erbracht und die Abnahme erfolgt, sollte zeitnah die Rechnung gestellt werden. Berechnen Sie die vereinbarten Preise und achten Sie auf die genaue und vollständige Aufzählung der erbrachten Leistungen. Die Forderung muss prüffähig sein, denn jeder Fehler kann gegebenenfalls dazu genutzt werden, die Zahlung aufzuschieben oder ganz zu verweigern.

5. Zahlungseingänge kontrollieren

Zahlungseingänge sollten fortlaufend geprüft werden, um rasch einen möglichen Zahlungsverzug feststellen zu können.

Wie man Forderungen tatsächlich durchsetzt, erfahren Sie auf der nächsten Seite.